1. Wstęp
Raporty związane z magazynem znajdują się w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com). Po zalogowaniu się należy wybrać lokalizację z listy a następnie z menu głównego po lewej stronie ekranu wybrać kolejno: Raporty → Magazyn. Sekcja zawiera szeroki wybór parametrów pozwalający na dokładną analizę stanów magazynowych surowców, które są rozchodowane, bądź wprowadzane na magazyn na podstawie konkretnego rodzaju dokumentu. Można również określić zakres dat, jaki nas interesuje, konkretnego kontrahenta bądź towar.
Sekcja umożliwia uzyskanie następujących zestawień i raportów:
- szczegółowych informacji na temat stanów magazynowych towarów w poszczególnych magazynach,
- szczegółowe zestawienia wszystkich dokumentów magazynowych z podziałem na przyjęcia (PZ, PW), wydania (WZ, RW),
- ilości oraz bilans produktów na podstawie dokumentów magazynowych w danym okresie,
- zestawienie ilości produktów, ilość i wartość sprzedanych oraz kupionych produktów / surowców,
- stan magazynowy produktów z podziałem na ceny zakupu netto,
- historię produktów,
- wycenę magazynu na wybrany dzień,
- marża na podstawie dokumentów magazynowych,
- eksport dokumentów magazynowych do pliku (pdf, csv, xslx).
W celu uzyskania dostępu do raportów magazynowych należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) na lokalizacji wybrać kolejno: Raporty → Magazyn. Aby uzyskać dostęp do wszystkich raportów i opcji należy po prawej stronie ekranu zaznaczyć dwa przyciski więcej. Domyślnie dostęp do sekcji raporty 1.4.1 Dostęp do raportów mają role: Właściciel, Administrator, Manager. Właściciel lub Administrator może to uprawnienie nadać innym użytkownikom. Więcej informacji po kliknięciu w LINK.
Ważne: Raport wygenerowany w momencie trwającego przeliczania dokumentów magazynowych może wskazać nieaktualne dane. Zawsze należy zweryfikować czy wszystkie dokumenty magazynowe zostały przeliczone (nie może być widoczna informacji Dokument jest przeliczany przy żadnym dokumencie).
Zalecamy generowanie raportów związanych z magazynem przed rozpoczęciem pracy lokalu lub po jej zakończeniu i upewnieniu się, że wszystkie dokumenty zostały przeliczone. Standardowo dokumenty magazynowe przeliczają się w czasie od kilku minut do 24 godzin. W szczególnych przypadkach może to trwać dłużej i jest zależne od ilości aktualnie przeliczanych dokumentów.
2. Dokumenty magazynowe
2.1 Ogólne informacje
Raport dokumenty magazynowe zawiera listę wszystkich wygenerowanych dokumentów magazynowych takich jak: Dostawa (PZ – Przyjęcie Zewnętrzne), Dostawa wewnętrzna (PW – Przyjęcie Wewnętrzne), Rozchód (WZ – Wydanie Zewnętrzne), Rozchód wewnętrzny (RW – Rozchód Wewnętrzny) oraz Inwentaryzacje (INW). Raport szczególnie przydatny w przypadku potrzeby wydrukowania lub eksportu pojedynczych dokumentów magazynowych do pliku a także sprawdzenie wartości dostaw i rozchodów w danym okresie czasu.
2.2 Opcja szczegółowo i sortowanie dokumentów
Włączając opcję Szczegółowo pojawią się pozycje z dokumentów. Domyślnie dokumenty są sortowane wg. daty wprowadzenia do systemu. Istnieje możliwość filtrowania danych według statusu, typu dokumentu, a także formy płatności. Dodatkowo można wybrać źródło dostawy: Wszystkie lub Zamówienia.
2.3 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
2.4 Źródło rozchodu
W przypadku wybrania rodzaju dokumentów Rozchody wewnętrzne będzie możliwość wyboru źródła (Panel, Terminal, Inwentaryzacja, Usunięcie dostawy, Produkcja, Przesunięcie międzymagazynowe, Korekty) i powodu rozchodu (Problem jakości, Reklamacja klienta, Złe zamówienie, Niewydane zamówienie, Błąd przy wprowadzaniu, Zmarnowany, Czyszczenie linii piwa, Jedzenie dla personelu, Szkolenie i inne zdefiniowane przez użytkownika). Parametr szczególnie przydatny jeśli chcemy wyeksportować np.: rozchody wewnętrzne dotyczące wyłącznie strat lub wyłącznie jedzenia dla personelu itp.
3. Historia przedmiotów
3.1 Ogólne informacje
Raport historia przedmiotów umożliwia przeglądanie wszystkich operacji przeprowadzonych na towarach w magazynie, takich jak Dostawy, Rozchody i Inwentaryzacje. Raport szczególnie przydatny jeśli chcemy prześledzić historię danego produktu w magazynie oraz wychwycić ewentualne błędy w recepturach, a także weryfikację wartości dostaw i rozchodów dla wybranego przedmiotu w określonym czasie.
3.2 Sortowanie historii przedmiotów
Historie przedmiotów czyli pozycji w magazynie można sortować ze względu na kategorię, przedmioty w danej kategorii, datę wprowadzenia lub stworzenia dokumentu oraz rodzaje dokumentów.
3.3 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
3.4 Źródło i powód rozchodu
W przypadku wybrania rodzaju dokumentów Rozchody wewnętrzne będzie możliwość wyboru źródła (Panel, Terminal, Inwentaryzacja, Usunięcie dostawy, Produkcja, Przesunięcie międzymagazynowe, Korekty) i powodu rozchodu (Problem jakości, Reklamacja klienta, Złe zamówienie, Niewydane zamówienie, Błąd przy wprowadzaniu, Zmarnowany, Czyszczenie linii piwa, Jedzenie dla personelu, Szkolenie i inne zdefiniowane przez użytkownika). Parametr szczególnie przydatny jeśli chcemy wyeksportować np.: rozchody wewnętrzne dotyczące wyłącznie strat lub wyłącznie jedzenia dla personelu itp.
3.5 Linki do dokumentów
Z listy dokumentów wpływających na stan pozycji w magazynie można przejść do szczegółów.
W tym celu należy wybrać niebieski numeru dokumentu dzięki czemu program wyświetli szczegóły, aby umożliwić dokładną weryfikacji.
Ważne: W przypadku wybrania rozchodów wartość netto jest wartością sprzedaży (nie jest to wartość zakupu).
4. Raport kosztów
4.1 Ogólne informacje
Raport kosztów pokazuje wartość zakupu rozchodów w danym okresie więc szczególnie przydatny w celu sprawdzenia kosztów poniesionych w wybranym przedziale czasu oraz zysk/marży na pojedynczych produktach w magazynie. Zawiera informację na temat wszystkich sprzedanych produktów (wygenerowanych rozchodów) z magazynu w określonym czasie wraz z sumarycznym kosztem ich zakupu.
4.2 Zawartość raportu kosztów
Raport obejmuje następujące dokumenty:
- WZ (wydanie zewnętrzne) utworzone z poziomu terminala sprzedażowego (aplikacji POSbistro) – generowane automatycznie podczas standardowej sprzedaży produktu posiadającego recepturę,
- WZ (wydanie zewnętrzne) utworzone z poziomu Panelu Administracyjnego – dokument dodany
w sekcji Magazyn → Rozchód → + Nowy rozchód → Typ: WZ
- RW (rozchód wewnętrzny) utworzone z poziomu Panelu Administracyjnego – dokument dodany
w sekcji Magazyn → Rozchód → + Nowy rozchód → Typ: RW
- RW (rozchód wewnętrzny) utworzone z poziomu terminala sprzedażowego – generowane automatycznie podczas zamknięcia rachunku z produktami posiadającymi recepturę metodą Rozchód wewnętrzny,
- RW (rozchód wewnętrzny) pochodzące z przesunięć międzymagazynowych (w lokalizacji
i między lokalizacjami) – dokument dodany w sekcji Magazyn → Przesunięcia międzymagazynowe → +Nowe przesunięcie,
- RW (rozchód wewnętrzny) pochodzące z inwentaryzacji – generowane automatycznie podczas zatwierdzenia inwentaryzacji, w której stwierdzono niedobory produktów.
Ważne: Raport kosztów nie obejmuje dokumentów RW tworzonych automatycznie w toku produkcji.
4.3 Wycena w raporcie kosztów
Jeżeli rozchód był wygenerowany w przypadku ujemnych stanów magazynowych, cena zakupu jest wyceniana z ostatniej ceny zakupu (domyślnie) lub z cen średnio-ważonych (opcja) w zależności od ustawień. Możliwość zmiany dostępna po wybraniu kolejno na lokalizacji: Ustawienia → Opcje magazynowe → Metoda wyliczania kosztów wz/rw.
4.4 Wartość sprzedaży i zysk netto
Istnieje opcja włączenia kolumn: Wartość sprzedaży oraz Zysk netto oraz określenia typu rozchodu wraz z jego źródłem. Dane wyświetlą się według wybranej kolejności (alfabetycznie, według nazwy kategorii, według kosztu zakupu, według wartości sprzedaży, według zysku netto).
4.5 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
5. Wycena magazynu
5.1 Ogólne informacje
Raport wycena magazynu zawiera bieżącą wycenę surowców i półproduktów (z produkcji) w magazynach. Istnieje możliwość wyceny magazynu dla wybranej daty, określenie metody wyceny:
wg ceny ostatniej dostawy lub wg ceny poszczególnej dostawy. Raport szczególnie przydatny w celu ustalenia wartości magazynu na wybrany dzień (koniec doby raportowej). W raporcie znajduje się cena, ilość oraz wartość produktów na koniec wybranego dnia.
5.2 Wycena magazynu według ostatniej dostawy
W przypadku wyceny wg ceny ostatniej dostawy stan magazynowy wyceniany jest na podstawie ceny produktu z ostatniej dostawy niezależnie, z której dostawy ten stan pochodzi.
5.3 Wyceny magazynu według ceny poszczególnej dostawy
W przypadku wyceny wg ceny poszczególnej dostawy produkt jest wyceniany według ceny z dostawy, z której pochodzi.
5.4 Sumuj ujemne wartości
Możemy zaznaczyć opcję sumowania ujemnych wartości – Sumuj ujemne wartości. Jeżeli stan produktu jest ujemny wyceniany jest zawsze według ceny z ostatniej dostawy wprowadzonej przed oraz w dniu, na który robimy wycenę.
5.5 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
5.6 Zmiana wyceny magazynu
Wartość wyceny na dzień może się zmieniać w następujących przypadkach:
- wprowadzenie dokumentu magazynowego z datą wsteczną,
- korekta dokumentu magazynowego.
5.7 Zakres danych
Opcja Zakres danych umożliwia wygenerowanie raportu dla wybranych magazynów, kategorii i pozycji.
6. Lista zakupów
6.1 Ogólne informacje
Raport lista zakupów bazuje na ustawieniach liczby minimalnej i optymalnej w produkcie na magazynie. Po przekroczeniu minimalnego stanu ustawionego w przedmiocie generuje się raport, który przedstawia ilość, jaką trzeba zakupić, aby uzyskać jego zdefiniowany stan optymalny. Raport umożliwia automatyzację tworzenia listy zakupów według określonych parametrów oszczędzając czas personelu potrzebny na jej ręczne tworzenie.
6.2 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
6.3 Definiowanie stanów optymalnych i minimalnych w magazynie
Do poprawnego działania raportu listy zakupów niezbędne jest uzupełnienie pól Minimalny stan i Optymalny stan w produkcie na magazynie. W tym celu wybieramy kolejno na lokalizacji: Magazyn → Magazyn główny → wyszukać produkt → edytować produkt (pomarańczowy ołówek) → Opcje → uzupełnić pola. Minimalny stan oznacza minimalną ilość w magazynie, od której tworzona jest lista zakupów z kolei Optymalny stan to pożądana ilość jaką chcemy mieć w magazynie.
7. Wycena magazynu według grupy towarowej
7.1 Ogólne informacje
Raport wycena magazynu według grupy towarowej zawiera wycenę przedmiotów magazynowych według przypisanej wcześniej do przedmiotu grupy towarowej. Można zastosować filtry: według ceny ostatniej dostawy bądź według ceny poszczególnej dostawy. Raport szczególnie przydatny w celu weryfikacji bieżącej wycenę magazynu według wcześniej zdefiniowanych grup towarowych.
7.2 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
7.3 Definiowanie grupy towarowej dla pozycji magazynie
Działanie raportu jest uzależnione od ustawienia grupy towarowej w produkcie na magazynie. W tym celu należy wybrać kolejno na lokalizacji: Magazyn → Magazyn główny → wyszukać produkt → edytować produkt (pomarańczowy ołówek) → Opcje → Grupa towarowa. Zmiana grupy towarowej nie działa wstecz.
8. Raport zmian w magazynie
8.1 Ogólne informacje
Raport zmian w magazynie zawiera listę wszystkich przedmiotów w magazynie wraz z informacją, ile operacji dostaw i rozchodów zostało wprowadzonych w określonym przedziale czasowym. Raport szczególnie przydatny w celu weryfikacji wartość rozchodów i dostaw sumarycznie dla każdego przedmiotu.
8.2 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
9. Arkusz inwentaryzacyjny
9.1 Ogólne informacje
Arkusz inwentaryzacyjny zawiera gotową do wydruku listę towarów znajdujących się w magazynach. Produkty można sortować: alfabetycznie, według nazwy przedmiotu lub kategorii. Istnieje również możliwość filtrowania ze względu na Kategorię oraz wyświetlenie ilości. Raport szczególnie przydatny do sporządzania spisu z natury w lokalu przez personel oraz wygenerowania listy wszystkich produktów w magazynie.
9.2 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
10. Według dostawcy i produktów
10.1 Ogólne informacje
Raport według dostawcy i produktów zawiera listę produktów, z podziałem na dostawców z informacją o ich ilości, cenie zakupu i cenie jednostkowej produktów za wybrany przedział czasu. Dodatkowo możemy wyświetlić tylko produkty, które aktualnie znajdują się na magazynie. Raport szczególnie przydatny do weryfikacji jakie towary i w jakich cenach były dostarczane przez poszczególnych kontrahentów. Ułatwia analizę zmian cen surowców na przestrzeni czasu.
10.2 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
11. Według produktów i dostaw
11.1 Ogólne informacje
Raport według produktów i dostaw zawiera listę dostaw z podziałem na towary, z informacją o ilości jaka została wprowadzona wraz z numerem dostawy oraz ilością produktu pozostałą w magazynie. W raporcie można również zweryfikować czy w magazynie znajdują się produkty, którym minął termin ważności – są one oznaczone kolorem czerwonym. Raport szczególnie przydatny do weryfikacji cen produktów od poszczególnych dostawców. Ułatwia podjęcie decyzji, od którego kontrahenta produkty mają lepsze ceny. Przydatny również jeśli jeden produkt jest dostarczany przez kilku dostawców dzięki temu można przeanalizować, który dostawca dostarcza produkty w najlepszych cenach.
11.2 Eksportowanie raportu do pliku
Po prawej stronie ekranu należy wybrać przycisk +Generuj raport. Po rozwinięciu listy dostępna jest opcja wydruku oraz formaty plików, w jakich możemy pobrać raport. Istnieje możliwość wybrania dowolnego zakresu czasu. Jeśli nie zostanie wybrany to raport wyświetla dane na chwilę sprawdzania.
11.3 Zmiana terminu ważności produktu w magazynie
W celu edycji terminu ważności produktu w magazynie (domyślnie ważność w dniach wynosi 0 dni) należy wybrać kolejno na lokalizacji: Magazyn → Magazyn główny → wyszukać produkt → edytować produkt (pomarańczowy ołówek) → Opcje → uzupełnić pole Ważność w dniach. Ważność można też zmienić dla każdego produktu w trakcie wprowadzania dostawy.
12. Dodatkowe informacje
12.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
12.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com
12.3 Przeliczanie dokumentów magazynowych a generowanie raportów
Standardowo dokumenty magazynowe przeliczają się w czasie od kilku minut do 24 godzin. W szczególnych przypadkach może to trwać dłużej i jest zależne od ilości aktualnie przeliczanych dokumentów. W momencie trwającego przeliczania dokumentów magazynowych wartości w raportach mogą zawierać nieaktualne dane (bez przeliczanych dokumentów). Zawsze należy zweryfikować czy wszystkie dokumenty magazynowe zostały przeliczone (nie może być widoczna informacji Dokument jest przeliczany przy żadnym dokumencie).
Zalecamy generowanie raportów związanych z magazynem przed rozpoczęciem pracy lokalu lub po jej zakończeniu i upewnieniu się, że wszystkie dokumenty zostały przeliczone. Gdyby od wprowadzenia ostatniego dokumentu magazynowego czas przeliczania przekraczał 24 godziny prosimy o kontakt z pomocą techniczną.