1. Wstęp
BDO to ogólnopolski system, w którym firmy zgłaszają informację o produktach i opakowaniach wprowadzanych na rynek. Raz w roku przedsiębiorcy muszą przygotować raport pokazujący, ile opakowań trafiło do sprzedaży lub wysyłki. Taki raport ma zapewnić kontrolę nad ilością wprowadzanych odpadów. Pobraną od klienta opłatę wpłaca się na odrębny rachunek bankowy prowadzony przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce jej pobrania, w terminie do 15 marca roku następującego po roku kalendarzowym, w którym została pobrana – link. Więcej informacji o opłatach SUP: link.
2. Utworzenie grupy towarowej
Aby przypisać grupę towarową do danej pozycji menu (wymagane w rozdziale 3.2) najpierw powinniśmy stworzyć dedykowaną grupę towarową dla opakowań. W tym celu należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) przejść do Biznesu (lewy górny róg ikona POSbistro) → Ustawienia → Grupy towarowe:
Domyślnie uprawnienie do ustawień biznesowych posiada tylko konto z rolą Właściciel, który może nadać to uprawnienia innym użytkownikom na lokalizacji i biznesie. Więcej informacji po kliknięciu w LINK.
W lewym dolnym rogu wybieramy +Dodaj (1), w białym polu na dole listy wprowadzamy wybrane nazwy dla nowych grup towarowych np. (Kubek 0,20zł, Pojemnik na żywność (0,25zł) (2), a następnie klikamy plus (3) oraz zapisz.
3. Utworzenie przedmiotu opakowanie
3.1 Tworzenie przedmiotu o typie opakowanie
W celu dodania opakowania do menu należy zalogować się do Panelu Administracyjnego, a następnie wybrać swoją lokalizację z listy. Następnie po lewej stronie ekranu wybieramy zakładkę menu. Wybieramy kategorię w której dodamy pozycję opakowanie (1) lub tworzymy nową kategorię na opakowania (2). Następnie w danej kategorii klikamy “+” przy wyrazie pozycja menu i dodajemy nową pozycję menu o typie opakowanie (3).
W nowym oknie należy wpisać nazwę, która będzie drukowana na paragonie oraz na bonach w kuchni i potwierdzić przyciskiem Dalej.
W kolejnym oknie pierwsza z sekcji to Główna, która umożliwia ustawienie podstawowych informacji dotyczącej danej pozycji:
1. Nazwa pozycji – wprowadzamy nazwę która będzie widoczna na paragonie fiskalnym oraz wydruku bonowym
2. Podatek – ustawiamy odpowiednia stawkę VAT dla opakowań
3. Cena – wprowadzamy cenę opakowania
Ważne: Pamiętaj o przypisaniu grupy towarowej do pozycji zgodnie z Rozdziałem 3.2.
3.2 Przypisanie grupy towarowej do pozycji o typie opakowanie
Po wybraniu odpowiednich parametrów, należy przejść do zakładki Grupa towarowa (1), a następnie z listy grup towarowych wybrać grupę utworzoną w Rozdziale 2.
W momencie jak wszystkie potrzebne opcje zostaną ustawione, wybieramy klawisz Zapisz.
4. Automatyczne dodawanie opakowań
W systemie POSbistro dostępna jest funkcja konfiguracji pozycji łączonych, która pozwala automatycznie dodawać powiązaną pozycję podczas sprzedaży głównego produktu. Dzięki temu proces obsługi jest szybszy, a wszystkie elementy transakcji rejestrują się poprawnie bez potrzeby ręcznego dobierania dodatkowych pozycji. Pozycje łączone możemy ustawić w kategorii lub bezpośrednio do pozycji menu.
4.1 Pozycja łączona do kategorii
W celu konfiguracji pozycji łączonych do kategorii, należy edytować istniejącą już kategorię (ołówek edycji), a następnie po lewej stronie wybrać zakładkę Pozycje łączone (1):
W pustym polu (2) wprowadzamy utworzony w Rozdziale 3.1 przedmiot o typie opakowanie, a następnie wybieramy jego wariant (1), do jakich typów zamówień ma być doliczany (2) oraz czy ma podnieść cenę pozycji o kwotę ustawioną w Rozdziale 3.1 czy też powinien być zawarty w cenie napoju (3).
Po zakończonej edycji klikamy + a następnie Zastosuj.
Ważne: Jeżeli dodamy pozycję łączoną do całej kategorii, będzie ona miała wpływ na wszystkie pozycje, które znajdują się w tej kategorii.
4.2 Pozycja łączona do pozycji menu
W celu konfiguracji pozycji łączonych do pozycji menu, należy edytować istniejącą już pozycję menu (ołówek edycji), a następnie po lewej stronie wybrać zakładkę Pozycje łączone (1):
W pustym polu (2) wprowadzamy utworzony w Rozdziale 3.1 przedmiot o typie opakowanie, a następnie wybieramy jego wariant (1), wybieramy wariant pozycji do której ma być dodany (jeżeli pozycja menu ma więcej wariantów) (2), do jakich typów zamówień ma być doliczany (3) oraz czy ma podnieść cenę pozycji o kwotę ustawioną w Rozdziale 3.1 czy też powinien być zawarty w cenie napoju (4).
Po zakończonej edycji klikamy + a następnie Zapisz.
5. Generowanie raportu z przypisanymi grupami towarowymi
5.1 Ogólne informacje
Generowanie raportu do opłat SUP opisane w niniejszym rozdziale jest możliwe, jeżeli przed rozpoczęciem sprzedaży do każdej pozycji menu zostały przypisane grupy towarowe od początku roku rozliczeniowego. Jeżeli ta czynność nie została wykonana, należy przejść do Rozdziału 6. W systemie POSbistro dane niezbędne do raportu opłat SUP można wygenerować na dwa sposoby.
5.2 Raporty → Najlepiej sprzedające się grupy towarowe
Jeśli wszystkie opakowania miały przypisaną grupę towarową jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży (zgodnie z Rozdziałem 3.2), raport wymagany do opłaty SUP można wygenerować w Panelu Administracyjnym, wykonując poniższe kroki:
1. Przejdź do Lokalizacja → Raporty → Sprzedaż → Najlepiej sprzedające się grupy towarowe
2. Wybierz odpowiedni przedział czasu
3. W sekcji Zakres danych zaznacz grupy towarowe zawierające opakowania
4. Kliknij +Generuj raport
Wygenerowany raport można wydrukować lub pobrać w jednym z dostępnych formatów:
– PDF
– XLSX
– CSV
Pobrany plik zawiera szczegółowe dane dotyczące sprzedaży z podziałem na grupy towarowe, za wybrany okres. Jeśli zajdzie potrzeba plik można otworzyć i edytować w zewnętrznym programie, a następnie przesłać dane do odpowiedniego urzędu.
Ważne: Raport będzie zawierał pełne dane wyłącznie pod warunkiem, że grupy towarowe nie zostały usunięte w trakcie roku rozliczeniowego.
5.3 Sprzedaż → Najczęściej kupowane grupy towarowe
Można też uzyskać raport bez podsumowania z podziałem na grupy towarowe. W tym celu należy wybrać kolejno w Panelu Administracyjnym: Lokalizacja → Sprzedaż → Najczęściej kupowane → Grupy towarowe → należy wybrać odpowiedni przedział czasu → kliknąć +Generuj raport. Istnieje możliwość wydrukowania lub pobrania raportu do jednego z popularnych formatów plików: CSV, PDF i XLSX (rekomendowany).
Plik arkusza kalkulacyjnego z całą sprzedażą, z podziałem na grupy towarowe za wybrany okres, zostanie pobrany na dysk urządzenia. Następnie należy usunąć zbędne grupy towarowe (nie dotyczące opakowań).
Pobrane pliki można dowolnie edytować w wybranym programie zewnętrznym (najczęściej używany jest arkusz kalkulacyjny, format XLSX), a następnie dane przesłać do odpowiedniego urzędu.
6. Generowanie raportu w przypadku braku grup towarowych
6.1 Ogólne informacje
Jeśli od początku sprzedaży opakowań nie zostały przypisane odpowiednie grupy towarowe, raport opłat SUP można wygenerować alternatywnymi metodami, w zależności od sytuacji:
- Gdy opakowania nadal znajdują się w menu:
Należy skorzystać z raportu “Sprzedaż” z wykorzystaniem opcji Zakres danych → Produkty aktywne (uwzględniane są tylko aktywne pozycje menu). Szczegóły w Rozdziale 6.2. - Gdy produkty lub całe menu zostały usunięte:
W takim przypadku najlepiej użyć raportu “Najlepiej sprzedające się produkty”, który obejmuje zarówno aktywne, jak i usunięte pozycje menu. Szczegóły w Rozdziale 6.3.
Pobrane dane w formacie XLSX można dowolnie edytować w arkuszu kalkulacyjnym (np. Excel), jednak należy pamiętać, że proces generowania raportu różni się w zależności od tego, czy raportowane pozycje wciąż istnieją w menu, czy zostały usunięte.
Wskazówka: Aby uprościć proces generowania raportów do opłat SUP w przyszłości, zaleca się przypisanie odpowiednich grup towarowych wszystkim opakowaniom jeszcze przed rozpoczęciem ich sprzedaży w danym roku rozliczeniowym zgodnie z Rozdziałem 3.2.
6.2 Generowanie raportu opłat SUP dla aktywnych przedmiotów menu
Jeśli od początku sprzedaży grupy towarowe nie zostały przypisane do opakowań, a produkty oraz menu, z którego prowadzona była sprzedaż nie zostały usunięte raport opłat SUP generujemy następująco: Panel Administracyjny (panel.posbistro.com) → Lokalizacja → Raporty → Raport sprzedaży → wybrać przedział czasowy → zaznaczyć Zakres danych, jeżeli nie widać przycisku należy kliknąć w napis Więcej po prawej stronie ekranu.
Z rozwijanej listy wybrać kategorię z menu (dwukrotnie klikając) → zaznaczamy odpowiednie kategorie lub pozycje menu dla jednej z grup opakowań → +Generuj raport i wybrać odpowiedni format pliku.
Niezbędne jest wygenerowanie za pomocą przycisku +Generuj raport (po prawej stronie ekranu) oddzielnych raportów dla każdej z utworzonej grupy.
Pobrane pliki można dowolnie edytować w wybranym programie zewnętrznym (najczęściej używany jest arkusz kalkulacyjny, format XLSX), a następnie przesłać dane do odpowiedniego urzędu.
6.3 Generowanie raportu do opłat SUP w przypadku usuniętych produktów i menu
Jeżeli opakowanie lub menu z którego były sprzedawane pozycje zostały usunięte oraz od początku sprzedaży nie zostały przypisane grupy towarowe do tych przedmiotów, wtedy nie będą one widoczne w raporcie po wybraniu Zakres danych. W takim wypadku raport do opłat SUP generujemy następująco: Panel Administracyjny (panel.posbistro.com) → Lokalizacja → Raporty → Raport sprzedaży lub Najlepiej sprzedające się produkty (jeżeli nie widać opcji należy kliknąć na napis Więcej po prawej stronie ekranu) → należy wybrać przedział czasowy → +Generuj raport → XLSX.
Plik arkusza kalkulacyjnego z całą sprzedażą za wybrany okres zostanie pobrany na dysk urządzenia. Następnie należy usunąć zbędne dane (produkty, które nie są opakowaniami), pogrupować właściwe produkty do wybranych grup.
W celu uzyskania potrzebnych danych w ostatnim kroku należy wykonać podsumowanie poszczególnych grup.
Ważne: Wszelkie wątpliwości dotyczące raportów do opłat SUP należy skonsultować z biurem rachunkowym.
7. Weryfikacja grupy towarowej w sprzedawanych produktach
W celu weryfikacji czy wszystkie sprzedawane produkty z menu mają przypisaną grupę towarową należy w Panelu Administracyjnym wybrać kolejno: Lokalizacja → Raporty → Raport sprzedaży → Wybierz grupowanie → Podział na grupę towarową → należy wybrać przedział czasowy. Raport można pobrać do pliku lub wydrukować przy użyciu przycisku +Generuj raport (po prawej stronie ekranu).
Ważne: Należy pamiętać, że produkty, które nie były sprzedawane nie będą uwzględniane w tym raporcie.
8. Informacje dodatkowe
8.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
8.2 Szkolenia
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem:
https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com
8.3 Przepisy podatkowe
Wszystkie wątpliwości oraz sposób zarządzania opłatami SUP w lokalu w każdym przypadku należy skonsultować z biurem rachunkowym. Producent oprogramowania firma POSbistro sp. z o.o. nie świadczy usług w zakresie doradztwa księgowo-podatkowego.