1. Ogólne informacje
Dzięki integracji POSbistro z systemem zamówień UpMenu, wszystkie rachunki spływają bezpośrednio do systemu sprzedażowego POSbistro, co daje większą kontrolę nad całym procesem sprzedaży.
Dzięki automatycznym przekazywaniu zamówień załoga unika błędów związanych z manualnym przepisywaniem i znacznie skraca czas potrzebny na obsługę. Cały proces skraca się do zaakceptowania zamówienia z UpMenu w aplikacji POSbistro. Wydruk bonów, paragonów fiskalnych, wyświetlanie w module kuchnia (KDS), wyświetlanie na ekranie numerów realizowanych zamówień (OSS) oraz w aplikacji dla kierowców POSdriver następują automatycznie.
W celu uruchomienia integracji niezbędne jest wysłanie do firmy UpMenu zgłoszenia dotyczącego włączenia integracji w celu uzyskania klucza API, który należy wprowadzić w Panelu Administracyjnym.
System POSbistro obsługuje bezpośrednie integracje z portalami oraz systemami do zamówień online, takimi jak: DirectBistro, Glovo, Pyszne.pl, Uber Eats, UpMenu, Restaumatic, Restimo i inne. Dodatkowo możliwa jest integracja z firmami kurierskimi, m.in. Stava oraz DeliGoo.
2. Przygotowanie menu POSbistro do integracji
2.1 Ogólne informacje
W pierwszym kroku należy upewnić się, że wszystkie pozycje menu oraz dodatki ze strony UpMenu mają odpowiedniki w menu POSbistro oraz czy grupy dodatków są podłączone do pozycji. Niezbędne jest dodanie w menu POSbistro przedmiotu o typie dostawa.
2.2 Dodanie przedmiotu o typie dostawa i naliczanie opłaty za dowóz
W przypadku integracji koniecznie trzeba utworzyć w menu POSbistro przedmiot o typie Dostawa (ikona samochodu dostawczego), najlepiej w osobnej kategorii, którą będzie można ukryć. Czynność ta jest niezbędna do prawidłowego obliczenia ceny zamówienia w systemie POSbistro w przypadku kosztów dodatkowych jak: Dostawa, Napiwek, Koszt opakowań, Opłata manipulacyjna i innych opłat dodatkowych.
Ważne: Przedmiot o typie dostawa musi być dodany do menu POSbistro niezależnie od tego czy lokal prowadzi dowozy. W przeciwnym razie do zamówień nie będą doliczone takie koszty jak: Dostawa, Napiwek, Opłata manipulacyjna, Koszt opakowań i inne opłaty dodatkowe. Na rachunku będą znajdować się tylko zamówione, poprawnie zmapowane produkty.
2.3 Generowanie pliku xlsx z kodami SKU z POSbistro dla UpMenu
W celu prawidłowego mapowania pozycji przesyłanych z systemu zamówień online UpMenu do systemu POSbistro konieczne jest wygenerowanie pliku xlsx. Plik ten jest generowany po wybraniu w Panelu Administracyjnym kolejno: Ustawienia → Integracje → UpMenu → XLSX.
3. Włączenie integracji z POSbistro w panelu UpMenu
3.1 Wysłanie zgłoszenia i uzyskanie klucza API UpMenu
W celu rozpoczęcia procesu integracji Restaurator wysyła do UpMenu zgłoszenie dotyczące włączenia integracji. Niezbędne będzie uzyskanie klucza API UpMenu, który należy wprowadzić w Panelu Administracyjnym POSbistro. Aby go uzyskać należy w panelu UpMenu (upmenu.com/admin) wybrać kolejno: Appstore → POS Bistro. Klucz jest unikatowy dla każdej lokalizacji.
3.2 Wprowadzenie kodów SKU pozycji menu z POSbistro w panelu UpMenu
W pola Kod POS w panelu UpMenu na stronie https://www.upmenu.com/admin/login należy wprowadzić kody SKU z systemu POSbistro. Kody SKU niezbędne do poprawnego działania integracji wprowadza Restaurator po zapoznaniu się z instrukcją. Wybiera sekcję Menu z ekranu głównego, a następnie
po prawej stronie nazwy menu ikonę trzech pionowych kropek.
Z dostępnych opcji zaznacza Zarządzanie kodami POS.
W nowym oknie wprowadza kody SKU odpowiedników produktów (widoczne bezpośrednio w menu) lub dodatków (nie są widoczne bezpośrednio w menu) z menu POSbistro.
3.3 Poprawne odczytanie kodów SKU produktów z pliku XLXS wygenerowanego z POSbistro
Należy upewnić się, że wszystkie produkty w panelu UpMenu mają wprowadzone poprawne kody POS, identyczne jak kody SKU (kolumna B) z wygenerowanego pliku XLSX. Koniecznie wszystkie produkty oraz dodatki ze strony muszą mieć swoje odpowiedniki w menu POSbistro.
Należy zwrócić szczególną uwagę na to, że produkt w UpMenu sprzedawany bezpośrednio z menu musi mieć wprowadzony kod SKU pozycji menu POSbistro, a dodatki w UpMenu (kategoria nie jest widoczna bezpośrednio w menu) muszą mieć wprowadzone kody SKU dodatków z menu POSbistro (istnieje jeden wyjątek opisany w punkcie 9.5). Fakt ten trzeba uwzględnić przy projektowaniu strony UpMenu. Informacja o typie produktu (pozycja menu lub dodatek) znajduje się w kolumnie C wygenerowanego pliku xlsx (pozycja menu lub dodatek). Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z opiekunem konta UpMenu. Dane kontaktowe dostępne pod linkiem: http://www.upmenu.pl/kontakt
Na stronie UpMenu, w koszyku łatwo zauważyć różnicę między pozycją menu a dodatkiem. Dodatek nie występuje osobno tylko jest powiązany z pozycją menu, jego nazwa poprzedzona jest ikoną +, a cena znajduje się w nawiasie i jest doliczana do ceny końcowej pozycji menu, do której jest przypisany.
Ważne: Prawidłowe wprowadzenie wygenerowanych kodów jest najważniejszą czynnością wpływającą bezpośrednio na poprawne funkcjonowanie integracji. Błędy w tym zakresie będą powodowały nieprawidłowe funkcjonowanie integracji i będą komunikowane na tablecie z POSbistro.
3.4 Odczytywanie kodów SKU w Panelu Administracyjnym POSbistro
Restaurator musi koniecznie pamiętać o dodawaniu / edycji kodów SKU pozycji lub dodatku w przypadku każdej zmiany menu na stronie UpMenu. W menu POSbistro po wejściu w edycję pozycji (pomarańczowy ołówek) można sprawdzić kod SKU każdego produktu i wariantu.
Analogicznie kod SKU można sprawdzić w dodatkach. W tym celu należy na lokalizacji wybrać sekcję Dodatki, a następnie edytować dodatek przez wybranie ikony pomarańczowego ołówka.
4. Włączenie integracji z UpMenu w Panelu Administracyjnym POSbistro
4.1 Wybranie menu publicznego do integracji
Konieczne jest również zaznaczenie we właściwym menu opcji Publiczne. W tym celu należy wejść do zakładki Menu, tam kliknąć przycisk z ikoną ołówka, znajdujący się obok nazwy menu, w oknie edycji zaznaczyć opcję Publiczne i zapisać.
4.2 Wprowadzenie klucza API i włączenie integracji w Panelu Administracyjnym POSbistro
Włączenie integracji z UpMenu w Panelu Administracyjnym POSbistro musi być poprzedzone prawidłowym zmapowaniem menu w Panelu UpMenu zgodnie z poprzednimi punktami niniejszej instrukcji. W celu włączenia integracji z systemem zamówień online UpMenu, należy w Panelu Administracyjnym wybrać kolejno na lokalizacji: Ustawienia → Integracje → UpMenu.
W otwartym oknie zaznaczyć pole Włącz, a następnie wkleić Klucz API. Po wprowadzeniu danych należy wybrać Testuj połączenie. Komunikat Połączenie udane informuje o prawidłowym nawiązaniu komunikacji między zintegrowanymi systemami. Klucz API można uzyskać logując się do swojego konta UpMenu na stronie www.upmenu.com/admin lub kontaktując się z opiekunem.
5. Włączenie komunikatów i zamówień w aplikacji POSbistro
5.1 Włączenie komunikatów o zamówieniach online w aplikacji POSbistro
Zanim rozpoczniemy przyjmowanie zamówień ze strony internetowej w tablecie sprzedażowym z systemem POSbistro, należy aktywować odpowiednie opcje.
W tym celu należy wybrać kolejno na terminalu sprzedażowym POSbistro: szara zębatka (opcje) → Ustawienia → Zamówienia online i dostawy → zaznaczyć:
- Wyświetl komunikat zamówień online (DirectBistro, upMenu, Restaumatic, Delivery API) – konieczne do wyświetlania żółtej ikony informującej o nowym zamówienie na ekranie głównym.
- Powtarzaj dźwięk notyfikacji – urządzenie będzie wydawać dźwięk do momentu odebrania komunikatu o nowym zamówieniu online.
Ważne: Należy pamiętać, aby powyższe ustawienia aktywować wyłącznie na jednym tablecie, na którym będą przyjmowane zamówienia online.
5.2 Włączenie wydruków bonów dotyczących zamówień z UpMenu
Zalecane jest włączenie wydruków dotyczących zamówień online oraz koszyków.
Na terminalu sprzedażowym POSbistro wybieramy kolejno: szara zębatka (opcje) → Urządzenia → nazwa drukarki → Szczegóły → Zamówienia online/Dostawy i zaznaczamy:
- Opis zewnętrznego zamówienia (wydruk dla kierowcy – zalecane włączenie) – po zaakceptowaniu koszyka nastąpi wydruk informacji dotyczących adresu (jeśli na dowóz), ceny, nazw i ilości pozycji, czasu realizacji oraz innych przydatnych informacji.
- Automatyczny druk zewnętrznego zamówienia (opcjonalne) – w momencie przesłania koszyka z UpMenu nastąpi wydruk informujący o tym fakcie. Informacje będą wyświetlane w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu UpMenu.
6. Obsługa zamówień online w aplikacji POSbistro
6.1 Akceptacja zamówienia online z UpMenu
Prawidłowe skonfigurowanie wszystkich parametrów spowoduje, że po złożeniu zamówienia przez klienta na stronie internetowej obsługa w lokalu otrzyma następujące komunikaty:
- pojawi się notyfikacja oraz ikona komunikatu zamówień online w postaci dużej, żółtej, okrągłej ikony,
- sygnał dźwiękowy (typ dźwięku zależny od ustawienia dźwięku w systemie Android na tablecie),
- automatyczny wydruk zewnętrznego zamówienia z wybranej drukarki (zawierający m.in.: numer koszyka w POSbistro, datę, godzinę, typ zamówienia, adres dostawy, cenę, zamówione pozycje z nazwami identycznymi jak na stronie internetowej).
Obsługa po wybraniu ikony zamówień online akceptuje lub odrzuca zamówienie. W celu akceptacji należy wybrać zielone pole Akceptuj w lewym, dolnym rogu koszyka.
Pojawi się ekran informujący o czasie realizacji, który wybrał klient.
- REALIZACJA JAK NAJSZYBCIEJ – klient chce otrzymać zamówienie w najkrótszym możliwym czasie, więc wybieramy poniżej odpowiedni czas, w jakim jesteśmy w stanie dostarczyć zamówienie.
- Ustalony czas realizacji – wyświetla się wybrana przez klienta konkretna godzina. Takie zamówienie zatwierdzamy, klikając w ikonę “ptaszka” po prawej stronie.
Ważne: Jeżeli na ekranie pojawi się opcja Czas ustalony przez klienta koniecznie trzeba potwierdzić ten czas realizacji. Nie jest możliwa zmiana wybranego przez klienta czasu realizacji zamówienia w przypadku integracji z UpMenu. W razie konieczności zmianę tą należy wykonać w panelu UpMenu zgdonie z instrukcją.
Po potwierdzeniu czasu wybranego przez klienta lub wybraniu czasu realizacji (jeśli realizacja jak najszybciej) zamówienie zostanie automatycznie wczytane na widoku głównym tabletu sprzedażowego wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi (m.in.: adres klienta, numer telefonu, zamówione pozycje, cena, typ zamówienia, wybrana forma płatności, dane do faktury, koszt opakowania). Od tej chwili obsługa rozlicza transakcje jak w przypadku każdego innego zamówienia (nie ma konieczności wybierania formy płatności i dodawania FV, ponieważ są one domyślnie zaznaczone zgodnie z zamówieniem ze strony internetowej).
Proces akceptacji zamówień online w aplikacji POSbistro przedstawiony został również na poniższym filmie.
6.2 Odrzucanie zamówień online z UpMenu
W celu odrzucenia zamówienia załoga wybiera ikonę i Więcej w prawym, dolnym rogu koszyka,
a następnie Odrzuć.
Aplikacja umożliwia wprowadzenie powodu odrzucenia, czynność zatwierdzamy przyciskiem Zapisz.
Klient otrzyma informację o anulowaniu zamówienia na stronie UpMenu.
Ważne: Odrzucenie zamówienia będzie skutkowało zwróceniem klientowi środków w przypadku, gdy płatność była opłacona z góry (online), jeżeli Restaurator włączył taką opcję w Panelu UpMenu.
6.3 Błędy mapowania pozycji i dodatków w zamówieniu z UpMenu
Brak ikony Zaakceptuj na widoku koszyka do akceptacji informuje o następujących błędach:
- nieprawidłowo wprowadzony kod SKU w panelu UpMenu,
- brak pozycji menu w POSbistro,
- brak dodatków przypisanych do pozycji menu w panelu POSbistro.
Aplikacja POSbistro sygnalizuje błędy w konfiguracji wyświetlając komunikat: Wystąpił błąd podczas tworzenia koszyka. Kliknij czerwoną nazwę przedmiotu, aby powiązać brakujące pozycje. Sprawdź w panelu UpMenu czy pozycje posiadają właściwe kody. W celu łatwego wyszukania pozycji nieprawidłowo skonfigurowanych należy wybrać ikonę i Więcej, dzięki czemu program POSbistro automatycznie wyróżni pozycję z błędnymi kodami SKU lub dodatkami czerwoną czcionką, a po jej zaznaczeniu umożliwi wybranie odpowiednika z menu.
Ważne: W przypadku wystąpienia błędów w mapowaniu należy poprawnie wprowadzić kody SKU w panelu UpMenu zgodnie z punktem 3.2 tej instrukcji oraz przypisać wszystkie dodatki do pozycji w menu POSbistro zgodnie z punktem 9.7.
6.4 Akceptacja zamówień w panelu UpMenu
Ważne: W przypadku włączonej integracji z UpMenu zamówienia należy akceptować wyłącznie w aplikacji POSbistro zgodnie z punktem 6.1 instrukcji. W przeciwnym wypadku jeśli zamówienie zostanie zaakceptowane w aplikacji UpMenu (ma status accepted w API) nie pojawi się w POSbistro. Akceptacja zamówień przez aplikację / panel UpMenu może mieć miejsce tylko w sytuacjach awaryjnych.
7. Weryfikacja zamówień online w Panelu Administracyjnym
Wszystkie zamówienia online widoczne są w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu kolejno na lokalizacji: Realizowane zamówienia → Zamówienia online. Brak rachunku w kolumnie Numer rachunku oznacza, że zamówienie nie zostało zaakceptowane na terminalu sprzedażowym POSbistro. Status Oczekuje oznacza, że zamówienie dotarło na urządzenie w lokalu, ale nie zostało jeszcze zaakceptowane przez personel. Z kolei status Odrzucony oznacza, że zamówienie zostało odrzucone przez personel.
8. Koszt opakowań
Opakowania z systemu UpMenu obsługiwane są w systemie POSbistro na dwa sposoby, które zostały opisane w rozdziałach 8.1 i 8.2. System POSbistro nie otrzymuje z systemu UPMenu konkretnej pozycji z numerem SKU tylko informację jaki jest łączny koszt opakowań.
8.1 Doliczanie kosztu opakowania
Warunkiem niezbędnym do poprawnego wyświetlania kosztów opakowania na rachunku jest dodanie do menu POSbistro pozycji o typie dostawa zgodnie z punktem 2.2 niniejszej instrukcji. Jeżeli ze strony UpMenu zostanie wysłany koszt opakowań na rachunku w POSbistro pojawi się osobna pozycja Koszt opakowań (litera po nazwie oznacza stawkę VAT, która jest dziedziczona z pozycji o typie dostawa).
8.2 Powiązanie kosztu opakowania z pozycjami menu
Jeżeli chcemy aby w aplikacji POSbistro koszt opakowań z UpMenu był doliczany do poszczególnych pozycji menu, niezbędne jest dodanie do nich automatycznej rekomendacji. W takiej sytuacji na rachunku pojawi się osobna pozycja o typie opakowanie z właściwą nazwą np. Pudełko pizza XL. Opcja ta umożliwia poprawne rozchodowanie opakowań z magazynu.
W pierwszym kroku w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) należy dodać do menu pozycje o typie opakowanie z właściwymi cenami i nazwami np. Pudełko pizza XL.
Następnie wybrać kolejno na lokalizacji: Menu → edytować pozycję (pomarańczowy ołówek), do której ma być doliczane automatycznie opakowanie → wybrać sekcję Pozycje łączone → wybrać pozycje łączone czyli odpowiednie opakowanie z menu np. Pudełko pizza XL → wybrać właściwą opcję dla sekcji: Do Wariantu, Typ zamówienia → potwierdzić + → Zapisz. Program umożliwia dodanie kilku przedmiotów rekomendowanych do pozycji oraz wariantu.
Ważne: Jeżeli cena opakowania do pozycji menu w systemie POSbistro będzie wyższa niż w UpMenu to taki koszt zostanie doliczony do rachunku – cena w POSbistro będzie wyższa niż na stronie UpMenu. Dlatego w tym wypadku niezwykle istotne jest aby koszt opakowań dodanych do pozycji w POSbistro jako pozycja łączona był identyczny jak na stronie UpMenu aby uniknąć różnic w cenach między systemami. Z kolei w sytuacji gdy łączny koszt opakowań z UpMenu jest niższy niż w POSbistro różnica będzie dodana jako osobna pozycja Koszt opakowań (litera po nazwie oznacza stawkę VAT, która jest dziedziczona z pozycji o typie dostawa) zgodnie z punktem 8.1. Warunkiem niezbędnym do poprawnego działania tej opcji jest dodanie do menu POSbistro pozycji o typie dostawa zgodnie z punktem 2.2 niniejszej instrukcji.
9. Informacje dodatkowe
9.1 Różnice w cenach między systemami
W sytuacji, gdy na stronie internetowej zamówień UpMenu cena produktu jest inna niż w menu POSbistro, aplikacja automatycznie wprowadzi odpowiednie zmiany, aby dopasować wartość do kwoty widocznej dla klienta. Cena pozycji z UpMenu jest nadrzędna.
Ważne: W przypadku innych naliczeń do menu POSbistro musi zostać dodany przedmiot o typie dostawa zgodnie z punktem 2.2 niniejszej instrukcji oraz poprawnie skonfigurowane opakowanie zgodnie z punktem 8. W przeciwnym razie do zamówienia nie będą doliczone takie koszty jak: Dostawa, Napiwek, Opłata manipulacyjna, Koszt opakowań i inne opłaty dodatkowe. Na rachunku będą tylko zamówione, poprawnie zmapowane produkty.
9.2 Uwagi do zamówienia
Notatka do zamówienia dodana na stronie zamówień online w polu o domyślnej nazwie: Dodaj komentarz do zamówienia (comment), zostanie wprowadzona przez system POSbistro jako notatka na: automatycznym wydruku zewnętrznego zamówienia, tablecie sprzedażowym (przed i po zaakceptowaniu zamówienia), wydruku bonowym dla kuchni, module kuchnia oraz wydruku dla kierowcy.
9.3 Napiwek
Napiwek z systemu UpMenu jest dodawany do zamówienia w POSbistro jako osobna pozycja (litera po nazwie oznacza stawkę VAT, która jest dziedziczona z pozycji o typie dostawa). Warunkiem niezbędnym do poprawnego działania tej opcji jest dodanie do menu POSbistro pozycji o typie dostawa zgodnie z punktem 2.2 niniejszej instrukcji.
9.4 Zniżki i rabaty
W przypadku stosowania rabatów do zamówień na stronie internetowej UpMenu (np. całe zamówienie 10% taniej) system POSbistro dopasuje cenę końcową do tej, która jest finalnie widoczna dla klienta. Dzieje się tak poprzez utworzenie automatycznej zniżki. Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku, gdy rabat doliczany jest do ceny końcowej na stronie, a ceny poszczególnych pozycji pozostają bez zmian, to rabat w systemie POSbistro zostanie podzielony proporcjonalnie na wszystkie pozycje menu. Czynność ta jest niezbędna do prawidłowej fiskalizacji rachunków.
Ważne: Dodanie nowej pozycji na terminalu sprzedażowym POSbistro do zamówienia online przyjętego z UpMenu, które zawiera rabat nie powoduje zwiększenia łącznej kwoty tego rabatu, mimo, że zostanie ona podzielona proporcjonalnie na wszystkie pozycje na rachunku (łącznie z nowo dodaną). Wartość rabatu do całego zamówienia z UpMenu jest nadrzędna.
9.5 Podpowiedź sprzedażowa w UpMenu
Włączenie opcji Podpowiedź sprzedażowa w dowolnym dodatku w panelu UpMenu powoduje, że jest on wysyłany do POSbistro jako pozycja menu. W takiej sytuacji dodatek taki w panelu upMenu musi mieć niestandardowo wprowadzony kod SKU pozycji menu z systemu POSbistro. Jeśli takie dodatki są używane na stronie zamówień do innych pozycji (bez włączonej opcji “Podpowiedź sprzedażowa“) niezbędne będzie utworzenie w panelu UpMenu dwóch takich samych grup dodatków, gdzie w jednej dodatki będą miały standardowo kody SKU dodatków z POSbistro (wyłączona opcja “Podpowiedź sprzedażowa”), a w drugiej dodatki niestandardowo będą miały kody SKU pozycji menu z POSbistro (włączona opcja “Podpowiedź sprzedażowa”).
9.6 Zestawy
Integracja z systemem zamówień online UpMenu nie obejmuje pozycji dodanych w POSbistro jako Zestaw jako jedna pozycja oraz Zestaw jako osobne pozycje.
Te specyficzne rodzaje produktów w POSbistro umożliwiają łączenie pozycji z menu.
Zestaw jest zbiorem co najmniej dwóch dań, prezentowanych i/lub drukowanych w kuchni jako całość. Każdy element zestawu (produkt) może mieć inną stawkę VAT, cenę inną niż w menu a także różne miejsce docelowe. Zestaw jako osobne pozycje (na drukarce fiskalnej drukowane są osobne pozycje menu z stawkami VAT niezależnie dla każdego produktu z zestawu) oraz Zestaw jako jedna pozycja (na drukarce fiskalnej drukowana jest nazwa zestawu i stawka VAT zestawu) nie mają kodów SKU ponieważ mają je pozycji menu (produkty), które tworzą zestaw. Z kolei na stronie zamówień UpMenu zestaw tworzony jest jako produkt, do którego wybierane są dodatki a dodatki / modyfikatory w POSbistro z założenia nie są oddzielną pozycją tylko elementem składowym produktu. Dodatki nie mają miejsca docelowego czy niezależnej stawki VAT gdyż, zawsze dziedziczą je od produktu, do którego są dodane.
Na potrzeby integracji zestawów z systemu zamówień online UpMenu należy w menu POSbistro dodać przedmiot z recepturą a elementy tego zestawu utworzyć jako dodatki. Jeżeli na stronie do zamówień online UpMenu mamy zestaw, w którym poszczególne dodatki (elementy zestawu) mają różnie stawki VAT można rozważyć dodanie ich jako osobne produkty lub w grupie dodatków do produktu włączyć opcję Podpowiedź sprzedażowa (opisane w punkcie 9.5). Pozycje takie będą wysyłane do POSbistro jak niezależne produkty co w efekcie utrudnia ich połączenie w zestaw przez personel gdyż nie będą powiązane tak jak na stronie ale za to mogą być drukowane z różnymi stawkami VAT na paragonie i mogą mieć różne miejsca docelowe.
Zestawy, w których poszczególne elementy posiadają różne stawki VAT drukowane na paragonie, są obsługiwane wyłącznie przez system zamówień online DirectBistro lub przez integratora Restimo.
9.7 Konfiguracja dodatków
Warunkiem koniecznym do prawidłowej integracji jest przypisanie dodatków do pozycji oraz wariantów pozycji w menu POSbistro identycznie jak na stronie zamówień online (w POSbistro liczba przypisanych dodatków może być większa niż na stronie, nigdy mniejsza). W celu efektywniejszego ich dodawania zalecamy połączenie podobnych typów w grupy dodatków, najlepiej na wzór strony internetowej.
Edycja grup dodatków możliwa jest przez wybranie w Panelu Administracyjnym kolejno: Dodatki → Grupy dodatków → +Nowa grupa dodatków. Następnie należy nadać jej nazwę i przypisać wcześniej utworzone dodatki do grupy poprzez wpisanie pierwszych liter w polu Składowe. Program automatycznie podpowie istniejące pozycje, które można dodać poprzez kliknięcie w nazwę.
Przypisanie dodatków do pozycji menu POSbistro jest możliwe po kliknięciu w Panelu Administracyjnym w jej nazwę i wybraniu z menu bocznego sekcji Dodatki. W kolejnym kroku należy wpisać w puste pole obok słowa Dodatki pierwsze znaki nazwy grupy lub dodatku, dzięki temu system automatycznie wyświetli utworzone wcześniej pozycje. Kliknięcie w nazwę wyświetlonej podpowiedzi spowoduje przypisanie wybranego dodatku lub grupy dodatków.
Ważne: Należy pamiętać, że niezbędne jest przypisanie odpowiednich dodatków lub grup dodatków do każdego wariantu pozycji menu w POSbistro, analogicznie jak na stronie zamówień UpMenu.
W nawiasie po prawej stronie nazwy grupy dodatków znajduje się liczba informująca o liczbie dodatków w tej grupie. Umożliwia ona łatwe porównanie ilości między zintegrowanymi systemami, pomagając uniknąć błędów.
Jeśli na stronie zamówień online produkty posiadają dodatki zawarte (domyślne) konieczne będzie zaznaczenie ich odpowiedników w systemie POSbistro. W tym celu wybieramy edycję danego przedmiotu, później sekcję Dodatki, następnie klikamy w żółtą strzałkę skierowaną w prawo.
W nowym oknie zaznaczamy odpowiednie dodatki w kolumnie Zawarty.
9.8 Zamówienie do stolików przez UpMenu
W przypadku gdy restauracja korzysta z opcji zamawiania do stolików w integracji z UpMenu numery stolików w Panelu Administracyjnym POSbistro muszą być niepowtarzalne niezależnie od pomieszczeń. Oznacza to, że nie mogą się powtarzać w żadnym z pomieszczeń.
9.9 Pole Firma na stronie UpMenu
Nazwa firmy – pole Firma wprowadzona w danych klienta po wybraniu typu zamówienia Dostawa na stronie UpMenu pojawią się w notatce do zamówienia w aplikacji POSbistro.
9.10 Wystawianie faktur
W celu wystawienia faktury VAT w przypadku integracji niezbędne jest zaznaczenie opcji Faktura
na stronie UpMenu i uzupełnienie wszystkich danych firmy.
9.11 Opłata manipulacyjna z UpMenu
Opłata manipulacyjna z systemu UpMenu jest dodawana do zamówienia w POSbistro jako osobna pozycja (litera po nazwie oznacza stawkę VAT, która jest dziedziczona z pozycji o typie dostawa). Warunkiem niezbędnym do poprawnego działania tej opcji jest dodanie do menu POSbistro pozycji o typie dostawa zgodnie z punktem 2.2 niniejszej instrukcji.
9.12 Rezerwacje z UpMenu
Rezerwacje z UpMenu będą pojawiały się w aplikacji POSbistro pod warunkiem, że w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) zostanie aktywowany moduł Rezerwacje oraz w aplikacji POSbistro zostanie włączona opcja Wyświetl komunikat o zamówieniach online. Nadejście rezerwacji będzie komunikowane błękitną ikoną i sygnałem dźwiękowym. Po jej wybraniu zostanie wyświetlona możliwość akceptacji lub odrzucenia. Więcej informacji na temat obsługi rezerwacji znajduje się w oddzielnym poradniku.
9.13 Opłaty dodatkowe
W przypadku gdy ze strony UpMenu przyjdą dodatkowe koszty, które nie są uwzględnione w takich pozycjach jak: Opakowanie, Napiwek, Opłata manipulacyjna lub menu POSbistro nie jest skonfigurowane zgodnie z niniejszą instrukcją wtedy taki koszt dodawany jest do zamówienia w POSbistro jako osobna pozycja o nazwie Opłaty dodatkowe (litera po nazwie oznacza stawkę VAT, która jest dziedziczona z pozycji o typie dostawa). Warunkiem niezbędnym do poprawnego działania tej opcji jest dodanie do menu POSbistro pozycji o typie dostawa zgodnie z punktem 2.2 niniejszej instrukcji.
9.14 Komentarz do produktu
Notatka do pozycji menu dodana na stronie zamówień online w polu o domyślnej nazwie: Dodatkowe uwagi (comment), zostanie wprowadzona przez system POSbistro jako notatka do pozycji menu na: automatycznym wydruku zewnętrznego zamówienia, tablecie sprzedażowym (przed i po zaakceptowaniu zamówienia), wydruku bonowym dla kuchni, module kuchnia oraz wydruku dla kierowcy.
9.15 Pola dodatkowe
Dodatkowe pola do formularza zamówienia (customField) o domyślnej nazwie: Pole dodatkowe / Dodatkowe uwagi nie są obsługiwane w obecnej wersji integracji z UpMenu. Jeżeli chcesz zgłosić zapotrzebowanie na dodatkowe funkcjonalności uzupełnij proszę formularz sugestii dostępny po kliknięciu w LINK.
9.16 Podgląd koszyka online przed akceptacją
W szczegółach koszyka online w aplikacji POSbistro, przed finalnym zatwierdzeniem zamówienia, wyświetlane są wszystkie pozycje, obejmujące nazwy produktów oraz przypisane notatki, w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu zamówień online. Po przeprowadzeniu procesu parsowania, realizowanego zgodnie z dokumentacją techniczną API, pozycje zostaną zaprezentowane zgodnie z docelową strukturą systemu POSbistro.
10. Dodatkowe informacje
10.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia. Producent informuje, iż istnieją funkcjonalności zarówno w systemie zamówień UpMenu, jak również w programie POSbistro, które nie są objęte integracją. Zakres opcji objętych integracją jest stale poszerzany przez obie firmy. Szczegółowe informacje można uzyskać kontaktując się ze wsparciem. Brak zastosowanie się do niniejszej instrukcji może powodować, iż kwoty zamówień online mogą być rozbieżne lub koszyki z UpMenu w ogóle nie pojawią się w aplikacji POSbistro.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
Dane kontaktowe UpMenu dostępne są pod linkiem: www.upmenu.pl/kontakt.
10.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com