1. Wstęp
Moduł rezerwacji w POSbistro umożliwia tworzenie i zarządzanie rezerwacjami zarówno z poziomu aplikacji sprzedażowej (do której dostęp mają kelnerzy), jak i z poziomu Panelu Administracyjnego. Dzięki integracji z aplikacją DirectBistro oraz systemem zamówień online UpMenu rezerwacje online same wpadają do POSbistro. Informacje o zbliżających się rezerwacjach są przesyłane na ekrany tabletów w formie notyfikacji.
2. Aktywowanie modułu Rezerwacje
W pierwszym kroku niezbędne jest włączenie modułu Rezerwacje. W Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) na lokalizacji należy wybrać kolejno: Ustawienia → Dostępne moduły → zaznaczyć Rezerwacje → Zapisz.
3. Obsługa rezerwacji na tablecie
3.1 Przejście do modułu Rezerwacje
W celu przejścia do modułu Rezerwacje należy na tablecie kliknąć w ikonę koła zębatego (szary przycisk w prawym dolnym rogu ekranu) i z listy modułów wybrać Rezerwacje.
Ważne: Do zmiany modułu niezbędne jest posiadanie uprawnienia 2.3.1 Przełączanie modułów.
Istnieje również możliwość szybkiego przejścia do ekranu dodawania rezerwacji z poziomu ekranu zamówienia. W tym celu wybieramy przycisk opcji (ikona trzech kropek i trzech poziomych linii), a następnie Rezerwacje.
Moduł Rezerwacje podzielony jest na kilka sekcji, które znajdują się na niebieskiej belce po prawej stronie ekranu:
- Dowolna sala,
- Rezerwacja,
- Nowa rezerwacja,
- Zrealizowane,
- Rezerwacje online,
- Odrzucone rezerwacje.
Opis poszczególnych sekcji znajduje się w dalszej części poradnika.
3.2 Dowolna sala – filtrowanie według sal
W prawym górnym rogu ekranu możemy skorzystać z filtra według zdefiniowanych sal. Domyślnie wybrana jest Dowolna sala.
3.3 Sekcja rezerwacje
Sekcja dostępna jest domyślnie po wejściu do modułu rezerwacje lub po kliknięciu przycisku Rezerwacje, który znajduje się przy prawej krawędzi ekranu. Na ekranie widoczna jest lista wszystkich otwartych rezerwacji. Zalogowany użytkownik wprowadzający rezerwacje widoczny jest w górnej części modułu.
Podświetlenie rezerwacji zmieni się automatycznie na żółto, gdy do jej rozpoczęcia pozostanie mniej niż godzina. Natomiast po rozpoczęciu czasu rezerwacji podświetlenie zmieni się na różowo.
3.4 Dodanie rezerwacji w aplikacji POSbistro
Aby dodać nową rezerwację należy kliknąć przycisk Nowa rezerwacja, znajdujący się przy prawej krawędzi ekranu.
Następnie należy wypełnić formularz wprowadzając szczegółowe dane dla przyjmowanej rezerwacji. W formularzu znajdują się następujące pola:
- Nazwa klienta
- Uwagi, w których możemy zapisać ważne informacje związane z konkretną rezerwacją
- Ramy czasowe rezerwacji
- Wybór sali oraz stolika dla wprowadzanej rezerwacji
- Ilość osób, dla których rezerwujemy stolik
- Status rezerwacji: zaakceptowana / oczekująca
- Priorytet rezerwacji: niski / normalny / wysoki
- Przypisanie rezerwacji do wybranego rachunku otwartego – rachunek musi być przypisany do właściwej sali i stolika.
Tworząc rezerwację na datę i godzinę, na które są już utworzone rezerwacje, otrzymamy odpowiednią notyfikację. Wyświetli się ona pod polami wyboru sali o stolika dla rezerwacji.
3.5 Edycja rezerwacji
W sekcji Rezerwacje mamy możliwość podglądu, edycji i usuwania rezerwacji wprowadzonych aktualnie do systemu. Zbliżające się rezerwacje są podświetlone na żółto, a trwające na różowo.
Po kliknięciu na wybraną rezerwację otrzymujemy dostęp do szczegółów.
Przycisk Zrealizowano, znajdujący się u dołu ekranu, przenosi wybraną rezerwację do sekcji rezerwacji zrealizowanych, z kolei Usuń powoduje usunięcie z listy otwartych rezerwacji.
Przycisk Edytuj pozwala na modyfikację uprzednio wprowadzonych danych.
Rezerwację można edytować również poprzez przesunięcie jej w lewo na liście rezerwacji. Po prawej wyświetlą się wtedy przyciski realizacji (ikona haczyka), edycji (ikona ołówka) oraz usunięcia (x) rezerwacji.
3.6 Lista zrealizowanych rezerwacji
Lista zrealizowanych już rezerwacji dostępna jest po kliknięciu przycisku Zrealizowane, który znajduje się przy prawej krawędzi ekranu.
Po kliknięciu na wybraną rezerwację otrzymujemy dostęp do szczegółów oraz możliwość usunięcia z listy zrealizowanych rezerwacji (przycisk Usuń u dołu ekranu).
3.7 Lista rezerwacji online
Dostępna jest po kliknięciu przycisku Rezerwacje online, który znajduje się przy prawej krawędzi ekranu. Wyświetlają się tam rezerwacje, które zostały utworzone przez klientów używających aplikacji DirectBistro lub systemu zamówień online UpMenu. Gdy pojawi się nowa rezerwacja online, tło przycisku Rezerwacje online zmieni kolor na żółty. Więcej informacji na temat rezerwacji online w punkcie 5 niniejszej instrukcji.
3.8 Lista odrzuconych rezerwacji
Dostępna jest po kliknięciu przycisku Odrzucone rezerwacje, który znajduje się przy prawej krawędzi ekranu. Wyświetla wszystkie rezerwacje online, które zostały odrzucone.
Klikając w rezerwację, możemy sprawdzić jej szczegóły.
4. Obsługa rezerwacji w Panelu Administracyjnym
4.1 Ogólne informacje
W Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com), z poziomu lokalizacji, po lewej stronie ekranu mamy dostęp do zakładki Rezerwacje. Zakładka zawiera listę wszystkich rezerwacji dokonanych zarówno na poziomie aplikacji mobilnej, jak i panelu administracyjnego.
Z tego poziomu mamy możliwość:
- skorzystać z trzech dostępnych filtrów (Status, Pomieszczenie, Typ), a także pola Szukaj,
- wyeksportowania listy rezerwacji do pliku csv lub pojedynczej rezerwacji do pliku pdf,
- dodania nowej rezerwacji,
- edycji istniejących rezerwacji – ikona ołówka,
- usunięcia rezerwacji – przycisk x.
4.2 Dodawanie rezerwacji
Aby dodać kolejną rezerwację wystarczy kliknąć przycisk +Nowa rezerwacja. Następnie należy uzupełnić szczegółowe dane w formularzu:
- Nazwę klienta,
- Uwagi (dodatkowe informacje),
- Ramy czasowe rezerwacji,
- Nazwę pomieszczenia,
- Numer lub nazwę stolika,
- Ilość osób, dla których rezerwujemy stolik,
- Status rezerwacji: Oczekująca, Zaakceptowana, Zrealizowana, Anulowana,
- Priorytet rezerwacji: Niski, Normalny, Wysoki.
Wprowadzone dane zatwierdzamy klikając przycisk Zapisz.
4.3 Opis statusów rezerwacji
- Oczekujące – listę zbliżających się rezerwacji.
- Zrealizowane – podgląd rezerwacji zakończonych.
- Anulowane możemy przeglądać rezerwacje, które nie doszły do skutku.
5. Rezerwacje online
Istnieje możliwość rezerwacji stolików online za pomocą aplikacji DirectBistro lub przez system zamówień online UpMenu. Złożenie przez klienta rezerwacji spowoduje wyświetlenie na ekranie tabletu niebieskiej ikony komunikatu o rezerwacjach online.
Kliknięcie w tę ikonę otwiera moduł Rezerwacje z wybraną sekcją Rezerwacje online, gdzie następnie należy wybrać Akceptuj lub Odrzuć. Po kliknięciu przycisku Akceptuj rezerwacja zostanie przeniesiona na listę otwartych rezerwacji.
Notyfikacje o tego typu rezerwacjach znajdują się także w Komunikatorze, w sekcji Notyfikacje online.
Gdy rezerwacja online pojawi się na ekranie tabletu, należy kliknąć w przycisk Pokaż, a następnie zaakceptować ją lub odrzucić.
6. Ustawienie komunikatów dotyczących rezerwacji
6.1 Komunikat o nadchodzących rezerwacjach
Ważne jest także włączenie komunikatu o nadchodzącej rezerwacji. W celu aktywacji tej opcji wybieramy na tablecie sprzedażowym ikonę koła zębatego, następnie kolejno: Ustawienia → Preferencje i zaznaczamy Wyświetl komunikat o nadchodzących rezerwacjach.
6.2 Ustawienie kiedy ma pojawić się ikona o nadchodzącej rezerwacji
Zalecamy ustawienie ile minut przed rozpoczęciem rezerwacji ma się pojawić na tablecie komunikat o nadchodzących rezerwacjach. Modyfikację tę wykonujemy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) wybierając kolejno: Pomieszczenia i stoliki → Ustawienia, następnie ustawiamy czas w polu Pokaż notyfikację o zajętości po (min). Jeśli zostanie wprowadzony wartość 30 to pomarańczowa ikona z literą R w środku pojawi się na ekranie tabletu na 30 minut przed rozpoczęciem rezerwacji.
6.3 Komunikat o rezerwacjach online
Komunikat o rezerwacjach online będzie wyświetlany jeśli zostanie włączony. Można to zrobić wybierając na tablecie kolejno ikonę koła zębatego, następnie Ustawienia → Zamówienia online i dostawy oraz zaznaczyć Wyświetl komunikat o rezerwacjach online.
Złożenie przez klienta rezerwacji spowoduje wyświetlenie na ekranie tabletu komunikatu o rezerwacjach online w postaci błękitnej ikony z literą R.
7. Informacje dodatkowe
7.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
7.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com