1. Wstęp
Jeśli przedsiębiorca posiada zezwolenie na sprzedaż alkoholu jest zobligowany co roku składać oświadczenie o wartości jego sprzedaży. Oświadczenie należy złożyć do urzędu miasta lub gminy, na terenie której prowadzona jest sprzedaż alkoholu. Więcej informacji można uzyskać w odpowiednim urzędzie. Niniejszy poradnik opisuje jak skonfigurować pozycję menu aby raporty do koncesji były generowane poprawnie oraz jak w łatwy sposób wygenerować wspomniany raport. Wszelkie wątpliwości w kwestii raportów do koncesji należy skonsultować z biurem rachunkowym.
2. Przypisanie grupy towarowej do przedmiotów z menu
Aby umożliwić szybkie i prawidłowe generowanie raportu sprzedaży alkoholu do celów koncesyjnych, każdemu przedmiotowi z menu zawierającemu alkohol należy przypisać odpowiednią grupę towarową. Przypisanie musi zostać wykonane przed rozpoczęciem sprzedaży danego produktu — tylko wtedy dane pojawią się w raporcie.
Kroki przypisania grupy towarowej w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com):
- Wejdź w: Lokalizacja → Menu → Kategoria
- Kliknij ikonę edycji (pomarańczowy ołówek) przy wybranym przedmiocie menu
- W polu Grupa towarowa wybierz odpowiednią grupę dla danego rodzaju alkoholu
Domyślnie dostępne grupy towarowe:
- Alkohole do 4,5% oraz piwa (A)
- Alkohole powyżej 4,5% do 18% (z wyjątkiem piwa) (B)
- Alkohole powyżej 18% (C)
Nazwy grup towarowych można dowolnie edytować w sekcji Biznes → Grupy towarowe, w celu dostosowania ich do indywidualnych potrzeb lokalu lub wytycznych urzędu koncesyjnego.
Ważne: Należy pamiętać, że przypisanie grupy towarowej do przedmiotu z menu nie działa wstecz. Sprzedaż będzie wliczana do odpowiedniej grupy dopiero od momentu przypisania jej do przedmiotu.
3. Generowanie raportu z przypisanymi grupami towarowymi
3.1 Ogólne informacje
Generowanie raportu do koncesji opisane w niniejszym rozdziale jest możliwe jeżeli przed rozpoczęciem sprzedaży do każdej pozycji menu zostały przypisane grupy towarowe od początku roku rozliczeniowego. Jeżeli ta czynność nie została wykonana należy przejść do rozdziału 4. W systemie POSbistro dane niezbędne do raportu koncesji na alkohol można wygenerować na dwa sposoby.
3.2 Raporty → Najlepiej sprzedające się grupy towarowe
Jeśli wszystkie przedmioty z menu zawierające alkohol miały przypisaną grupę towarową jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży (zgodnie z rozdziałem 2 poradnika), raport wymagany do rozliczenia koncesji można wygenerować w Panelu Administracyjnym, wykonując poniższe kroki:
- Przejdź do: Lokalizacja → Raporty → Sprzedaż → Najlepiej sprzedające się grupy towarowe
- Wybierz odpowiedni przedział czasu
- W sekcji Zakres danych zaznacz grupy towarowe zawierające alkohol
- Kliknij +Generuj raport
Wygenerowany raport można wydrukować lub pobrać w jednym z dostępnych formatów:
- XLSX
- CSV
Pobrany plik zawiera szczegółowe dane dotyczące sprzedaży, z podziałem na grupy towarowe, za wybrany okres. Jeśli zajdzie potrzeba plik można otworzyć i edytować w zewnętrznym programie, a następnie przesłać dane do odpowiedniego urzędu zgodnie z lokalnymi wymogami koncesyjnymi.
Ważne: Raport będzie zawierał pełne dane wyłącznie pod warunkiem, że grupy towarowe nie zostały usunięte w trakcie roku rozliczeniowego.
3.3 Sprzedaż → Najczęściej kupowane grupy towarowe
Można też uzyskać raport bez podsumowania z podziałem na grupy towarowe. W tym celu należy wybrać kolejno w Panelu Administracyjnym: Lokalizacja → Sprzedaż → Najczęściej kupowane → Grupy towarowe → należy wybrać odpowiedni przedział czasu → kliknąć +Generuj raport. Istnieje możliwość wydrukowania lub pobrania raportu do jednego z popularnych plików: CSV, PDF i XLSX (rekomendowany).
Plik arkusza kalkulacyjnego z całą sprzedażą z podziałem na grupy towarowe za wybrany okres zostanie pobrany na dysk urządzenia. Następnie należy usunąć zbędne grupy towarowe (nie dotyczące alkoholu).
Pobrane pliki można dowolnie edytować w wybranym programie zewnętrznym (najczęściej używany jest arkusz kalkulacyjny, format XLSX), a następnie dane przesłać do odpowiedniego urzędu.
4. Generowanie raportu w przypadku braku grup towarowych
4.1 Ogólne informacje
Jeśli od początku sprzedaży produktów zawierających alkohol nie zostały przypisane odpowiednie grupy towarowe, raport koncesyjny można wygenerować alternatywnymi metodami, w zależności od sytuacji:
- 1. Gdy produkty nadal znajdują się w menu:
Należy skorzystać z raportu „Sprzedaż” z wykorzystaniem opcji Zakres danych → Produkty aktywne (uwzględniane są tylko aktywne pozycje menu). Szczegóły w rozdziale 4.2 instrukcji.
- 2. Gdy produkty lub całe menu zostały usunięte:
W takim przypadku najlepiej użyć raportu „Najlepiej sprzedające się produkty”, który obejmuje zarówno aktywne, jak i usunięte pozycje menu. Opis dostępny w rozdziale 4.3 instrukcji.
Pobrane dane w formacie XLSX można dowolnie edytować w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel), jednak należy pamiętać, że proces generowania raportu różni się w zależności od tego, czy raportowane pozycje wciąż istnieją w menu, czy zostały usunięte.
Wskazówka: Aby uprościć proces generowania raportów do koncesji w przyszłości, zaleca się przypisanie odpowiednich grup towarowych wszystkim produktom zawierającym alkohol jeszcze przed rozpoczęciem ich sprzedaży w danym roku rozliczeniowym z rozdziałem 2 poradnika.
4.2 Generowanie raportu do koncesji dla aktywnych produktów menu
Jeżeli od początku sprzedaży grupy towarowe nie zostały przypisane do przedmiotów z menu zawierających alkohol a produkty oraz menu, z którego prowadzona była sprzedaż nie zostały usunięte raport do koncesji generujemy następująco: Panel Administracyjny (panel.posbistro.com) → Lokalizacja → Raporty → Raport sprzedaży → wybierać przedział czasowy → zaznaczyć Zakres danych, jeżeli nie widać przycisku należy kliknąć w napis Więcej po prawej stronie ekranu.
Z rozwijanej listy wybrać kategorię z menu (dwukrotnie klikając) → zaznaczamy odpowiednie kategorie lub pozycje menu dla jednej z grup alkoholi → +Generuj raport i wybrać odpowiedni format pliku.
Niezbędne jest wygenerowanie za pomocą przycisku +Generuj raport (po prawej stronie ekranu) trzech oddzielnych raportów dla każdej z grup: Alkohole do 4.5% alkoholu oraz piwa (A), Alkohole powyżej 4,5% do 18% (z wyjątkiem piwa) (B) oraz Alkohole powyżej 18% (C).
Pobrane pliki można dowolnie edytować w wybranym programie zewnętrznym (najczęściej używany jest arkusz kalkulacyjny, format XLSX), a następnie dane przesłać do odpowiedniego urzędu.
4.3 Generowanie raportu do koncesji w przypadku usuniętych produktów i menu
Jeżeli produkt z menu zawierające alkohol lub menu, z którego były sprzedawane zostały usunięte oraz od początku sprzedaży nie zostały przypisane grupy towarowe do tych przedmiotów wtedy nie będą one widoczne w raporcie po wybraniu opcji Zakres danych. W takim wypadku raport do koncesji generujemy następująco: Panel Administracyjny (panel.posbistro.com) → Lokalizacja → Raporty → Raport Sprzedaży lub Najlepiej sprzedające się produkty (jeżeli nie widać opcji należy kliknąć w napis Więcej po prawej stronie ekranu) → należy wybrać przedział czasowy → +Generuj raport → XLSX.
Plik arkusza kalkulacyjnego z całą sprzedażą za wybrany okres zostanie pobrany na dysk urządzenia. Następnie należy usunąć zbędne dane (produkty bez alkoholu), pogrupować właściwe produkty do odpowiednich grup:
- alkohole do 4.5% alkoholu oraz piwa – A,
- alkohole powyżej 4,5% do 18% (z wyjątkiem piwa) – B,
- alkohole powyżej 18% – C.
W celu uzyskania potrzebnych danych w ostatnim kroku należy wykonać podsumowanie poszczególnych grup.
Ważne: Wszelkie wątpliwości dotyczące raportów do koncesji na alkohol należy skonsultować z biurem rachunkowym.
4.4 Weryfikacja grupy towarowej w sprzedawanych produktach
W celu weryfikacji czy wszystkie sprzedawane produkty z menu mają przypisaną grupę towarową należy w Panelu Administracyjnym wybrać kolejno: Lokalizacja → Raporty → Raport Sprzedaży → Wybierz grupowanie → Podział na grupę towarową → należy wybrać przedział czasowy. Raport można pobrać do pliku lub wydrukować przy użyciu przycisku + Generuj raport (po prawej stronie ekranu).
Ważne: Należy pamiętać, że produkty, które nie były sprzedawane nie będą uwzględniane w tym raporcie.
5. Informacje dodatkowe
5.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
5.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com