1. Wstęp
Kasa wirtualna to kasa rejestrująca mających postać oprogramowania (aplikacji) instalowanego na autoryzowanym urządzeniu z systemem Android. Kasa wirtualna jest alternatywą dla obecnie użytkowanych kas rejestrujących u podatników wskazanych w drodze Rozporządzenia przez Ministra Finansów. Kasa wirtualna POSfiscal jest w pełni bezpiecznym i legalnym oprogramowaniem do rejestracji sprzedaży dla gastronomii. Uzyskała certyfikację od Prezesa Głównego Urzędu Miar i spełnia wszelkie wymagania techniczne dotyczące kas rejestrujących mających postać oprogramowania.
2. Instalacja, rejestracja i fiskalizacja kasy wirtualnej
2.1 Instalacja aplikacji POSfiscal
W celu zainstalowania programu POSfiscal należy na urządzeniu kolejno wykonać następujące kroki:
1. Otworzyć na urządzeniu Sunmi aplikację App Store.
2. Wybrać ikonę wyszukiwania (ikona lupy) i wprowadzić nazwę POSfiscal w celu wyszukania aplikacji.
3. Nacisnąć przycisk Install (zainstaluj) po prawej stronie ekranu.
Po zainstalowaniu w menu urządzenia kasowego pojawi się ikona, za pomocą której uruchamia się aplikację POSfiscal.
Ważne: Jeżeli urządzenie Sunmi zostało zakupione za pośrednictwem POSbistro aplikacja POSfiscal będzie już domyślnie zainstalowana. W przypadku innych modeli urządzeń w celu uzyskania pliku instalacyjnego POSfical niezbędny będzie kontakt ze pomocą techniczną. Instalacja możliwa jest tylko na urządzeniach rekomendowanych.
2.2 Pierwsze uruchomienie aplikacji i wprowadzenie danych
Podczas pierwszego uruchomienia aplikacji zostanie wyświetlony ekran, na którym widoczny będzie komunikat:
Witaj!
Cieszymy się, że korzystasz z aplikacji POSfiscal! Zarejestruj konto wybierając jedną z opcji poniżej:
- JESTEM KLIENTEM POSBISTRO
- JESTEM NOWYM KLIENTEM
Należy wybrać opcję JESTEM KLIENTEM POSBISTRO.
2.2.1 Wprowadzenie numeru identyfikacyjnego z POSbistro i danych kontaktowych
Należy wprowadzić dane:
- Numer identyfikacyjny lokalizacji – znajdą go Państwo w Panelu Administracyjnym (adres: panel.posbistro.com). Po zalogowaniu i wybraniu na lokalizacji sekcji Ustawienia, będzie można odnaleźć numer identyfikacyjny lub w aplikacji POSbistro na terminalu sprzedażowym po wybraniu kolejno: ikona koła zębatego → Informacje → Numer lokalizacji.
- numer telefonu – niezbędny do wysyłki kodu użytkownika oraz kontaktu w przypadku aktywacji urządzenia u producenta kasy.
Po wprowadzeniu danych należy zapoznać się z treścią regulaminu a następnie zaznaczyć pole Akceptuję regulamin i potwierdzić przyciskiem DALEJ.
W nowym oknie wprowadzić otrzymany 5-cyfrowy kod SMS (kod jest wysyłany na podany numer telefonu) i wybrać POTWIERDŹ.
Na ekranie zostanie wyświetlony indywidualny PIN do konta właściciela oraz komunikat:
Dziękujemy za rejestrację urządzenia!
Prosimy o zapamiętanie pinów oraz nieudostępnianie ich osobom nieuprawnionym. Będą one niezbędne do logowania się do aplikacji. Wyślemy je również na e-mail i numer telefonu podany podczas rejestracji.
Przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży niezbędne jest zafiskalizowanie kasy!
Dane te zostaną wysłane w wiadomości SMS na podany numer telefonu.
Następnie w dolnej części ekranu należy wybrać przycisk DALEJ.
Ważne: Na tym etapie kasa nie jest gotowa do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Zostanie urchomiona w trybie obsługi kasy (niefiskalnym).
Przed rozpoczęciem sprzedaży konieczne jest zgłoszenie chęci fiskalizacji do producenta kasy, a następnie wykonanie fiskalizacji. Czynności opisane w punkcie 2.4 oraz 2.5 niniejszej instrukcji.
2.3 Logowanie użytkownika i ekran główny aplikacji w trybie niefiskalnym
Na ekranie głównym należy wybrać użytkownika Właściciel.
Należy wprowadzić PIN użytkownika Właściciel (ciąg od 4 do 10 znaków numerycznych służących do uwierzytelniania i autoryzacji użytkownika kasy), który został wcześniej wysyłany w formie e-maila i SMS-a na dane podane podczas pierwszego uruchamiania aplikacji.
Po wybraniu użytkownika Właściciel i wprowadzeniu poprawnego numeru PIN zostanie wyświetlony komunikat:
Uwaga!
Kasa została uruchomiona w trybie obsługi kasy (niefiskalnym). Rejestracja ewidencji sprzedaży nie jest możliwa w tym trybie. Aby zafiskalizować wirtualną kasę fiskalną POSfiscal należy przejść do USTAWIENIA, a następnie do FISKALIZACJA URZĄDZENIA.
Przycisk OK ukrywa informację i przenosi na ekran główny (sekcja Rachunek) aplikacji.
Program POSfiscal uruchomiony po raz pierwszy jest w trybie niefiskalnym, co sygnalizuje komunikat tryb niefiskalny na szarym tle w górnej części ekranu 
Ważne: Na tym etapie kasa nie jest gotowa do prowadzenia ewidencji sprzedaży. Zostanie uruchomiona w trybie obsługi kasy (niefiskalnym).
Przed rozpoczęciem sprzedaży konieczne jest zgłoszenie chęci fiskalizacji do producenta kasy, a następnie wykonanie fiskalizacji. Czynności opisane w punkcie 2.4 oraz 2.5 niniejszej instrukcji.
2.4 Zgłoszenie decyzji o fiskalizacji do producenta kasy POSfiscal
Aby kasa wirtualna mogła pełnić funkcje kasy rejestrującej, a także poprawnie pracować oraz by rejestrowany obrót zaliczany był dla właściwego podatnika (NIP), niezbędne jest poprawne zgłoszenie decyzji o fiskalizacji kasy do producenta, a później fiskalizacja właściwa (niezbędny dostęp do sieci Internet GSM lub Wi-Fi).
W aplikacji należy wybrać użytkownika Właściciel. Następnie otworzyć opcję przez wybranie ikony awatara użytkownika 
Jeżeli został wybrany inny użytkownik niż Właściciel, należy go zmienić, ponieważ sekcja USTAWIENIA nie będzie widoczna dla użytkownika z rolą Kasjer.
Następnie należy wybrać sekcję FISKALIZACJA URZĄDZENIA.
W celu zgłoszenia decyzji o fiskalizacji kasy konieczne jest wprowadzenie wymaganych danych (NIP, nazwa firmy, oraz pełne dane adresowe) i potwierdzenie przyciskiem DALEJ.
Proces wymaga dostępu do sieci Internet (Wi-Fi lub GSM).
Wprowadzone dane będą również drukowane w nagłówku paragonu, przy czym można je zmienić na późniejszym etapie (poza numerem NIP).
Na ekranie urządzenia zostanie wyświetlony identyfikator urządzenia oraz komunikat:
Aby kontynuować proces fiskalizacji musimy potwierdzić Twoje dane. Prosimy o kontakt pod numerem telefonu: +48 503 708 001 wew. 3 następnie 3.
Pomoc telefoniczna dostępna: pn.-pt. 8:00-18:00, sb.-nd. 10:00-18:00.
Ważne: Zgodnie z komunikatem należy skontaktować się z pomocą telefoniczną producenta kasy wirtualnej pod numerem kontaktowym 503 708 001 wew. 3 następnie 3 lub e-mail: pomoc@posfiscal.com w celu potwierdzenia decyzji o fiskalizacji i weryfikacji poprawności wprowadzonych danych. Brak kontaktu uniemożliwia przeprowadzenie właściwego procesu fiskalizacji.
2.5 Fiskalizacja kasy wirtualnej
Po udanym procesie zgłoszenia chęci fiskalizacji kasy i potwierdzeniu tego faktu ze strony producenta aplikacji POSfiscal należy ponownie otworzyć aplikację.
Wybrać użytkownik Właściciel (niezbędny dostęp do sieci Internet GSM lub Wi-Fi), wejść do opcji aplikacji przez wybranie awatara użytkownika z rolą Właściciel
Proces fiskalizacji kasy zostanie rozpoczęty.
Na ekranie urządzenia będzie widoczny komunikat: Fiskalizacja jest czynnością polegającą na przypisaniu numeru NIP podatnika do urządzenia, które następnie stanie się wirtualną kasą fiskalną. Czy na pewno chcesz teraz dokonać fiskalizacji tego urządzenia?
W czasie fiskalizacji zaprogramowane zostaną następujące stawki podatkowe: PTU A 23%, PTU B 8%, PTU C 5%, PTU D 0%, PTU E ZW.
Jeżeli został wybrany inny użytkownik niż Właściciel należy go zmienić, ponieważ sekcja USTAWIENIA nie będzie widoczna.
Przycisk ANULUJ umożliwia anulowanie fiskalizacji i wprowadzenie nowych danych podatnika.
Na ekranie zostaną wyświetlone komunikaty o trwającym procesie fiskalizacji kasy wirtualnej. Treść komunikatu:
Trwa fiskalizacja Twojego urządzenia. Prosimy o niezamykanie aplikacji do czasu zakończenia procesu.
Ważne: Nie wolno wyłączać urządzenia podczas trwającego procesu fiskalizacji, który może zająć kilka minut. Konieczne jest aby urządzenie w tym czasie było podłączone do zasilania i miało stabilne połączenie z internetem.
Poprawna fiskalizacja zostanie potwierdzona komunikatem:
Twoje urządzenie zostało poprawnie zafiskalizowane! Kasa jest gotowa do prowadzenia ewidencji sprzedaży.
Zostanie także wydrukowany RAPORT FISKALNY FISKALIZACJI.
Komunikat potwierdzamy przyciskiem DALEJ.
PO WYKONANIU RAPORTU FISKALNEGO FISKALIZACJI URZĄDZENIE JEST GOTOWE DO PROWADZENIA EWIDENCJI SPRZEDAŻY.
Po udanym procesie ekran informujący o przebiegu fiskalizacji zostanie zamknięty, a użytkownik przeniesiony do ekranu, na którym będą widoczne następujące dane:
- Numer unikatowy urządzenia fiskalnego,
- Numer ewidencyjny urządzenia fiskalnego,
- NIP podatnika,
- Sposób użytkowania kasy,
- Numer dokumentu,
- Data fiskalizacji,
- Sposób numeracji paragonów fiskalnych,
- Model,
- Typ własności,
- Wersja metadanych urządzenia fiskalnego,
- Suma kontrolna,
- Urząd skarbowy,
- Kod urzędu skarbowego,
- Waluta,
- Numer kasy,
- Oznaczenie kasjera,
- Podpis dokumentu,
- Kategoria kasy,
- Unikalny kolejny numer w ramach pamięci chronionej,
- PTU.
Nastąpi wydruk raportu fiskalnego fiskalizacji. Z ekranu głównego usunięta zostanie informacja Tryb niefiskalny , a na ikonie ikonie bezpieczeństwa u góry ekranu pojawi się znak F 
Ikona drukarki 
Ważne: Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną czynnością polegającą na trwałym przypisaniu numeru NIP podatnika do aplikacji, która stanie się wirtualną kasą fiskalną. Prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu wirtualnej kasy fiskalnej POSfiscal możliwe jest dopiero po prawidłowym przeprowadzeniu procesu fiskalizacji.
2.6 Dodawanie graficznego logo w nagłówku paragonu
Istnieje możliwość dodania graficznego logo w nagłówku paragonu. W tym celu użytkownik kasy powinien wysłać logo do producenta kasy. Parametry pliku logo, który należy wysłać:
- kolor: czarno-białe,
- format bmp lub png,
- szerokość 380px (dla papieru 57 mm) lub 576px (dla papieru 80 mm) lub 1080px (dla papieru 110 mm),
- wielkość max. 1MB.
3. Ważne informacja dla użytkownika kasy POSfiscal
WAŻNE informacje / ostrzeżenia dla Podatnika – użytkownika Kasy wirtualnej:
- Przed rozpoczęciem ewidencji sprzedaży na wirtualnej kasie fiskalnej należy zapoznać się z jej instrukcją i ściśle przestrzegać zaleceń tam zawartych. Instrukcja dostępna po kliknięciu w LINK.
- Zabronione jest korzystanie z Kasy na urządzeniu (smartfonie bądź tablecie), którego system operacyjny został poddany modyfikacji polegającej na wyłączeniu zabezpieczeń producenta. System operacyjny urządzenia musi koniecznie chronić przed nieuprawnionym dostępem do danych Kasy.
- Odinstalowanie aplikacji kasy wirtualnej POSfiscal, wyczyszczenie jej danych (dostępne z poziomu ustawień systemu Android) bądź jakakolwiek ingerencja (także przez aplikacje trzecie) w strukturę jej plików lub bazę danych powoduje nieodwracalną utratę danych, blokadę Kasy oraz konieczność zgłoszenia tego faktu do Naczelnika Właściwego Urzędu Skarbowego zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Rozporządzenia. W celu dalszej pracy konieczne będzie pobranie nowej Kasy i jej fiskalizacja.
- Podatnik jest obowiązany zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania oraz spisać oświadczenie w dwóch kopiach po jednej dla każdej ze stron według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia.
- Użytkownik musi również śledzić zmiany przepisów podatkowych, które mogą wpłynąć na sposób użytkowania kas, np. poprzez zmianę wysokości stawek podatkowych. Zalecamy powierzyć tą czynność dostawcy usług księgowych.
- Za pobrane i przesłane dane poprzez sieć GSM (transmisja danych) użytkownik może być obciążony kosztami według taryfikatora operatora. Użytkownik we własnym zakresie i na własny koszt musi zapewnić kasie fiskalnej mającej postać oprogramowania stałe połączenie z internetem.
- Kwestie związane kasą wirtualną reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 maja 2020 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, które dostępne jest na stronie internetowej https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20200000957
4. Dodatkowe informacje
4.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
4.2 Szkolenia dotyczące wirtualnej kasy fiskalnej POSfiscal i systemu POSbistro
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com