1. Wstęp
Poniższe instrukcje pomogą Państwu uniknąć najczęściej występujących błędów podczas wdrażania systemu sprzedażowego. Zastosowanie się do poniższych poleceń umożliwi sprawną i bezawaryjną pracę z POSbistro. Pracownicy szybko nauczą się systemu bez dodatkowego wsparcia, a tym samym będą mogli oferować klientom najwyższy poziom obsługi.
2. Struktura systemu POSbistro
System POSbistro składa się z dwóch głównych elementów:
1. Aplikacji mobilnej na urządzenia z systemem Android – służy do obsługi gości w danym lokalu – przyjmowania zamówień, rezerwacji stolików, drukowania paragonów i faktur. Ponadto funkcja interaktywnej komunikacji między kelnerami a kuchnią umożliwia zastąpienie drukarek bonowych.
2. Panelu administracyjnego, dostępnego z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej pod adresem https://panel.posbistro.com – służy do konfiguracji wszystkich funkcji systemu POSbistro oraz prowadzenia codziennej pracy przez managerów i właścicieli, w tym do zarządzania gospodarką magazynową oraz generowania raportów sprzedażowych i czasu pracy. W panelu administracyjnym definiujemy również kwestie związane z menu – poszczególne kategorie i pozycje, warianty, receptury, dodatki, zniżki i promocje. Więcej szczegółów na temat tworzenia menu dostępne po kliknięciu w LINK.
3. Instalacja i logowanie do aplikacji POSbistro
W celu zainstalowania aplikacji POSbistro za pośrednictwem Sklepu Google Play należy wykonać następujące kroki:
1. Na tablecie uruchomić aplikację Sklep Play.
2. W polu wyszukiwania wpisać „posbistro”, a następnie w wynikach wyszukiwania wybrać aplikację POSbistro.
3. Kliknąć przycisk ZAINSTALUJ.
4. Po zainstalowaniu aplikacji należy się do niej zalogować czyli wpisać adres e-mail oraz przesłane hasło.
W przypadku, gdy na danym urządzeniu nie ma Sklepu Google Play lub nie można odnaleźć aplikacji POSbistro należy zainstalować ją z pliku:
1. W przeglądarce internetowej otwieramy link https://download.posbistro.com i pobieramy aplikację na urządzenie.
2. Klikamy na pobrany plik i potwierdzamy instalację aplikacji.
3. Po zainstalowaniu aplikacji należy się do niej zalogować, aby skonfigurować drukarkę.
Po wykonaniu powyższych kroków system jest gotowy do pracy. Aplikacja POSbistro działa na urządzeniach z systemem Android 6.0 lub nowszym. Lista rekomendowanych urządzeń dostępna po kliknięciu w LINK.
4. Logowanie do Panelu Administracyjnego
W celu zalogowania do panelu administracyjnego proszę wpisać w przeglądarce internetowej adres: https://panel.posbistro.com. Strona najlepiej działa na przeglądarce Chrome.
Aby się zalogować należy kolejno wykonać następujące kroki:
1. Wpisać swój adres e-mail podany przy zakładaniu konta.
2. Wpisać hasło nadane przy zakładaniu konta. Jeśli użytkownik nie pamięta swojego hasła wybiera zakładkę Odzyskaj hasło.
3. Kliknąć Zaloguj. Po zalogowaniu zostanie wyświetlona strona główna panelu administracyjnego.
Właściciel ma możliwość zapraszania nowych użytkowników do lokalizacji. Więcej informacji dostępne po kliknięciu w LINK.
5. Konfiguracja sieci w lokalu
W celu zapewnienia bezawaryjnego działania systemu sprzedażowego oraz zapewnienia komfortu pracy personelu niezbędna jest poprawna konfiguracja sieci w lokalu. Kwestia szczególnie istotna, jeśli na terminalu POSbistro obsługujemy zamówienia online, posiadamy zintegrowane terminale płatnicze lub drukarki fiskalne online, które wysyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Użytkownik drukarki/kasy ONLINE musi zapewnić dostęp do internetu, czyli odpowiednią infrastrukturę, dzięki której drukarka/kasa fiskalna może łączyć się z Repozytorium (Rozporządzenie Ministra Finansów). W celu zapewnienia stabilnego połączenia z internetem zalecamy w miarę możliwości korzystanie ze stałego łącza internetowego (internet mobilny może być zawodny) oraz korzystanie z routera wspierającego technologię MU-MIMO a także możliwość rezerwacji adresów IP dla urządzeń w sieci. Zalecamy zakup routera w miejscu, które gwarantuje wsparcie techniczne oraz pomoc serwisanta w przypadku potrzeby konserwacji urządzenia.
Zalecenia dotyczące konfiguracji sieci w lokalu dostępne po kliknięciu w LINK. Brak zastosowanie się do zaleceń i używanie słabej jakości routerów/access pointów może powodować występowanie problemów z wydrukami i komunikacją z CRK.
6. Dodawanie drukarek i innych urządzeń
Z aplikacją POSbistro można połączyć wiele urządzeń. W celu dodania nowego należy wybrać ikonę koła zębatego w prawym dolnym rogu ekranu a następnie kliknąć w sekcję Urządzenia dostępną w bocznym menu. W górnej części ekranu znajduje się przycisk Dodaj drukarkę, służący do dodawania drukarek fiskalnych i bonowych, a po jego prawej stronie na tym samym poziomie znajduje się biała strzałka skierowana w dół. Po jej wciśnięciu rozwinie się nam lista z opcją dodania urządzeń innego typu. Są to: Dodaj czytnik kodów, Dodaj wagę, Dodaj terminal płatniczy, Dodaj beacon, Dodaj ekran klienta, Dodaj POScaller, Pinguj urządzenie.
Poniżej instrukcje dodawania najbardziej popularnych urządzeń:
- Drukarek fiskalnych: LINK
- Drukarek bonowych: LINK
- Czytników kodów: LINK
- Aplikacji POScaller: LINK
- Wagi elektronicznej: LINK
- Terminali płatniczych: Elavon, PeP, Polcard, eService, SumUp, FROB, Viva Wallet Terminal app, PolCard Go SoftPOS.
7. Zabezpieczenie urządzeń przed zmianami w ustawieniach Wi-Fi/Ethernet i Bluetooth
Warto zabezpieczyć tablet przed omyłkowym wyłączeniem w nim funkcji Wi-Fi lub Bluetooth przez personel. Można do tego celu użyć trybu Kiosk mode (tylko urządzenia Samsung) lub jednej z aplikacji dostępnych w Sklepie Play np.: AppLock. Brak aktywnego połączenia Wi-Fi lub Bluetooth w tablecie spowoduje utratę komunikacji z drukarkami, a tym samym uniemożliwi wydruk paragonów. Zalecamy także wprowadzenie nazw preferowanych sieci Wi-Fi w Panelu Administracyjnym, dzięki czemu tablet wyświetli komunikat informujący o połączeniu z błędną siecią.
8. Raporty dobowe, miesięczne oraz kasowe kasjera lub zmiany
W celu prawidłowego raportowania sprzedaży i uniknięcia różnic w raportach, niezbędne jest codzienne zamykanie raportów dobowych (raporty fiskalne) oraz kasowych (rozliczenia wewnętrzne). Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
Po zakończeniu miesiąca niezbędny jest także wydruk raportu miesięcznego (fiskalnego). Można go wykonać bezpośrednio z drukarki, postępując zgodnie z instrukcją lub w tablecie, wybierając ikonę koła zębatego w aplikacji POSbistro, następnie Urządzenia, po czym wybieramy z listy właściwą drukarkę fiskalną przez kliknięcie w nią. W nowym oknie wybieramy opcję Drukuj raport miesięczny. Z tego poziomu można również wykonać raport dobowy.
9. Wydruki bonów kuchennych
Jeżeli chcemy w lokalu drukować bony kuchenne lub korzystać z dodatkowego tabletu z Modułem Kuchnia (KDS), niezbędne jest ustawienie miejsc docelowych w przedmiotach menu. W tym celu podczas tworzenia/edycji pozycji menu należy wybrać sekcję Opcje, a następnie zaznaczyć odpowiednie Miejsce docelowe, które trzeba też ustawić w drukarce i/lub tablecie kuchennym. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
10. Raport do koncesji na alkohol
Należy pamiętać o przypisaniu odpowiedniej grupy towarowej dla przedmiotów z menu zawierających alkohol. Umożliwi to w przyszłości proste pobieranie raportów niezbędnych do koncesji. W tym celu podczas tworzenia/edycji pozycji menu należy wybrać sekcję Grupa towarowa, a następnie wybrać odpowiednią grupę z listy. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK
11. Magazyn oraz receptury
System POSbistro umożliwia zarządzanie magazynem oraz automatycznie rozchodowanie surowców z magazynu podczas sprzedaży produktów z menu.
Prowadzenie magazynu należy rozpocząć od utworzenia katalogu produktów figurujących w systemie pod nazwą Asortyment. Gdy Asortyment zostanie utworzony, można przejść do edycji receptur/składowych w menu i dodatkach. Dopiero wprowadzenie dostawy spowoduje aktywowanie produktów w Magazynie głównym oraz umożliwi automatyczne wyliczanie kosztu receptur już podczas dodawania surowców/składowych do pozycji menu. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
Ważne: Jeśli w Twoim menu skonfigurowane są receptury, prowadzisz sprzedaż poprzez system POSbistro, a nie rozpocząłeś jeszcze prowadzenia gospodarki magazynowej, przed rozpoczęciem skontaktuj się z Działem Technicznym w celu usunięcia zbędnych dokumentów magazynowych – dane kontaktowe w rozdziale 16.
12. Tworzenie i wydruk faktur VAT
W systemie POSbistro istnieje możliwość wystawiania faktur bezpośrednio z terminala sprzedażowego na drukarce fiskalnej lub bonowej oraz z panelu administracyjnego. Faktura VAT wystawiona z terminala sprzedażowego i wydrukowana na drukarce fiskalnej zastępuje paragon fiskalny, a jej wartość uwzględniona jest w raporcie dobowym. Jeśli klient wraca z paragonem, wtedy FV wystawiamy z panelu administracyjnego, aby uniknąć podwójnego opodatkowania. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
13. Kontrola i statusy wydrukowanych paragonów
Na tablecie sprzedażowym w sekcji Historia zamówień istnieje możliwość sprawdzenia statusu rachunków. W systemie można wyróżnić następujące statusy:
- fiskalny – nastąpił prawidłowy wydruk fiskalny lub użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami oznaczył rachunek jako wydrukowany,
- nieznany (ikona kartki z pytajnikiem po lewej stronie numeru paragonu) – rachunek otrzymuje ten status, jeżeli nastąpiło zerwanie komunikacji między terminalem sprzedażowym a drukarką, co powoduje brak możliwości wydruku (kasjer powinien prawidłowo oznaczyć taką sytuację na pojawiającym się ekranie),
- błąd wydruku (ikona kratki z X) – drukarka nie wydrukowała paragonu z powodu schodka podatkowego i/lub nieobsługiwanego przez drukarkę znaku na paragonie i/lub awarii drukarki,
- niewydrukowany (ikona z literą N) – jeżeli drukarka została wyłączona w sekcji Urządzenia na tablecie sprzedażowym, a sprzedaż jest nadal prowadzona.
Informacja o statusach rachunków znajduje się także na każdym raporcie kasowym, kasjera oraz zmiany.
14. Pakiet szkoleń
W każdym abonamencie otrzymują Państwo pakiet szkoleń z zakresu systemu POSbistro. Szkolenie odbywa się w formie prezentacji online, w trakcie której szkoleniowiec udostępnia Państwu ekran komputera i omawia na przykładach funkcjonalności systemu. Szkolenie w ramach pakietu może odbyć się również w siedzibie firmy POSbistro w Krakowie (30-527), przy ul. Na Zjeździe 11, 7 piętro. W razie potrzeby istnieje możliwość wykupienia dodatkowych szkoleń w ustalonym przez Państwa miejscu lub lokalu.
15. Opłacanie faktury VAT za system POSbistro
W celu opłacenia i pobrania faktury za system POSbistro należy wybrać zakładkę Płatności z poziomu Biznes podstawowy (przed wejściem do lokalizacji, klikamy w logo POSBistro w lewym górnym rogu ekranu). W sekcji tej można pobrać dane do przelewu, opłacić rachunek szybkim przelewem lub podpiąć kartę. Zalecamy podpięcie karty, dzięki czemu płatność zostanie pobrana automatycznie w odpowiednim terminie. Wybierając Szczegóły uzyskujemy dostęp do historii wpłat, rachunków, aktywnych urządzeń. Po wybraniu ikony szarej zębatki możemy dodać adresy e-mail do wysyłki faktur elektronicznych oraz numer telefonu, na który będzie wysyłane przypomnienie o płatnościach.
16. Pomoc techniczna
W razie pytań dotyczących technicznych aspektów systemu POSbistro zapraszamy do kontaktu z działem pomocy technicznej: e-mail: pomoc@posbistro.com, tel: 503 708 001 wew. 1 następnie 3.
Pomoc telefoniczna dostępna w dniach pon.-piąt. 8:00-18:00, sob.-niedz. 10:00-18:00.
Pomoc telefoniczna rozszerzona: pon.-piąt. 8:00-24:00, sob.-niedz. 10:00-24:00.
17. Kontakt w ważnych sprawach
- Dział Sprzedaży: tel. 503 708 001 wewnętrzny 1 następnie 1, e-mail: sprzedaz@posbistro.com – kontakt w celu poszerzenia pakietu, zakupu urządzeń, aplikacji dodatkowych: pon.-piąt. 9:00-17:00.
- Biuro Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wewnętrzny 1 następnie 2, e-mail: bok@posbistro.com – umawiania terminów szkoleń, informacje o posiadanym pakiecie, płatności za system i dodatkowe aplikacje, zmiany w umowie, wznowienia lub zawieszenia lokalizacji POSbistro: pon.-piąt. 8:00-18:00
18. Informacja o aplikacjach i opcjach rozszerzających możliwości systemu
1. POSowner
Aplikacja umożliwia dostęp do aktualnych danych ze sprzedaży, przedstawionych w przyjaznej formie – można szybko podglądnąć jaki jest utarg. Aplikacja umożliwia również podgląd liczby rachunków i ich średniej wartości. Ponadto daje stały dostęp do uśrednionych danych z ostatnich trzech miesięcy. Kontrola rachunków to większa wiedza na temat tego, co obecnie dzieje się w restauracji. Oprócz podstawowych informacji, jak ilość i rodzaj zamówień, POSowner umożliwia również dostęp do szczegółowych danych o liczbie klientów, czasie realizacji czy statusie zamówienia. Aplikacja działa na telefonach z systemem Android oraz iOS. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
2. POSdriver
W pełni zintegrowana z systemem POSbistro aplikacja dla dostawców, która agreguje zamówienia i pomaga dostarczyć je możliwie najszybciej do klienta. POSdriver umożliwia m.in. tworzenie kursów na podstawie gotowych zamówień, nawigowanie kierowcy, odbiór płatności czy szczegółowe raportowanie pracy kierowców i utargu. Aplikacja doskonale sprawdza się w przypadku sieci lokali, ponieważ optymalizuje proces dowozu zamówień ze wszystkich punktów. Aplikacja działa na telefonach z systemem Android. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
3. POScaller
Aplikacja pozwala na synchronizację telefonu z tabletem, dzięki czemu każde przychodzące połączenie wyświetla się również na ekranie i pokazuje kelnerowi dane teleadresowe oraz historię zamówień klienta, który właśnie składa zamówienie. Aplikacja działa na telefonach z systemem Android. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
4. DirectBistro
Aplikacja umożliwiająca zamówienia posiłków pre-order, na wynos oraz z dostawą do domu. Ponadto, będąc w lokalu klient może przeglądać menu oraz zamawiać posiłki za pomocą telefonu, a w razie potrzeby wezwać obsługę. Z łatwością może zarezerwować stolik. To bardzo intuicyjne narzędzie umożliwia również zdalne przeglądanie szczegółowego menu. Co więcej, aplikacja premiuje aktywnych klientów poprzez dedykowany system lojalnościowy w postaci kart klienta. Aplikacja działa na telefonach z systemem Android oraz iOS. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
5. Virtual Menu – wtyczka do zamówień online
Virtual Menu to widget, który umożliwia zamieszczenie na stronie restauracji interaktywnego menu i prowadzenie sprzedaży online, zamawianie do stolików (QR Menu). Osoby odwiedzające stronę będą mogły zobaczyć aktualne menu, złożyć i opłacić zamówienie, a także wybrać sposób dostawy. Zamówienia pojawią się bezpośredni w aplikacji POSbistro dzięki temu załoga uniknie błędów oraz oszczędzi czas potrzebny na przepisywanie. Stronę można podpiąć bezpośrednio pod przycisk „zamów teraz” na Facebooku. Więcej szczegółów dostępnych po kliknięciu w LINK.
6. Integrację ze stronami i portalami do zamówień online
System POSbistro umożliwia integrację z popularnymi portalami i stronami do zamówień online m.in.: Pyszne, Uber Eats, Glovo, UpMenu, Restaumatic, Restimo. Dzięki integracji koszyki ze strony internetowej pojawią się bezpośredni w aplikacji POSbistro dzięki temu załoga uniknie błędów oraz oszczędzi czas potrzebny na przepisywanie.
7. Integrację z systemami kurierskimi
Dzięki integracji systemu POSbistro z platformami zamówień kurierskich: DeliGoo oraz Stava personel lokalu może zlecać dostawy bezpośrednio z poziomu aplikacji sprzedażowej POSbistro – bez konieczności korzystania z dodatkowych urządzeń czy aplikacji zewnętrznych.