1. Wstęp
Otrzymanie zaliczki wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania zdarzenia. W przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych podstawowym dowodem księgowym jest paragon fiskalny (wystawiany, jeżeli przedsiębiorca ma obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej), natomiast w przypadku firm dowodem księgowym może być również faktura zaliczkowa. Niniejszy poradnik opisuje w jaki sposób przyjąć i rozliczyć zaliczkę w systemie POSbistro. Wszystkie wątpliwości dotyczące przyjmowania i rozliczania zaliczek należy zawsze konsultować z biurem rachunkowym.
2. Włączenie modułu oraz dodanie przedmiotu zaliczka
2.1 Włączenie modułu zaliczki w Panelu Administracyjnym
W Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) należy włączyć moduł Zaliczki. W tym celu należy wybrać kolejno na lokalizacji: Ustawienia → Dostępne moduły → zaznaczyć Zaliczki.
2.2 Dodanie pozycji zaliczka w menu
Kwota zaliczki na ogół jest różna w związku z tym najlepiej w menu dodać pozycje (przedmiot z recepturą) o nazwie Zaliczka (przykładowa nazwa). W sekcji Opcje ceny zaznaczyć Pytaj o cenę, a niżej w tym samym oknie wprowadzić zakres ceny maksymalnej (górna granica wartości zaliczki).
Dzięki temu kasjer będzie mógł na terminalu sprzedażowym wprowadzić kwotę zaliczki. Jeżeli kwoty są na ogół takie same nie zaznaczamy opcji Pytaj o cenę, tylko dodajemy tyle pozycji lub wariantów do menu ile mamy różnych wartości zaliczek. Więcej informacji na temat dodawania pozycji do menu TUTAJ.
2.3 Włączenie wydruku potwierdzenia wpłaty zaliczki
W terminalu sprzedażowym POSbistro można włączyć wydruk potwierdzenia wpłaty zaliczki. W tym celu należy wybrać kolejno: ikona koła zębatego → Urządzenia → kliknąć w nazwę drukarki → Ustawienia wydruku → zaznaczyć Potwierdzenie wpłaty zaliczki.
Dzięki tej opcji zostanie wydrukowane odpowiednie pokwitowanie dla klienta z miejscem na podpis osoby przyjmującej zaliczkę.
3. Przyjmowanie zaliczki w aplikacji POSbistro
Na terminalu sprzedażowym wybieramy z menu wcześniej dodaną pozycję (jeśli zaznaczyliśmy opcję Pytaj o cenę należy wpisać wartość) i klikamy Zapłać.
W nowym oknie wybieramy metodę płatności oraz zaznaczamy sekcję zaliczka.
Następnie określamy podmiot dokonujący wpłaty: Osoba fizyczna lub Firma. Jeżeli zostanie wybrana firma automatycznie utworzy się faktura zaliczkowa w Panelu Administracyjnym.
Następnie należy wybrać klienta z listy (można wyszukać po dowolnej danej), pobrać dane z bazy CEIDG na podstawie numeru NIP lub dodać nowego klienta wybierając przycisk +Nowy klient. Po wybraniu klienta belka z danymi jest szara. Wybranie X powoduje powrót do ekranu płatności.
W nowym oknie wybieramy Zapłać, po czym drukowany jest paragon oraz potwierdzenie wpłaty zaliczki.
Ważne: Sprzedaż dotycząca zaliczki wliczana jest do raportów w systemie POSbistro dopiero w dniu rozliczenia, natomiast w raporcie dobowym z drukarki fiskalnej zawarta jest w dniu wydruku.
4. Rozliczenie zaliczki w aplikacji POSbistro
Jeżeli chcemy rozliczyć wpłaconą wcześniej zaliczkę przyjmujemy zamówienie w normalnym trybie i wybieramy Zapłać. Na ekranie płatności należy wybrać sekcję rozliczenie zaliczki.
W nowym oknie należy wybrać klienta oraz zaliczkę, którą chcemy rozliczyć a następnie wrócić do ekranu płatności wybierając X.
Należność zostanie pomniejszona o kwotę wybranej zaliczki. Granatowy kolor tła pól zniżka i rozliczenie zaliczki oznacza prawidłowy wybór. Wybranie Zapłać spowoduje wydruk rachunku.
Ważne: W przypadku wystawienia zaliczki na firmę tworzy się faktura zaliczkowa w panelu. Jeśli potrzebna jest faktura rozliczeniowa (RZL) niezbędne będzie rozliczenie faktury zaliczkowej w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) aby uzyskać fakturę rozliczeniową (RZL). Więcej informacji w punkcie 5.2.
5. Rozliczanie i podgląd zaliczek w Panelu Administracyjnym
5.1 Weryfikacja zaliczek w sekcji Sprzedaż
W celu weryfikacji zaliczek w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) należy wybrać kolejno na lokalizacji: Sprzedaż → Przeglądaj → Zaliczki. Sekcja ta zawiera zestawienie rachunków z wpłaconą zaliczką. W raporcie dostępne są cztery filtry: Zakres czasu, Status (Nierozliczone, Rozliczone, Anulowane), Sortuj według, Rodzaj. Aby rozliczyć wpłaconą zaliczkę należy kliknąć przycisk z symbolem flagi przy wybranym rachunku. Za pomocą X usuwamy daną zaliczkę. Po rozwinięciu listy (+Generuj raport) dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport.
Na liście widoczna jest też informacja czy zaliczka jest na osobę fizyczną czy firmę. W przypadku firmy pojawia się dodatkowy wiersz ZAL [nr faktury zaliczkowej].
5.2 Rozliczenie zaliczki na firmę (faktura rozliczeniowa RZL)
Jeżeli zaliczka została wystawiona na firmę należy pamiętać o rozliczeniu faktury zaliczkowej w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) w sekcji Faktury. Po wybraniu przycisku Froz po prawej stronie właściwej faktury zaliczkowej system umożliwia utworzenie faktury rozliczeniowej. Do faktury rozliczeniowej można podpiąć numer transakcji, do której została rozliczona zaliczka. Numer transakcji związanej z przyjęciem zaliczki na tablecie jest automatycznie podpięty pod fakturę rozliczeniową (RZL). Więcej informacji na temat tworzenia i rozliczania faktur zaliczkowych TUTAJ.
5.3 Weryfikacja numerów transakcji rozliczających zaliczkę w aplikacji POSbistro
W celu sprawdzenia, które rachunki rozliczyły przyjęte wcześniej zaliczki należy wybrać w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Zniżki/Narzuty → wybrać odpowiedni zakres czasu → w filtrze Typ wybrać Zaliczka.
5.4 Oznaczanie rachunku z zaliczką jako rozliczony w sekcji Sprzedaż
Opcji ta używana jest tylko jeśli zaliczka nie będzie rozliczana w aplikacji POSbistro. W celu oznaczenia rachunku z zaliczką jako rozliczony należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) wybrać kolejno na lokalizacji: Sprzedaż → Przeglądaj → Zaliczki → ikona flagi po prawej stronie zaliczki. Rozliczenie zaliczki z tego poziomu powoduje, że wliczy się ona do raportów sprzedaży.
Zaliczka oznaczona jako rozliczona w sekcji: Sprzedaż → Przeglądaj → Zaliczki nie będzie widoczna w aplikacji POSbistro.
6. Informacje dodatkowe
6.1 Przepisy podatkowe
Ważne: Wszystkie wątpliwości oraz sposób zarządzania zaliczkami w lokalu w każdym przypadku należy skonsultować z biurem rachunkowym. Producent oprogramowania firma POSbistro sp. z o.o. nie świadczy usług w zakresie doradztwa księgowo-podatkowego.
6.2 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
6.3 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com