Krajowy System e-Faktur (KSeF) – integracja z POSbistro

1. Informacje ogólne KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.

Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej).

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym – uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Szczegółowe informacje na temat Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/.
Instrukcje dotyczące obsługi KSeF dostępne są zarówno na stronie rządowej, jak i u Twojego biura rachunkowego.
Instrukcje dotyczące integracji systemu KSeF z POSbistro oraz wysyłania faktur z POSbistro do KSeF znajdują się w dalszej części niniejszego artykułu.

2. Integracja KSeF z POSbistro – informacje ogólne

Od 4 lutego 2026 roku, dzięki integracji systemu KSeF z oprogramowaniem POSbistro, klienci POSbistro mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz przesyłać je do KSeF bezpośrednio z poziomu Panelu Administracyjnego systemu.

W późniejszym etapie integracji zostaną dane także funkcjonalności takie jak:

• pobieranie faktur z KSeF do POSbistro
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych z poziomu terminala (aplikacji sprzedażowej)

Integracja systemu KSeF będzie cyklicznie rozwijana w taki sposób, aby 1 kwietnia 2026 obejmowała już wszystkie możliwe aspekty działania KSeF wewnątrz systemu POSbistro.

Nie należy odkładać na ostatnią chwilę procesu generowania tokenów oraz certyfikatów KSeF. Każdy etap wdrożenia powinien zostać uprzednio przetestowany w środowisku preprodukcyjnym, co pozwoli zminimalizować ryzyko błędów oraz uniknąć niepotrzebnego stresu na późniejszym etapie.

3. Uprawnienia do KSeF i dane do faktur w POSbistro

3.1 Uprawnienia do KSeF generowane w MCU.

W celu rozpoczęcia integracji system KSeF z oprogramowaniem POSbistro konieczne jest posiadanie aktywnego konta z odpowiednimi uprawnieniami w KSeF pod adresem: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/. Od 1 lutego 2026 MCU jest integralną częścią Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Kwestię konta w KSeF i uprawnień z tym związanych można podzielić z uwagi na podmiot logujący się do KSeF:

• Jednoosobowa działalność Gospodarcza,
• Pozostałe firmy, spółki nieposiadające kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP.

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)

Jak się loguje właściciel JDG

Właściciel loguje się do KSeF przez: 

• Profil Zaufany
• podpis kwalifikowany (z PESEL lub NIP)
• e-dowód

Po pierwszym logowaniu system automatycznie przypisuje pełne uprawnienia właścicielskie (dla NIP firmy). Dalsze działania nie są wymagane, aby móc zintegrować system KSeF z oprogramowaniem POSbistro.

2. Jak spółka uzyskuje pierwszy dostęp do KSeF, jeżeli nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP

W tej sytuacji podmiot nie jest osobą fizyczną, więc nie może samodzielnie zalogować Profilem Zaufanym. W tym wypadku należy złożyć formularz: ZAW-FA do urzędu skarbowego; firma wskazuje osobę (PESEL/NIP), np.: członka zarządu, dyrektora finansowego, główną księgową

Urząd aktywuje uprawnienia

• wskazana osoba staje się pierwszym administratorem KSeF
• Ta osoba loguje się do KSeF
• używa: Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego

Jeżeli wskazana osoba będzie integrowała system KSeF z oprogramowaniem POSbistro żadne dodatkowe działania nie są wymagane.

Jeżeli spółka posiada pieczęć kwalifikowaną i loguje się za jej pomocą do KSeF to przed rozpoczęciem integracji z POSbistro konieczne może być w KSeF dodanie uprawnień dla numeru PESEL w kontekście podmiotu NIP dla osoby, która będzie przeprowadzała integrację KSeF z POSbistro – dzięki temu osoba ta będzie mogła autoryzować operację przy użyciu profilu zaufanego.

Zalecamy śledzenie zmian w przepisach podatkowych, które mogą mieć wpływ na sposób wystawiania faktur. Aktywację oraz nadawanie uprawnień w systemie KSeF, a także generowanie certyfikatu, rekomendujemy powierzyć dostawcy usług księgowych.

3.2 Uzupełnienie niezbędnych danych do faktur w POSbistro

Przed rozpoczęciem bezpośredniego procesu integracji systemu KSeF z oprogramowaniem POSbistro należy odpowiednio przygotować lokalizację w POSbistro. Przygotowanie lokalizacji wymaga wprowadzenia:

• numeru NIP i nazwy podmiotu, który będzie wystawiał faktury
• Prefixu dla numer faktury (ważne w przypadku posiadania kilku lokalizacji w POSbistro, które zarejestrowane są na ten sam numer NIP)

W tym celu należy kolejno będąc zalogowanym do lokalizacji POSbistro przejść do sekcji Ustawienia -> Dane do faktur -> Sekcja Adres -> Uzupełnić nazwę i dane firmy wystawiającej faktury z poziomu POSbistro, oraz w przypadku posiadania kilku lokalizacji, które są założone na ten sam NIP – podać Prefix.

• Numeru konta i nazwy banku, w sekcji Konta w zakładce dane do faktur.

4. Połączenie POSbistro z KSeF

4.1 Ogólne informacje na temat integracji POSbistro z KSeF

Po wprowadzeniu w/w danych oraz w przypadku posiadania odpowiednich uprawnień w module MCU KSeF 2.0 można rozpocząć integrację KSeF z POSbistro.

W celu uruchomienia integracji POSbistro z KSeF należy przejść do zarządzania swoim kontem w POSbistro poprzez kliknięcie w panelu administracyjnym (panel.posbistro.com) na adres email zalogowanego użytkownika w prawym rogu na niebieskiej belce, obok przycisku wyloguj.

Następnie na sekcji Profilu, z zakładek po lewej stronie wybieramy zakładkę KSeF, system wyświetli listę certyfikatów. Klikamy w przycisk + Dodaj.

Na ekranie wyświetlą się trzy typy autoryzacji:

1. Certyfikat KSeF

Metoda zalecana jeśli już posiadamy wygenerowane pliki certyfikatu oraz klucza prywatnego.

Do uruchomienia integracji POSbistro z KSeF przy użyciu certyfikatu wymagane są następujące dane:

• plik certyfikatu (w formacie .crt, .pfx, .pem lub .der),
• plik klucza prywatnego (w formacie .pem lub .key),
• hasło do klucza prywatnego (jeśli zostało ustawione).

Proces uruchomienia integracji KSeF z POSbistro przy użyciu metody Certyfikatu KSeF opisany w rozdziale 4.2 Autoryzacja przy użyciu certyfikatu.

2.XAdES (podpis kwalifikowany / ePUAP).

• umożliwia wygenerowanie certyfikatu do wystawiania faktur offline
• certyfikat może wygenerować każdy użytkownik uprawniony w KSeF
• Właściciel / Administrator może dodatkowo automatycznie wygenerować token KSeF dla innych użytkowników do wysyłania faktur

Proces uruchomienia integracji KSeF z POSbistro przy użyciu metody XAdES opisany w rozdziale 4.3 Autoryzacja przy użyciu XAdES.

3. KSeF Token.

• brak możliwości wystawiania faktur offline
• token jest używany do autoryzacji wszystkich faktur dla wybranej lokalizacji w POSbistro w twoim imieniu

Proces uruchomienia integracji KSeF z POSbistro przy użyciu metody KSeF Token opisany w rozdziale 4.4 Autoryzacja przy użyciu Tokena.

4.2 Autoryzacja przy użyciu Certyfikatu KSeF

Do uruchomienia integracji POSbistro z KSeF przy użyciu certyfikatu wymagane są następujące dane:

• plik certyfikatu (w formacie .crt, .pfx, .pem lub .der),
• plik klucza prywatnego (w formacie .pem lub .key),
• hasło do klucza prywatnego (jeśli zostało ustawione),

alternatywnie:

• certyfikat oraz klucz prywatny w formie tekstowej, możliwej do skopiowania i wklejenia.

Uzyskanie powyższych danych zaleca się zlecić biuru rachunkowemu lub osobie odpowiedzialnej za obsługę KSeF w firmie. Jeśli posiadasz już system ERP poproś dostawcę o pomoc w wygenerowaniu certyfikatu.

Certyfikat możesz uzyskać w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, dostępnej pod adresem: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/.

Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie:

1. Z menu po lewej stronie wybierz sekcję Certyfikaty.
2. Wybierz Wnioskuj o certyfikat.
3. Wprowadź nazwę certyfikatu.
4. Ustaw hasło – zapamiętaj je lub zapisz, ponieważ będzie potrzebne podczas dodawania certyfikatu w systemie POSbistro.
5. Kliknij przycisk Generuj.

W nowym oknie wybierz opcję Uwierzytelnianie w systemie KSeF. W przeciwnym przypadku, przy próbie dodania certyfikatu w POSbistro, pojawi się błąd 21115.

Następnie kliknij przycisk Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu.

Na dysku urządzenia zostaną automatycznie zapisane wygenerowany klucz (plik z rozszerzeniem .key) oraz certyfikat (plik z rozszerzeniem .crt). Oba pliki będą miały nazwę podaną w polu Nazwa certyfikatu.

Klucz (.key) jest generowany i zapisywany w pamięci urządzenia tylko raz – w momencie tworzenia certyfikatu, dlatego upewnij się, że został poprawnie zapisany.

Jeśli posiadasz niezbędne dane przejdź do panelu administracyjnego POSbistro (panel.posbistro.com) następnie kliknij adres e-mail zalogowanego użytkownika znajdujący się w prawym górnym rogu, na niebieskiej belce, obok przycisku Wyloguj.

W sekcji profilu, z menu po lewej stronie wybierz zakładkę KSeF. System wyświetli listę certyfikatów. Kliknij przycisk +Dodaj.

Aby aktywować integrację z Krajowy System e-Faktur (KSeF) z wykorzystaniem certyfikatu KSeF w panelu posbistrowybierz typ autoryzacji Certyfikat KSeF, następnie zjedź na pole Wybierz rolę (lokalizację) i wybierz lokalizację, którą chcesz zintegrować z systemem KSeF. 

Konfiguracja certyfikatu do integracji z KSeF w POSbistro

1. Wybór zastosowania certyfikatu:
   • Zastosowanie firmowe (zalecane)  pozwala wygenerować token, z którego będą korzystać użytkownicy uprawnieni w systemie POSbistro przy wysyłaniu faktur.
   • Zastosowanie indywidualne – umożliwia wysyłkę faktur w Twoim imieniu, jeśli posiadasz odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF.
2. Wgranie plików certyfikatu i klucza:
   • Wybierz Wgraj pliki, następnie:
     • plik certyfikatu (.crt, .pfx, .pem lub .der)
     • plik klucza prywatnego (.pem lub .key)
     • wprowadź hasło klucza (jeśli zostało ustawione)
   • W celu potwierdzenia wybierz Zapisz i weryfikuj.

Po kilku minutach pojawi się status integracji. Komunikat Poprawny oznacza, że proces przebiegł pomyślnie. W sekcji faktury pojawi się opcja wysłania do KSeF – jeśli posiadasz uprawnienie 1.4.11 Możliwość wysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Alternatywnie: możesz użyć opcji Wklej ręcznie, wklejając zawartość certyfikatu i klucza prywatnego. System automatycznie utworzy plik PFX i dokona autoryzacji.

Opcje dodatkowe:

• Pobierz automatycznie KSeF Token – umożliwia wysyłanie faktur użytkownikom uprawnionym w POSbistro w Twoim imieniu (domyślnie wybrane).
• Pobierz automatycznie Certyfikat Offline (QR KOD II) – pozwala wystawiać faktury offline z kodem QR wystawcy.
• Mam już certyfikat offline – wgraj istniejący certyfikat offline zamiast generować nowy.

4.3 Autoryzacja przy użyciu XAdES

Autoryzacja przy użyciu podpisu XAdES skutkuje utworzeniem certyfikatu w systemie Krajowy System e-Faktur (KSeF).

Należy uwzględnić, że w KSeF obowiązuje limit aktywnych certyfikatów przypisanych do jednego numeru PESEL –  maksymalnie 6 certyfikatów. Ograniczenie to ma szczególne znaczenie w przypadku:

• posiadania wielu lokalizacji w systemie POSbistro działających w ramach tego samego numeru NIP,
• wcześniejszej integracji z KSeF przy użyciu innego systemu finansowo-księgowego, dla którego został już wygenerowany certyfikat KSeF.
  

Przekroczenie limitu umożliwia wygenerowanie kolejnego certyfikatu, dlatego przed wyborem metody autoryzacji należy zweryfikować liczbę aktywnych certyfikatów w KSeF.

Przejdź do zarządzania swoim kontem w POSbistro. W tym celu w panelu administracyjnym (panel.posbistro.com) kliknij adres e-mail zalogowanego użytkownika znajdujący się w prawym górnym rogu, na niebieskiej belce, obok przycisku Wyloguj.

W sekcji profilu, z menu po lewej stronie wybierz zakładkę KSeF. System wyświetli listę certyfikatów. Kliknij przycisk + Dodaj.

Aby aktywować integrację z Krajowy System e-Faktur (KSeF) z wykorzystaniem podpisu XAdES:

1. Wybierz typ autoryzacji XAdES.
2. Przejdź do pola Wybierz rolę (lokalizację).
3. Wskaż lokalizację, którą chcesz zintegrować z systemem KSeF.
4. Kliknij Dalej.

Na kolejnym ekranie zostanie wyświetlona opcja wyboru sposobu zastosowania certyfikatu.

• Zastosowanie firmowe (rekomendowane) – Umożliwia wygenerowanie Tokenu, z którego będą korzystać użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia w systemie POSbistro podczas wysyłki faktur do KSeF. Wybierz tę opcję, jeżeli chcesz zarządzać uprawnieniami do wystawiania faktur w KSeF bezpośrednio w systemie POSbistro. Dzięki temu wybrani użytkownicy z nadanym odpowiednim uprawnieniem w POSbistro będą mogli wystawiać faktury w Twoim imieniu. W przypadku braku nadania uprawnień innym użytkownikom –  wyłącznie Ty będziesz mieć możliwość wystawiania faktur w KSeF.

• Zastosowanie indywidualne (opcjonalne) – Opcja przeznaczona dla użytkowników, którym właściciel lokalu nadał uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF w module MCU. Wybierz tę opcję, jeżeli posiadasz indywidualne uprawnienia w KSeF –  wówczas Twoje konto w POSbistro będzie mogło wystawiać faktury KSeF w Twoim imieniu.

Proces podpisania i weryfikacji dokumentu

Krok 1 – Pobranie i podpisanie pliku

1. Po wyborze odpowiedniego zastosowania certyfikatu kliknij przycisk Pobierz plik do podpisu.
2. Wskaż lokalizację na dysku komputera, w której ma zostać zapisany plik.
3. Następnie kliknij przycisk Otwórz ePUAP — w przeglądarce zostanie otwarte nowe okno serwisu ePUAP.
4. Podpisz cyfrowo pobrany dokument, postępując zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
5. Zapisz podpisany plik na dysku i wróć do panelu POSbistro.

Krok 2 – Wgranie podpisanego pliku i weryfikacja

1. Kliknij przycisk + Wybierz plik i wskaż zapisany wcześniej podpisany dokument.
2. Kliknij Zapisz i zweryfikuj.

Jeżeli wybrana została opcja zastosowanie firmowe, przejdź do zakładki Uprawnienia na lokalizacji w Panelu Administracyjnym i nadaj uprawnienie 1.4.11 Możliwość wysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla właściwych ról użytkowników (domyślnie uprawnienie to posiada tylko Właściciel).

4.4 Autoryzacja przy użyciu Tokena KSeF

Przed wybraniem typu autoryzacji Token KSeF należy zalogować się swoim kontem (do odpowiedniego kontekstu) w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 pod adresem: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/, odnaleźć moduł zarządzania certyfikatami i przejść do sekcji Tokeny i wybrać opcję Generuj Token – generowany token powinien mieć uprawnienia przynajmniej do zapisu i odczytu faktur.

Skopiuj i zapisz wygenerowany token (po zamknięciu okna nie będzie możliwości ponownego kopiowania tokena). Wróć do strony POSbistro. 

Następnie przejdź do zarządzania swoim kontem w POSbistro. W tym celu w panelu administracyjnym (panel.posbistro.com) kliknij adres e-mail zalogowanego użytkownika znajdujący się w prawym górnym rogu, na niebieskiej belce, obok przycisku Wyloguj.

W sekcji profilu, z menu po lewej stronie wybierz zakładkę KSeF. System wyświetli listę certyfikatów. Kliknij przycisk + Dodaj.

Aby aktywować integrację z Krajowy System e-Faktur (KSeF) z wykorzystaniem tokena KSeF w panelu posbistro wybierz typ autoryzacji Token KSeF. Następnie zjedź na pole Wybierz rolę (lokalizację) i wybierz lokalizację, którą chcesz zintegrować z systemem KSeF.

Po wybraniu lokalizacji system wyświetli pole Token KSeF – w tym miejscu należy wkleić wygenerowany i skopiowany Token. Po wklejeniu klikamy Zapisz i weryfikuj, po poprawnej weryfikacji POSbistro zostanie zintegrowane z KSeF. 

Rekomenduje się dodanie Tokenu KSeF z poziomu konta Ownera lub Administratora danej lokalizacji. Nie ma konieczności dodawania Tokenu KSeF na koncie każdego użytkownika indywidualnie.

Podczas wysyłki faktur do KSeF system automatycznie wykorzysta Token dodany przez Ownera, a w przypadku jego braku – Token dodany przez Administratora (zgodnie z kolejnością priorytetu).

Po dodaniu Tokenu KSeF wymagane jest skonfigurowanie uprawnienia 1.4.11 Możliwość wysłania faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nadanie tego uprawnienia umożliwi użytkownikom posiadającym inne role procesowanie wysyłki faktur do KSeF.

5. Wystawianie faktur w POSbistro i wysyłka do KSeF

5.1 Wystawianie i wysyłanie faktur z panelu administracyjnego

Po poprawnym dodaniu certyfikatu KSeF faktury w panelu POSbistro wystawiamy w standardowy sposób tak jak miało to miejsce dotychczas, zgodnie z instrukcją dostępną po kliknięciu w LINK.

Po wystawieniu faktury, na liście dokumentów, obok wygenerowanej faktury pojawi się przycisk KSeF – umożliwiający wysyłkę dokumentu do systemu KSeF. Poprawne przesłanie faktury do KSeF będzie oznaczone poprzez status KSeF “Zakończono” na liście faktur.

Dokumenty wystawione przed 01.02.2026 nie mogą być przesłane do KSeF.

5.2 Wystawianie i wysyłanie faktur z aplikacji POSbistro

Po poprawnym dodaniu certyfikatu KSeF faktury w aplikacji POSbistro można wystawiać w standardowy sposób, tak jak dotychczas, zgodnie z instrukcją dostępną po kliknięciu w LINK.

Funkcja wysyłania faktur do KSeF z poziomu aplikacji jest dostępna od wersji POSbistro v3.8.6, którą można pobrać ze sklepu Google Play, Sunmi App Store lub z naszej strony internetowej:https://posbistro.com/pobierz/

Użytkownik musi posiadać uprawnienie 2.4.27 Możliwość wystawienia faktury KSeF wraz z potwierdzeniem transakcji. Domyślnie uprawnienie to posiada wyłącznie Właściciel (a w przypadku sieci lokali również Administrator), który może nadać je innym użytkownikom w danej lokalizacji. Więcej informacji znajduje się po kliknięciu w LINK.

Podczas wystawiania faktury w aplikacji POSbistro opcja Wyślij do KSeF jest domyślnie zaznaczona. Dzięki temu faktura zostanie automatycznie przesłana do systemu KSeF.

Jeśli nie chcesz wysyłać faktury do KSeF, możesz odznaczyć tę opcję przed jej wystawieniem.

Jeśli dodatkowo włączona została opcja Potwierdzenie wystawienia faktury, w ustawieniach drukarki fiskalnej (POSfiscal, Posnet, Novitus) wydrukowane zostanie potwierdzenie wraz z kodem QR prowadzącym do faktury w systemie KSeF.

W przypadku drukarki bonowej (ESC/POS oraz STAR) wydrukowana zostanie wizualizacja faktury – oryginał oraz kopia.

Faktura wysłana do Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) bezpośrednio z aplikacji POSbistro jest widoczna w raporcie kasowym (jako przychód w systemie), jednak nie pojawia się na dobowym raporcie fiskalnym. Jest to w pełni prawidłowe działanie systemu i nie stanowi błędu księgowego. Transakcja została poprawnie zarejestrowana w POSbistro oraz przesłana do KSeF. Fakturę tego typu należy rozliczyć w standardowy sposób – dokładnie tak samo, jak każdą inną fakturę bezparagonową (niefiskalizowaną).

5.3 Tryb offline KSeF

Tryb offline w KSeF to możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych bez natychmiastowego połączenia z serwerami Ministerstwa Finansów. Jest używany w przypadku awarii systemu, przerw technicznych lub braku internetu, umożliwiając ciągłość sprzedaży. Faktury te trzeba przesłać do KSeF (nadać numer) najpóźniej do końca następnego dnia roboczego.

Istnieją dwa rodzaje trybu offline:

• Tryb awaryjny (niedostępność KSeF): Działa, gdy system KSeF ma awarię lub przerwę techniczną.
• Tryb offline24: Pozwala na świadome wystawianie faktur poza systemem (np. brak internetu), które muszą zostać wysłane do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego.

Warto pamiętać, że faktury wystawione w trybie offline zachowują datę wystawienia z momentu ich faktycznego utworzenia, a nie z momentu wysyłki do systemu.

Za brak przesłania faktur z trybu offline do systemu KSeF grożą wysokie kary finansowe. Choć w całym roku 2026 obowiązuje okres ochronny (abolicja), w trakcie którego grzywny nie będą nakładane, należy pamiętać o ryzyku biznesowym. Brak oficjalnego numeru KSeF uniemożliwia kontrahentowi odliczenie podatku VAT, co może prowadzić do sporów oraz wstrzymywania płatności przez klientów.

6. Wyjątki i zwolnienia z obowiązku wysyłki do KSeF w okresie przejściowym do konca 2026 r.

Do końca 2026 roku podatnicy mogą nadal wystawiać faktury oraz faktury uproszczone (paragony z NIP do kwoty 450 zł) przy użyciu kas fiskalnych. Dokumenty te, jak również faktury wystawiane do paragonów fiskalnych dla klientów indywidualnych (bez NIP – sprzedaż B2C), nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF.

• Paragony z NIP-em do kwoty 450zł (tzw. faktury uproszczone) – nie są wysyłane do KSeF gdyż obecnie KSeF nie obsługuje tego typu dokumentów. Od 1 stycznia 2027 po pełnym wdrożeniu KSeF, ta kategoria dokumentu w obrocie B2B (między firmami) w zasadzie przestanie istnieć. Oznacza to, że sam paragon nie będzie już wystarczającym dowodem księgowym do odliczenia kosztów czy VAT w standardowym obrocie. Przedsiębiorcy będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF dla innych przedsiębiorców. Więcej szczegółów na stronie rządowej pod kliknięciu w LINK.
• Paragony z NIP-em dla kwoty powyżej 450zł – nie są wysyłane do KSeF gdyż obecnie KSeF nie obsługuje tego typu dokumentów. Od 1 stycznia 2027 po pełnym wdrożeniu KSeF, ta kategoria dokumentu w obrocie B2B (między firmami) w zasadzie przestanie istnieć. Wysyłce do KSeF podlega natomiast faktura wystawiona do paragonu z NIP jeśli nabywcą jest firma (B2B). Więcej szczegółów na stronie rządowej pod kliknięciu w LINK.
• Faktury wystawione z drukarki/kasy fiskalnej – nie muszą, ale mogą być wysyłane do KSeF. Taki stan rzeczy ma obowiązywać do 31.12.2026. Więcej szczegółów na stronie rządowej pod kliknięciu w LINK. Od 1 stycznia 2027 r. nie będzie można wystawić faktury z kasy fiskalnej online lub drukarki fiskalnej, jeśli dokument ma być uznany za fakturę VAT. Faktury trzeba będzie wystawiać przez KSeF jako faktury ustrukturyzowane, jeśli chodzi o sprzedaż na rzecz podatników VAT. Kasa fiskalna nadal pozostaje do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej (paragonów B2C), ale nie jako narzędzie do wystawiania faktur VAT.
• Faktury do paragonów fiskalnych dla klientów indywidualnych (bez NIP – sprzedaż B2C) – nie muszą, ale mogą być wysyłane do KSeF. Taki stan rzeczy ma obowiązywać do 31.12.2026. Więcej szczegółów na stronie rządowej po kliknięciu w LINK. Ponieważ jest to sprzedaż dla osoby prywatnej, transakcja musi być najpierw zarejestrowana na kasie fiskalnej (paragon), a faktura jest tylko dokumentem wystawionym na żądanie klienta.

Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system. Więcej szczegółów na stronie rządowej pod kliknięciu w LINK.

Okres przejściowy, w którym obowiązują zwolnienia z kar administracyjnych w 2026, należy traktować jako czas na wypracowanie właściwych praktyk operacyjnych. Rekomenduje się wykorzystanie tego etapu do budowania dobrych nawyków, standaryzacji procesów oraz identyfikacji i eliminacji ewentualnych błędów, zanim system zacznie funkcjonować w pełnym reżimie sankcyjnym.

Zalecamy również, aby niezależnie od czasowych zwolnień z obowiązku przesyłania niektórych dokumentów do KSeF oraz zwolnień wynikających z nieprzekroczenia określonych progów wartości sprzedaży dążyć do możliwie pełnej i systematycznej integracji procesów fakturowania z KSeF.

7. Dodatkowe informacje

7.1 Przepisy podatkowe

Wszystkie wątpliwości oraz sposób zarządzania fakturami w lokalu w każdym przypadku należy skonsultować z biurem rachunkowym. Producent oprogramowania firma POSbistro sp. z o.o. nie świadczy usług w zakresie doradztwa księgowo-podatkowego. Użytkownik powinien również na bieżąco monitorować zmiany w przepisach podatkowych, które mogą wpływać na sposób wystawiania faktur, uzyskiwanie dostępu oraz zarządzanie kontem w KSeF. Zalecamy powierzenie tej czynności dostawcy usług księgowych.

7.2 Pozostałe informacje i dane kontaktowe

Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.

Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.

Dane kontaktowe oraz instrukcje Ministerstwa Finansów są dostępne pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/

7.3 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro

Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.

W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com