Różnice w raportach

1. Wstęp i definicje

1.1 Fiskalny raport dobowy

Fiskalny raport dobowy (RFD) to najważniejszy raport fiskalny, jaki użytkownik / podatnik zobowiązany jest wykonać po zakończeniu sprzedaży każdego dnia, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów. W przypadku, gdy w danym dniu nie było sprzedaży, nie ma obowiązku wykonywania raportu dobowego. Każdy raport dobowy jest raportem zerującym, a więc takim, który umożliwia jednokrotny odczyt danych z urządzenia, a po jego wydrukowaniu licznik kasy zostaje wyzerowany. Raportu dobowego nie da się wykonać powtórnie co obliguje użytkownika do szczególnie ostrożnego obchodzenia się z wydrukami, których, w przypadku zagubienia czy zniszczenia, nie można ponownie otworzyć. Raport dobowy zawiera m.in. informację za jaki okres został sporządzony oraz ilość i sumę paragonów oraz faktur zafiskalizowanych w tym przedziale czasu.

1.2 Fiskalny raport miesięczny

Fiskalny raport miesięczny jest niezbędny dla kontroli poprawności operacji dokonywanych przez podatnika w obrębie miesiąca. Raport miesięczny może być wykonany tylko za zamknięty miesiąc (wykonanie jest możliwe po zakończeniu miesiąca, którego ma dotyczyć). Aby raport mógł zostać wykonany muszą istnieć zapisane Raporty Fiskalne Dobowe w podanym miesiącu. Raport ten jest bezwzględnie wymagany przez Urząd Skarbowy, a użytkownik drukarki fiskalnej musi cyklicznie go sporządzać i starannie przechowywać na wypadek ewentualnej kontroli. Raport miesięczny należy stworzyć po zakończeniu miesiąca sprzedażowego (nie w trakcie jego trwania), najpóźniej do 25. dnia następnego miesiąca. Raport miesięczny zawiera podsumowanie raportów dobowych zamkniętych w określonym miesiącu.

1.3 Raport kasowy niefiskalny 

Raport kasowy niefiskalny zawiera wszystkie transakcje fiskalne i niefiskalne wykonane w aplikacji POSbistro. Raport kasowy sporządza się po to, aby dokumentować operacje kasowe, a więc aktualny stan kasy (gotówka, karta płatnicza, płatności online itp). Dokument ten stanowi źródło informacji dla przedsiębiorcy oraz załogi. Osobą, która zajmuje się sporządzeniem raportu kasowego jest zazwyczaj kasjer. Osoba taka powinna mieć choćby podstawowe pojęcie o gospodarce kasowej oraz powinna być przeszkolona w tym obszarze. Pozwoli to uniknąć błędów oraz rozbieżności takich jak np. niedobór kasowy czy nadwyżka kasowa. Raport kasowy umożliwia kontrolę stanu kasy oraz rozliczenie się załogi. Niezbędne jest jego zamykanie na koniec każdego dnia pracy. Więcej informacji po kliknięciu w LINK.

1.4 Porównanie raportów fiskalnych i niefiskalnych

Na koniec każdego dnia pracy należy zestawić wartości z raportu fiskalnego dobowego (RFD) z raportem kasowym (niefiskalnym). Pole ŁĄCZNA SPRZEDAŻ BRUTTO z raportu fiskalnego dobowego musi się zgadzać z wartością z pola UTARG w raporcie kasowym. Jeżeli wszystkie rachunki są zafiskalizowane to również ilość w polu PARAGONY na raporcie dobowym musi się zgadzać z ilością w polu Liczba rachunków na raporcie kasowym. Dodatkowo należy zweryfikować ilość i wartość transakcji kartą płatniczą z raportu kasowego (niefiskalnego) z raportem zamknięcia dnia z terminali płatniczych.

1.5 Schodek podatkowy oraz znaki nieobsługiwane przez drukarkę fiskalną

Drukarki fiskalne kontrolują tzw. „schodek podatkowy” – mają za zadanie zablokowanie sprzedaży towarów, którym obniżono stawkę VAT a potem następuje próba jej podniesienia. Zostanie zablokowana sprzedaż takiego towaru z podniesioną stawką VAT.

Przykład: Sprzedaż towaru o nazwie Awokado ze stawką 8% – poprawna fiskalizacja, zmiana VAT i sprzedaż towaru Awokado ze stawką 0% – poprawna fiskalizacja. Ponowna zmiana VAT i próba sprzedaży towaru Awokado ze stawką 5% – sprzedaż zablokowana przez drukarkę fiskalną – zwykle na rachunku pojawia się komunikat TRANSAKCJA ANULOWANA. Historia sprzedaży wszystkich towarów jest zapisana w pamięci chronionej przez drukarkę od chwili fiskalizacji niezależnie od systemu POS, więc „schodek podatkowy” może wystąpić na towarach, które omyłkowo zostały kiedykolwiek sprzedane z niewłaściwą stawką VAT. Jeśli podczas sprzedaży towarów po zmianie stawek VAT na nowe wystąpi na drukarce komunikat TRANSAKCJA ANULOWANA, oznacza to, że na danym towarze drukarka fiskalna wykryła opisany wyżej „schodek podatkowy” lub znak nieobsługiwany przez to urządzenie. Należy dokładnie sprawdzić przypisanie towaru do stawki VAT i w razie konieczności zmodyfikować nazwę tego towaru, aby nie pokrywała się z nazwą towaru zablokowanego np. dopisanie kropki na końcu lub początku nazwy towaru.

2. Przyczyny i rodzaje różnic między raportem dobowym oraz kasowym

2.1 Ogólne informacje

Najczęstsze przyczyny różnic między raportami fiskalnymi dobowymi (RFD) i raportami kasowymi (niefiskalnymi):

• niestabilne połączenie sieciowe w lokalu – zalecenie dostępne po kliknięciu w LINK,
• wyłączenie Wi-Fi lub bluetooth w urządzeniu,
• wyłączenie drukarki, wyłączenie w niej modułu komunikacji bluetooth lub WiFi, odpięcie kabla ethernet, brak papieru,
• zakończenie lub rozpoczęcie fiskalnego raportu dobowego w innym czasie niż raport kasowy,
• awaria drukarki fiskalnej,
• ponowny wydruk paragonu fiskalnego z Historii zamówień w aplikacji POSbistro,
• brak internetu w urządzeniu (niewysłane obiekty na serwer) i użycie przycisku Wyloguj,
• schodek podatkowy lub nazwy towarów nieobsługiwane przez drukarkę fiskalną,
• przeinstalowanie aplikacji z niewysłanymi obiektami.

2.2  Raport fiskalny dobowy ma kwotę sprzedaży niższą niż raport kasowy

Jeżeli raport fiskalny dobowy (RFD) ma kwotę sprzedaży niższą niż raport kasowy najczęściej oznacza to, iż wybrane rachunki nie zostały zafiskalizowane (wydrukowane) na drukarce fiskalnej.

Najczęstszą przyczyną jest problem z połączeniem sieciowym lub bluetooth między drukarką a tabletem. Taką sytuację będzie również powodowało wyłączenie drukarki fiskalnej w sekcji Urządzenia w aplikacji POSbistro. Innymi przyczynami braku wydruku paragonu fiskalnego może być również schodek podatkowy (zmiana stawek VAT pozycji a pozostawienia nazw bez zmian) oraz znaki nieobsługiwane przez drukarkę fiskalną wtedy drukarka anuluje fiskalizację rachunku i wyświetla informację TRANSAKCJA ANULOWANA.

2.2.1 Brak komunikacji między aplikacją POSbistro i drukarką fiskalną 

Po 5 nieudanych próbach wydruku pojawia się nowe okno, gdzie kasjer wybiera odpowiednią opcję:

1. Nie zostały wydrukowane – należy wybrać, jeżeli paragon nie został wydrukowany lub na końcu paragonu pojawił się komunikat TRANSAKCJA ANULOWANA,
2. Tak, zostały wydrukowane – należy zaznaczyć tylko, jeżeli paragon został prawidłowo wydrukowany, jednak drukarka nie wysłała tej informacji do aplikacji POSbistro,
3. Ponów próbę – należy zaznaczyć, gdy paragon nie został wydrukowany, ale problem został rozwiązany np. wymiana rolki papieru, połączenie z właściwą siecią WiFi lub LAN, restart drukarki.

Zalecamy włączenie uprawnienia 2.4.3 Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku tylko dla wybranych ról. Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku oznacza możliwość kliknięcia w opcję Tak, zostały wydrukowane nawet w sytuacji, gdy drukarka nie wydrukowała (niezafiskalizowała) paragonu. Stan takiego rachunku w Historii zamówień będzie ustawiony jako Fiskalny.

2.2.2 Wyłączenie drukarki fiskalnej w sekcji urządzenia aplikacji POSbistro

Jeżeli osoba uprawniona omyłkowo lub celowo wyłączyła drukarkę w zakładce Urządzenia, wtedy nie ma komunikatów o próbach wydruku. (1) włączona, (2) wyłączona.

Zalecamy ograniczenie uprawnienia 2.3.2 Zakładka urządzenia tylko dla wybranych ról, co zabezpieczy przed omyłkowym wyłączeniem drukarki w sekcji Urządzenia.

Instrukcja wydruku paragonu z Historii zamówień w punkcie 5 niniejszego poradnika.

2.2.3 Schodek podatkowy i znaki nieobsługiwane przez drukarkę fiskalną

Jeżeli na paragonie lub fakturze z drukarki fiskalnej pojawi się komunikat: TRANSAKCJA ANULOWANA oznacza to, iż drukarka odrzuciła fiskalizację rachunku. Najczęściej przyczyną jest braku wydruku schodek podatkowy czyli zmiana stawek VAT w pozycji a pozostawienia jej nazwy bez zmian lub znaki nieobsługiwane przez drukarkę fiskalną. Drukarka fiskalna drukuje kolejno pozycje z rachunkui zatrzymuje wydruk na problematycznej pozycji. Podobny efekt może spowodować utrata połączenia sieciowego drukarki fiskalnej w czasie wydruku paragonu lub faktury. Paragon lub faktura z komunikatem TRANSAKCJA ANULOWANA nie jest fiskalny więc transakcja nie będzie wliczona do fiskalnego raportu dobowego.

Przykład:

Na rachunku mamy 3 pozycje: Ananas, Awokado, Banan. Drukarka wydrukowała dwie pierwsze pozycje czyli Ananas, Awokado a zamiast trzeciej drukuje TRANSAKCJA ANULOWANA wskazuje to, że problem występuje ze stawką VAT lub nazwą w trzeciej pozycji czyli Banan.

2.3 Raport fiskalny dobowy ma kwotę sprzedaży wyższą niż raport kasowy

Jeżeli kwota oraz ilości paragonów w fiskalnym raporcie dobowym (RFD) są wyższe oznacza to najczęściej, że doszło do ponownego wydruku fiskalnego tego samego rachunku z historii zamówień. Innymi przyczyny to: raport fiskalny został zamknięty lub otwarty w innym czasie niż kasowy, wylogowanie aplikacji POSbistro z niewysłanymi obiektami. Zawsze należy sprawdzać okres czasu za jaki obejmuje w raport fiskalny dobowy i raport kasowy. Daty znajdują się w górnej części raportów.

2.3.1 Ponowny wydruk paragonu fiskalnego z Historii zamówień

Jeżeli raport fiskalny dobowy zawiera wyższe kwoty niż raport kasowy najczęściej oznacza to, iż doszło do ponownego wydruku paragonu z Historii zamówień. 

Przykład: 

W systemie POSbistro (raport kasowy, Sprzedaż  → Przeglądaj  → Rachunki) jest 20 rachunków na łączną kwotę 1000 zł, natomiast w raporcie z drukarki fiskalnej jest 21 rachunków na łączną kwotę 1050 zł. To oznacza, że jeden paragon na kwotę 50 zł został ponownie wydrukowany. Należy również pamiętać, że ponowny wydruk paragonu z Historii zamówień powoduje kolejną fiskalizację rachunku na drukarce, tym samym sztuczne zawyżenie raportu dobowego. Dodatkowo, jeśli paragon z innego dnia zostanie ponownie wydrukowany to w raportach w systemie POSbistro nadal jest wliczany do dnia, w którym został pierwszy raz opłacony (nie zmienia raportów w POSbistro), natomiast na drukarce zostaje ponownie zafiskalizowany w dniu ponownego wydruku, powodując sztuczne zawyżenie raportu dobowego. Zalecamy ograniczenie dostępu do uprawnień 2.4.1 Ponowny wydruk fiskalny oraz 2.4.2 Zmiana stanu wydruku rachunku w historii tylko dla wybranych ról. 

2.3.2 Niewysłane obiekty i wylogowanie aplikacji

Jeżeli w aplikacji POSbistro znajdowały się niewysłane obiekty (np. z powodu braku internetu) i nastąpiło wylogowanie lub odinstalowanie aplikacji POSbistro, to rachunki zapisane na urządzenie, które nie zostały wysłane na serwer są usuwane bezpowrotnie. Jeżeli rachunki zostały wydrukowane przez drukarkę fiskalną to zapisaują się w pamięci chronionej drukarki, dzięki czemu raport dobowy będzie zawierał wszystkie zafiskalizowane rachunki, nawet jeśli zostały wykasowane z terminala sprzedażowego POSbistro zanim zostały wysłane do chmury. Zalecamy włączenie uprawnienia 2.1.2 Wylogowanie  z niezsynchronizowanymi obiektami tylko dla wybranych ról, co zabezpieczy przed taką sytuacją.

3. Weryfikacja różnic między raportami 

3.1 Ogólne informacje

W celu weryfikacji różnic w raportach zazwyczaj wystarczy porównać wszystkie fiskalne raporty dobowe za każdy dzień w miesiącu (w którym zaobserwowano różnice) z danymi dostępnymi z poziomu Panelu Administracyjnego (panel.posbistro.com) w POSbistro po wybraniu na lokalizacji sekcji: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki – opisane w rozdziale 3.2. W niektórych przypadkach niezbędne będzie wydrukowanie kopii paragonów z pamięci chronionej drukarki zgodnie z opisem w rozdziale 3.7 poradnika lub wykonanie pozostałych czynności opisanych w punkcie 3 niniejszej instrukcji.

Raport fiskalny dobowy jest zapisany w pamięci chronionej drukarki fiskalnej i zawiera wszystkie transakcje zafiskalizowane przez daną drukarkę w dobie raportowej a systemy sprzedażowe POS nie mają do niego bezpośredniego dostępu dlatego do każdej weryfikacji różnic niezbędne jest posiadanie fiskalnego raportu dobowego.

3.2 Porównanie rachunków z Panelu Administracyjnego z fiskalnym raportem dobowym

Różnice między fiskalnym raportem dobowym a raportami w systemie POSbistro łatwo sprawdzić porównując liczbę rachunków oraz sumę brutto z sekcji Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) z Łączną sprzedażą brutto oraz ilością zafiskalizowanych rachunków (Paragony + Faktury) z raportu  fiskalnego dobowego (RFD). 

3.2.1 Odczytanie danych dotyczących rachunków w Panelu Administracyjnym POSbistro

W celu odczytania informacji na temat rachunków, które powinny zostać zafiskalizowane przez kasę należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) na lokalizacji wybrać kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki. W filtrze Status wybrać: Zapłacone (domyślnie są wybrane Wszyskie) oraz w filtrze Status wydruku wybrać: Fiskalne (domyślnie są wybrane Wszystkie). Zakres czasu zalecamy wybrać taki sam jak na raporcie fiskalnym dobowym (RFD).

Liczba rachunków oraz Suma brutto z tak ustawionego raportu powinny się zgadzać z raportem fiskalnym dobowym (RFD) nawet w sytuacji gdy miały miejsce zwroty po zapłacie czy zamknięcie  rachunków na rozchód wewnętrzny (bez fiskalizacji).

3.2.2 Odczytanie danych dotyczących rachunków w Fiskalnym Raporcie Dobowym (RFD)

3.3 Porównanie raportu kasowego niefiskalnego z fiskalnym raportem dobowym

3.4 Weryfikacja rachunków zwróconych po zapłacie

W celu weryfikacji rachunków zwróconych po zafiskalizowaniu należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) na lokalizacji wybrać kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki, w filtrze Status wybrać Zwrócone dzięki temu zostaną wyświetlone informacje na ich temat. Trzeba mieć na uwadze, że kasa fiskalna nie przyjmuje zwrotów. Informacja na temat zwrotów po zapłacie w raportach POSbistro jest przydatna tylko na wewnętrzne potrzeby. Zwrócony paragon fiskalny należy zachować i przekazać księgowości z opisem sytuacji w celu odliczenia od raportów fiskalnych służących do obliczenia należnego podatku.

3.5 Weryfikacja statusu wydruku rachunku w Panelu Administracyjnym

W Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) po wybraniu na lokalizacji kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki znajdują się liczne filtry ułatwiające wyszukanie rachunków m.in.: Status wydruku gdzie dostępne są następujące opcje:

• Fiskalny – status taki mają rachunki, które zostały prawidłowo zafiskalizowane lub po 5 próbach wydruku na terminalu sprzedażowym POSbistro została zaznaczona opcja Tak, zostały wydrukowane. Domyślnie dostęp do uprawnienia 2.4.3 Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku mają domyślnie włączone tylko wyższe role. Zalecamy ograniczyć dostęp do tej funkcji. 
• Wydrukowany – rachunek ma taki status, jeśli został opłacony niefiskalną metodą płatności. Status ten mają również storna rachunków i rachunki z kwotą 0.
• Niewydrukowany – rachunek nie został wydrukowany. Dotyczy tylko rachunków, które nie zostały wydrukowane z powodu braku podłączonej drukarki lub drukarka była podłączona, ale odznaczona w zakładce Urządzenia.
• Nieznany – rachunek nie został wydrukowany podczas żadnej z 5 prób wydruku i użytkownik zaznaczył prawidłowo opcję Nie zostały wydrukowane.
• Błąd wydruku – rachunki, w których wystąpił schodek podatkowy lub znajdował się nieobsługiwany przez drukarkę znak i drukarka wysłała taką informację do aplikacji POSbistro.

3.6 Weryfikacja typu oraz ilości wydruków w Panelu Administracyjnym

W Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) po wybraniu na lokalizacji kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki znajdują się liczne filtry ułatwiające wyszukanie rachunków m.in.: Wydruki gdzie dostępne są następujące opcje: 

• Paragony – wszystkie paragony bez paragonów z NIP.
• Paragony z NIP – wszystkie paragony do których został dodany klient (bez faktur) z numerem NIP.
• Paragony zmienione na faktury – zawiera paragony, do których została utworzona FV z poziomu Panelu Administracyjnego oraz FV wystawione z poziomu terminala sprzedażowego.
• Faktury wydrukowane na drukarce – zawiera FV wystawione z poziomu terminala sprzedażowego i wydrukowane przez drukarkę.
• Oznaczone ręcznie jako wydrukowane – użytkownik w przypadku błędów wydruku zaznaczył na ekranie opcję Tak, zostały wydrukowane. Domyślnie dostęp do uprawnienia 2.4.3 Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku mają tylko wyższe role, zalecamy ograniczyć dostęp do tej funkcji. Dodatkowo, aby wydrukować jeszcze raz rachunek zafiskalizowany/oznaczony jako fiskalny, niezbędne jest zmienienie jego stanu. Czynność tę może wykonać tylko użytkownik posiadający uprawnienie 2.4.2 Zmiana stanu wydruku rachunku w historii.
• Wydrukowane więcej niż jeden raz – rachunki, które zostały ponownie wydrukowane z Historii zamówień w terminalu sprzedażowym. Domyślnie dostęp do uprawnienia 2.4.1 Ponowny wydruk fiskalny mają tylko wyższe role, zalecamy ograniczyć dostęp do tej funkcji.
• Wydrukowane więcej niż jeden raz (paragony).
• Wydrukowane więcej niż jeden raz (faktury).
• Zmienione formy płatności po zapłacie rachunku – użytkownik zmienił metodę płatności w Historii zamówień już po wydrukowaniu paragonu. Dostęp do uprawnienia 2.4.13 Zmiana formy płatności zalecamy ograniczyć do upoważnionych osób.

3.7 Weryfikacja wydruków rachunku w Panelu Administracyjnym

Historię wydruku danego rachunku można łatwo sprawdzić w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) po wybraniu kolejno na lokalizacji: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki → na liście po lewej stronie klikamy w niebieski numer rachunku → Wydruki. Poprawne wydrukowanie paragonu fiskalnego będzie oznaczone następująco: Typ: Rachunek fiskalny; Status: Wydrukowany; Wydrukowane przez: nazwa drukarki.

Jeżeli wystąpił problem i paragon nie został wydrukowany, a kasjer błędnie oznaczył komunikat Tak, zostały wydrukowane wtedy pojawią się dwa wiersze. Wykonywana akcje są ułożone od najnowszych u góry. W ostatnim wierszu będzie Typ: Rachunek fiskalny, Status: Błąd wydruku, Wydrukowane przez: nazwa drukarki co oznacza, że drukarka wysłała do aplikacji POSbistro informację, iż wydruk nie powiódł się natomiast wyżej będzie Typ: Rachunek fiskalny, Wydrukowany; Wydrukowane przez: nazwa kasjera, który zaznaczył opcję Tak, zostały wydrukowane.

Sekcja Wydruki w szczegółach rachunku umożliwia zweryfikowanie wszystkich akcji wykonywanych przez załogę związanych z wydrukiem danego rachunku.

3.8 Wydruk kopii paragonów / faktur z pamięci chronionej drukarki

W niektórych sytuacjach w celu wyjaśnienia różnic niezbędne będzie wydrukowanie kopii zafiskalizowanych paragonów / faktur z wewnętrznej pamięci chronionej drukarki fiskalnej. Wydruk jest możliwy po zakończeniu raportu dobowego. Instrukcja wydruku kopii z drukarki POSNET ONLINE: Menu (przycisk OK) → 3 Pamięć chroniona → 2 Zawartość pamięci → ustawiamy datę początkową i końcową taką jak dzień wydruku paragonu/faktury → rodzaj dokumentu należy wybrać Paragony lub Faktury → Numer początkowy (wpisać 000001) i końcowy (wpisać 333333) to kolejne numery paragonów / faktur w danym dniu → nastąpi wydruk kopii paragonów z danego zakresu. Na wydruku będą widoczne kolejno wszystkie paragony / faktury zapisane w pamięci drukarki (wydrukowane w wybranym zakresie). Wydrukowane kopie paragonów / faktur należy zestawić kolejno z rachunkami zapisanymi w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu na lokalizacji kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki. Kolejność, kwoty oraz pozycje wydrukowane z pamięci drukarki powinny być identyczne jak w Panelu Administracyjnym, a każda różnica oznacza, że wystąpił w danym dniu problem z wydrukiem lub błędną fiskalizacją (nie dotyczy rachunków zamkniętych metodą płatności, w której została wyłączona opcja Wydruk rachunku).

3.9 Weryfikacja transakcji kartą płatniczą

W lokalu zalecam przynajmniej raz na koniec każdego dnia zweryfikować zgodność kwot i ilości transakcji przyjętych na terminalu płatniczym z sekcją Transakcje bezgotówkowe → Karta płatnicza w raporcie kasowym / kasjera / zmiany. Instrukcja wydruku raportu zamknięcia dnia na terminalu płatniczym dostępna po kontakcie z agentem rozliczeniowym.

W celu zdalnej weryfikacji rachunków, dla których w aplikacji POSbistro została wybrana forma płatności Karta płatnicza należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) na lokalizacji wybrać kolejno: Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki, w filtrze Forma płatności wybrać Karta płatnicza (pozostałe filtry pozostawić domyślne czyli w filtrze Status: Wszystkie, Status wydruku: Wszystkie) dzięki temu zostaną wyświetlone informacje na ich temat. Trzeba mieć na uwadze, iż w raportach POSbistro będą widoczne wszystkie rachunki, do których kasjer na terminalu sprzedażowym POSbistro wybrał formę płatności Karta płatnicza niezależnie od tego czy te transakcje faktycznie zostały przyjęte i zaakceptowane na terminalu płatniczym.

4. Problemy z wydrukiem paragonów, informacja jak postępować

4.1 Problem z komunikacją Wi-Fi lub bluetooth

Jeśli po żadnej z 5 prób tablet nie otrzyma informacji zwrotnej od drukarki (w czasie około 2 minut) o udanym wydruku, zostanie wyświetlony stosowny komunikat. Na nim widoczne będą trzy opcje do wyboru:

• Nie zostały wydrukowane – należy wybrać, kiedy paragon nie został wydrukowany i nie jesteśmy w stanie usunąć przyczyny. W Historii zamówień taki rachunek będzie miał status Nieznany i zostanie na liście oznaczony ikoną kartki z pytajnikiem.

• Tak, zostały wydrukowane – należy wybrać, wyłącznie jeśli rachunek został wydrukowany.

Do takiej sytuacji dochodzi w przypadku, kiedy drukarka nie wysłała informacji zwrotnej do tabletu, że wydruk jest udany (prawdopodobne uszkodzenie drukarki lub przerwanie połączenia po zainicjowaniu wydruku w przypadku awarii sieci lub bluetooth). Opcja ta może być wybrana tylko przez użytkownika, który posiada uprawnienie

2.4.3 Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku.

• Ponów próbę wydruku – należy wybrać, kiedy drukarka nie wydrukowała paragonu, a przyczyna braku wydruku została usunięta (np. wymiana rolki papieru, włączenie bluetooth lub Wi-Fi, podłączenie kabla, włączenie drukarki).

4.2 Wyłączona drukarka w sekcji Urządzenia w aplikacji POSbistro

Jeśli drukarka zostanie wyłączona w zakładce Urządzenia w aplikacji POSbistro. Na tablecie nie pojawi się żaden komunikat, a rachunki nie będą drukowane. W Historii zamówień taki rachunek otrzyma status niewydrukowany, a na liście będzie oznaczony symbolem N po lewej stronie godziny wydruku. Zalecamy ograniczenie dostępu do tej sekcji wyłącznie dla uprawnionych osób.

Aby paragony były drukowane na liście urządzeń drukarka musi być włączona (“ptaszek” po lewej stronie nazwy), a cała belka nazwy powinna być podświetlona na niebiesko.

Jeżeli drukarka jest wyłączona, po lewej stronie nazwy drukarki będzie znak +, a cała belka z nazwą będzie w szarym kolorze.

4.3 Schodek podatkowy

Jeżeli wystąpił schodek podatkowy na ekranie tabletu pojawi się komunikat Sprzedaż zablokowana przez drukarkę – sprawdź czy nie występuje schodek podatkowy, naciskamy przycisk OK.

Taka sytuacja występuje, gdy została zmieniona stawka VAT produktu, a nazwa pozostała taka sama. Jest to normalne zabezpieczenie drukarek fiskalnych. W takiej sytuacji wystarczy zmienić nazwę produktu w menu np. dopisać kropkę. Niewydrukowany paragon należy zwrócić i wydrukować na nowo po zmianie nazwy w menu.

Jeżeli wystąpi schodek podatkowy w pozycji menu na drukarce POSNET online paragon nie zostanie wydrukowany, a na tablecie wyświetli się powyższy komunikat. Jeżeli na paragonie jest więcej pozycji, a ta z błędnym znakiem nie jest pierwsza lub jedyna na rachunku, wtedy razem z kolejnym paragonem zostanie wydrukowana paragonu ze schodkiem oraz komunikat TRANSAKCJA ANULOWANA, zamiast pozycji, w której wystąpił schodek (paragon z komunikatem TRANSAKCJA ANULOWANA nie jest fiskalny).

W Historii zamówień taki rachunek otrzyma status niewydrukowany, a na liście będzie oznaczony ikoną N obok numeru rachunku.

4.4 Nieobsługiwane znaki w nazwie produktu

Jeśli w nazwie produktu jest znak nieobsługiwany przez drukarkę (np. tabulator skopiowany omyłkowo ze strony, emotikona, znaki zagraniczne ñ, ü, ö, ä itp.) lub doszło do awarii drukarki, to na ekranie tabletu zostanie wyświetlone stosowne okno, w którym należy wybrać jedną z trzech opcji:

• Nie zostały wydrukowane – jeśli paragon nie został wydrukowany,
• Tak, zostały wydrukowane – jeżeli paragon został wydrukowany. Taka sytuacja jest niezwykle rzadka i wskazuje na awarię drukarki lub połączenia.
• Ponów próbę wydruku – należy wybrać, kiedy drukarka nie wydrukowała paragonu, a przyczyna braku wydruku została usunięta (np. wymiana rolki papieru, włączenie bluetooth lub Wi-Fi, podłączenie kabla, włączenie drukarki).

W przypadku wystąpienia błędnego znaku w nazwie pozycji menu w przypadku drukarki  POSNET online paragon nie zostanie wydrukowany, a na tablecie wyświetli się powyższy komunikat.  Jeżeli na paragonie jest więcej pozycji, a ta z błędnym znakiem nie jest pierwsza lub jedyna na rachunku, wtedy wydrukowany będzie komunikat TRANSAKCJA ANULOWANA zamiast tej pozycji (paragon z komunikatem TRANSAKCJA ANULOWANA nie jest fiskalny).

W Historii zamówień taki rachunek będzie miał status Nieznany (ikona kartki z pytajnikiem), jeżeli kasjer wybierze Nie zostały wydrukowane.

Fiskalny (brak dodatkowej ikony po lewej stronie), jeżeli kasjer zaznaczy Tak, zostały wydrukowane.

Błąd wydruku (ikona kartki z X), jeśli kasjer wybierze Ponów próbę, a następnie Nie zostały wydrukowane.

Jeżeli kasjer wybierze ponów próbę, a pozycja z nieobsługiwanym znakiem nie jest pierwsza na paragonie to na ekranie aplikacji POSbistro wyświetlony zostanie komunikat.

5. Wydruk rachunku z Historii zamówień (po usunięciu przyczyny usterki)

Jeśli rachunek nie został wydrukowany, a problem z siecią i/lub połączeniem bluetooth i/lub drukarką został rozwiązany, możemy ponowić wydruk wybierając kolejno w tablecie: ikonę koła zębatego → Historia zamówień → wyszukać odpowiedni rachunek → kliknąć w jego numer → Drukuj → Rachunek fiskalny.

Możliwość wydruku rachunku fiskalnego pojawi się tylko, jeśli stan rachunku jest inny niż Fiskalny. Zmiany aktualnego stanu może dokonać tylko użytkownik posiadający uprawnienie 2.4.2 Zmiana stanu wydruku rachunku w historii.

6. Przyczyny różnic między miesięcznym raportem fiskalnym a raportem w systemie POSbistro

6.1 Ogólne informacje

Przyczyny różnic między miesięcznym raportem fiskalnym z drukarki a raportem w systemie POSbistro znajdującym się w Panelu Administracyjnym w sekcji Sprzedaż → Przeglądaj → Rachunki, pokrywają się z przyczynami opisanymi w punkcie 2 tego poradnika. Niezgodność w którymkolwiek raporcie dobowym przełoży się również na niezgodność w raporcie miesięcznym, gdyż jest on sumą fiskalnych raportów dobowych.

6.2 Zasada wliczania fiskalnych raportów dobowych do fiskalnego raportu miesięcznego

Przykład:

Prowadzimy sprzedaż w dniu 31 października, a raport dobowy drukujemy dopiero o godzinie 00:02 dnia 1 listopada. Taka sytuacja spowoduje, że sprzedaż z dnia 31 października wliczy się do miesiąca listopada. Aby zweryfikować czy nie wystąpiła taka sytuacja wystarczy sprawdzić raport w Panelu Administracyjnym, wybierając kolejno na lokalizacji: Raporty → Sprzedaż → Raporty fiskalne.

Różnicę spowoduje też sytuacja, w której nie są zamykane raporty dobowe po każdym dniu sprzedaży w danym miesiącu i brak wydruku raportu dobowego przed końcem tego miesiąca. Na zdjęciu niżej widać, że ostatni raport dobowy w listopadzie został wydrukowany 28.11.2019 o 22:01, a kolejny dopiero 01.12.2019 o 21:24, co spowoduje, że cała sprzedaż od 28.11.2019 do 01.12.2019 21:24 wliczy się do raportu dobowego w dniu 01.12.2019. W tej sytuacji wystąpią braki w raporcie miesięcznym z drukarki za listopad (nie będzie wliczona sprzedaż od 28.11 do 30.11) oraz zbyt duża wartość w raporcie miesięcznym z grudzień (doliczona dodatkowo sprzedaż od 28.11 do 30.11).

7. Przyczyny różnic między raportami kasowymi a raportami w Panelu Administracyjnym

Najczęściej występujące przyczyny różnic między raportami kasowymi a raportami w Panelu Administracyjnym:

• inny zakres czasu raportów,
• otwieranie rachunków po zamknięciu raportu kasowego,
• zmiany metod płatności po zamknięciu raportu kasowego (w tym wypadku wystarczy odświeżyć dany raport w terminalu sprzedażowym i wydrukować go ponownie),
• stornowanie zapłaconego rachunku po zamknięciu raportu.

8. Informacje dodatkowe

8.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe

Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.

Z dniem 1 maja 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Nowa regulacja wprowadza obowiązek zapoznania osób prowadzących ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z zasadami dotyczącymi prawidłowego prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutkami nieprzestrzegania tych obowiązków. 

• Informacja o zasadach ewidencji oraz oświadczenie osoby prowadzącej ewidencję przy użyciu kasy / drukarki fiskalnej dostępne są na stronie rządowej po kliknięciu w LINK.
• Dodatkowe informacje dotyczące wystawiania paragonów dostępne są na stronie rządowej po kliknięciu w LINK
• Dane kontaktowe POSbistro dostępne po kliknięciu w LINK.
• Regulamin POSbistro dostępny po kliknięciu w LINK.

Użytkownik musi również śledzić zmiany przepisów podatkowych, które mogą wpłynąć na sposób użytkowania kas / drukarek fiskalnych, np. poprzez zmianę wysokości stawek podatkowych. Zalecamy powierzyć tą czynność dostawcy usług księgowych.

Firma POSbistro sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za różnice w raportach powstałe w wyniku błędnego działania połączeń (bezprzewodowych lub przewodowych) między urządzeniem z zainstalowaną aplikacją POSbistro a drukarką fiskalną, połączenia urządzeń niezgodnie z zaleceniami, używanie sprzętu nierekomendowanego, uszkodzenia urządzeń przez niewłaściwe użytkowanie a także zaniedbań, błędów lub braków w wiedzy użytkowników oraz za ewentualne roszczenia karno-skarbowe ze strony Skarbu Państwa wobec podatnika/użytkownika urządzenia fiskalnego, wynikające z niewłaściwej eksploatacji i nieprzestrzegania wymagań zawartych w instrukcjach producenta drukarek fiskalnych oraz instrukcjach i regulaminie POSbistro.

8.2 Porównywanie raportów kasowych niefiskalnych z raportami fiskalnymi dobowymi

Zalecamy aby na koniec każdego dnia pracy zamykać raport zmiany lub kasowy (niefiskalne) i zestawiać go z raportem dobowym fiskalnym oraz raportem zamknięcia dnia z terminali płatniczych dzięki czemu ewentualna różnica może być wyprostowana w danym dniu. Więcej informacji na temat raportów kasowych dostępna po kliknięciu w LINK.

8.3 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro

Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com

8.4 Zalecenia dotyczące uprawnień

Zalecamy ograniczenie następujących uprawnień tylko dla wybranych ról:

• 2.1.2 Wylogowanie z niezsynchronizowanymi obiektami – zabezpieczy to przed sytuacją, gdzie pracownik wyloguje aplikację POSbistro z niewysłanymi na serwer obiektami w przypadku braku internetu, a tym samym wykasuje je nieodwracalnie z pamięci urządzenia przed ich wysłaniem do chmury. Dane wysyłane do chmury nie są kasowane. Domyślnie uprawnienie dostępne jest dla ról: Właściciel, Administrator oraz Manager.

• 2.3.2 Zakładka urządzenia – zabezpieczy to przed omyłkowym wyłączeniem drukarki w sekcji Urządzenia,
• 2.4.1 Ponowny wydruk fiskalny – zabezpieczy to przed sytuacją gdzie pracownik wydrukuje z Historii zamówień kolejny paragon fiskalny do jednego zamówienia.
• 2.4.2 Zmiana stanu wydruku rachunku w historii – zabezpieczy przed błędną manualną zmianą stanu rachunku w Historii zamówień. Domyślnie uprawnienie dostępne jest dla ról: Właściciel, Administrator oraz Manager.
• 2.4.3 Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku – zabezpieczy przed sytuacją, w której kasjer oznaczy rachunek jako fiskalny mimo, że paragon nie został wydrukowany. Fiskalizacja rachunku podczas błędu wydruku oznacza możliwość kliknięcia w opcję Tak, zostały wydrukowane nawet w sytuacji, gdy drukarka nie wydrukowała (niezafiskalizowała) paragonu. Po wybraniu tej opcji stan rachunku w Historii zamówień będzie ustawiony jako Fiskalny. Domyślnie uprawnienie dostępne jest dla ról: Właściciel, Administrator oraz Manager.
• 2.4.13 Zmiana formy płatności – zabezpieczy przed błędną zmianą metody płatności zapłaconego rachunku z poziomu Historii zamówień w aplikacji POSbistro.
• 2.4.22 Możliwość pominięcia płatności na terminalu – zabezpieczy przed błędnym użyciem przycisku Pomiń w przypadku integracji z terminalami płatniczymi. Użycie przycisku Pomiń powoduje, iż w POSbistro transakcja zostaje uznana za opłaconą i drukowany jest paragon, niezależnie od tego czy terminal zaakceptował płatność czy nie.

8.5 Dodatkowa pomoc związana z różnicami w raportach

Uprzejmie informujemy, iż różnice w raportach należy weryfikować samodzielnie. Weryfikacja nie jest wykonywana standardowo w ramach pakietu przez pomoc techniczną POSbistro. Jeśli stwierdzą Państwo różnice między poszczególnymi fiskalnymi raportami dobowymi a raportami z POSbistro i mimo zapoznania się z niniejszą instrukcją, mieliby Państwo jakiekolwiek wątpliwości na temat przyczyn ich powstania, wsparcie techniczne może pomóc w nakierowaniu Państwa w tym temacie. W takim wypadku niezbędne będzie przesłanie zdjęcia fiskalnego raportu dobowego z dnia, w którym stwierdzono rozbieżności. Niezbędne jest aby zdjęcia były czytelne, szczególnie ważne są sekcje: data od do, łączna sprzedaż, paragony, faktury – e-mail: pomoc@posbistro.com