1. Wstęp
Moduł Kaucje pozwala na sprawne rozliczanie opakowań zwrotnych w systemie POSbistro.
- Umożliwia automatyczne doliczanie kaucji do wybranych produktów z menu.
- Obsługuje zwroty wcześniej wydanych pozycji typu kaucja.
- Zapewnia przejrzyste raporty w Panelu Administracyjnym oraz czytelne ujęcie kaucji w raporcie kasowym.
Dzięki temu zarządzanie opakowaniami zwrotnymi i magazynem staje się szybkie i intuicyjne.
2. Włączenie modułu, dodanie oraz ustawienia kaucji w menu
2.1 Włączenie modułu Kaucje w Panelu Administracyjnym
Aby uruchomić moduł Kaucje, należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) wejść do Lokalizacji → następnie do zakładki Ustawienia → później do sekcji Dostępne moduły i zaznaczyć w niej moduł Kaucje, po czym zapisać zmiany.
2.2 Dodanie pozycji o typie kaucja w menu
Po uruchomieniu modułu pojawi się możliwość dodawania do menu przedmiotów o typie kaucja. W tym celu należy w Panelu Administracyjnym wejść do zakładki Menu. Po kliknięciu przycisku „+„, służącego do tworzenia nowej pozycji menu, należy wybrać z listy opcję “Kaucja”. Następnie w oknie tworzenia pozycji kaucji należy podać nazwę i cenę. Można ewentualnie skonfigurować inne opcje według potrzeb.
Pozycja o typie kaucja nie jest finalizowana natomiast zazwyczaj wybierana jest stawka VAT jest taka sama, jak stawka VAT właściwa dla napoju sprzedanego w tym opakowaniu. Kaucja za opakowania zwrotne wykazywana w części niefiskalnej paragonu fiskalnego.
2.3 Automatyczne dodawanie opakowania zwrotnego / kaucji do pozycji menu
Automatyczne dodawanie kaucji do zamówienia
- Utwórz w systemie pozycję typu kaucja.
- Przejdź do edycji pozycji menu, której zamówienie ma powodować automatyczne dodanie kaucji.
- W oknie edycji wybierz zakładkę Pozycje łączone.
- W polu wyszukiwania odszukaj wcześniej utworzony przedmiot typu kaucja i kliknij w niego – pojawi się on niżej na liście.
- Wskaż, do którego wariantu pozycji ma być przypisana kaucja. Możesz dodać kaucję kilkukrotnie – osobno dla każdego wariantu.
- Kliknij pomarańczowy przycisk „+” i zapisz zmiany.
- (Opcjonalnie) Włączenie opcji Zawarty w cenie spowoduje, że cena pozycji łączonej (kaucji) zostanie wliczona w cenę głównej pozycji menu.
3. Obsługa kaucji na tablecie sprzedażowym
3.1 Ogólne informacje związane z obsługą kaucji
W aplikacji POSbistro możesz obsługiwać kaucje na dwa sposoby:
- Dodawanie kaucji do zamówienia
- Automatycznie – poprzez skonfigurowane wcześniej pozycje łączone (np. przy zakupie konkretnego produktu kaucja zostanie dodana sama).
- Ręcznie – tak jak każdą inną pozycję, wybierając ją z menu podczas tworzenia zamówienia.
- Zwrot kaucji
- Podczas obsługi klienta możesz użyć opcji „Zwrot kaucji”, aby rozliczyć zwrócone opakowanie lub inny przedmiot objęty kaucją.
3.2 Przyjmowanie opakowania zwrotnego / kaucji
- Na ekranie zamówienia wybierz przycisk z ikoną kostki i strzałek (obok przycisku zmiany ilości).
- Wybierz:
- odpowiedni rodzaj i ilość kaucji,
- metodę płatności, którą dokonujesz zwrotu.
- Potwierdź operację przyciskiem Zwróć.
- System utworzy dokument zwrotu (niefiskalny).
3.3 Naliczenie kaucji do opakowania w aplikacji POSbistro
Kaucja do opakowania zwrotnego może być dodawany automatycznie do właściwych pozycji menu pod warunkiem, że skonfigurujemy takie pozycje zgodnie z rozdziałem 2.3 niniejszej instrukcji.
W przypadku gdy manualnie chcemy doliczyć do rachunku kaucje za opakowanie zwrotne wybieramy standardowo tę pozycję z menu. Należy pamiętać, że pozycja menu o typie kaucja nie jest fiskalizowana jest widoczna na dodatkowym wydruku niefiskalnym.
Ważne: Kaucje podczas sprzedaży są zamykane niefiskalną metodą płatności – poniżej paragonu fiskalnego jest drukowane pokwitowanie dotyczące sprzedaży lub zwrotu. Kwota kaucji nie jest uwzględniona w raporcie dobowym z drukarki.
4. Raporty dotyczące kaucji
4.1 Raporty kaucji w aplikacji POSbistro
Informacje o przyjętych i zwróconych kaucjach dostępne są w raportach kasowych/kasjerów/zmiany w aplikacji POSbistro na tablecie.
4.2 Raporty kaucji w Panelu Administracyjnym
W Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) po wybraniu kolejno: Raporty → Sprzedaż → Raport kaucji dostępny jest odpowiedni raport (aby zobaczyć pełną listę raportów należy kliknąć przycisk „Więcej” znajdujący się po prawej stronie okna).
4.3 Zasady opodatkowania kaucji VAT
Sama kaucja nie jest fiskalizowana i kaucja nie będzie wliczana do podstawy opodatkowania VAT. Opodatkowaniu VAT podlega wyłącznie różnica pomiędzy:
- wartością kaucji od opakowań wprowadzonych na rynek, a
- wartością kaucji od opakowań (lub odpadów opakowaniowych) zwróconych do podmiotu reprezentującego w danym roku.
Rozliczenia dokonuje się na ostatni dzień roku podatkowego. Oznacza to, że VAT należy zapłacić jedynie od kaucji przypadającej na opakowania, które nie zostały zwrócone.
W przypadku takich kaucji (które nie zostały zwrócone), restauracja zazwyczaj dodaje do menu pozycję o typie przedmiot z recepturą, z przypisanym właściwym VAT oraz nazwą zgodną z zaleceniem biura rachunkowego, aby poprawnie zafiskalizować tę pozycję na kasie fiskalnej. Do wyliczenia różnicy można użyć raportu opisanego w rozdziale 4.2.
Ważne: Kaucje należy rozliczać zgodnie z wytycznymi Państwa biura rachunkowego.
5. Dodatkowe informacje
5.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
5.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com
5.3 Przepisy podatkowe i stawki VAT
Wszelkie kwestie oraz wątpliwości dotyczące konfiguracji właściwych stawek VAT, jak również sposobu rozliczania kaucji z odpowiednimi urzędami, należy każdorazowo konsultować z Państwa biurem rachunkowym. Producent oprogramowania, firma POSbistro sp. z o.o., nie świadczy usług w zakresie doradztwa księgowego ani podatkowego.
5.4 Kaucja a stawka VAT w Systemie Kaucyjnym (od 1 października 2025 r.)
1. W trakcie bieżącego obrotu (pobranie i zwrot):
- Brak VAT: Kaucja nie podlega opodatkowaniu VAT (jest neutralna podatkowo) w momencie jej pobierania od klienta i w momencie jej zwrotu.
- Neutralność: Oznacza to, że kaucja doliczona do ceny napoju nie zwiększa podstawy opodatkowania VAT. VAT naliczany jest tylko od wartości samego napoju.
2. W przypadku niezwrócenia opakowania:
- Obowiązek VAT: Jeśli opakowanie nie zostanie zwrócone (kaucja zostanie zatrzymana), wówczas ta kaucja jest traktowana jako część wynagrodzenia za sprzedany napój i podlega opodatkowaniu VAT.
- Stawka VAT: Zastosowana stawka VAT jest taka sama, jak stawka VAT właściwa dla napoju sprzedanego w tym opakowaniu:
- Np. jeśli napój ma stawkę 5% VAT (jak soki), niezwrócona kaucja będzie rozliczona według stawki 5%.
- Jeśli napój ma stawkę 23% VAT (jak większość napojów gazowanych), niezwrócona kaucja będzie rozliczona według stawki 23%.
- Rozliczenie: Obowiązek rozliczenia VAT od niezwróconych kaucji spoczywa na wprowadzającym produkty w opakowaniach na napoje (zazwyczaj producent lub importer) i jest dokonywany raz w roku. W praktyce stawka VAT na niezwrócone kaucje jest odprowadzana przez tzw. operatora systemu kaucyjnego
Ważne: Powyższe zasady dotyczą kaucji objętej systemem kaucyjnym za określone opakowania na napoje (PET, puszki, szklane butelki wielokrotnego użytku). W przypadku kaucji za inne opakowania (np. palety, skrzynki piwne poza systemem) obowiązują standardowe zasady rozliczania VAT dla opakowań zwrotnych.