1. Wstęp i podstawowe informacje
Statusy otwartych rachunków oraz filtry związane z ich realizacją dostępne na terminalu sprzedażowym ułatwiają zarządzanie zamówieniami. Przycisk z ikonką dolara, widoczny przy dolnej krawędzi ekranu, umożliwia wyświetlenie listy wszystkich rachunków otwartych, które mają przynajmniej jedną pozycję ze stanowiskiem docelowym.
Jeżeli przynajmniej jedno z zamówień posiada status Wydano przycisk z ikoną dolara jest podświetlony na różowo.
Jeżeli kasjer po utworzeniu rachunku wybierze przycisk Wyjdź z rachunku zamówienie zmienia automatycznie status na W kolejce, jeżeli przynajmniej jedna z pozycji ma zdefiniowane stanowisko docelowe np. Kuchnia gorąca. Jeżeli żaden z przedmiotów nie posiada stanowiska docelowego zamówienie otrzymuje status Odebrano. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku wybrania przycisku Zapłać z tą różnicą, że jeśli ani jedna pozycja na rachunku nie ma miejsca docelowego rachunek nie pojawi się w otwartych rachunkach (ikona dolara) tylko od razu przejdzie do Historii zamówień.
Klikając na nieopłacony rachunek otrzymujemy możliwość jego dowolnej modyfikacji. Klikając na opłacony rachunek zostaniemy przeniesieni do zakładki Historia zamówień lub nastąpi zmiana statusu na Odebrano i tym samym rachunek zniknie z listy (zależy od ustawień dokonanych w sekcji Ustawienia otwartych rachunków → Akcja wykonana po wybraniu aktywnego w kuchni i już opłaconego rachunku w oknie otwartych rachunków ).
W przypadku opłaconego rachunku nie jest dostępna opcja Usuń zamówienie oraz zmiana statusu na Odrzucono. W celu zwrotu należy skorzystać z funkcji stornowania w zakładce Historia zamówień lub użyć opcji Zwróć.
Komunikat w postaci zielonego podświetlenia z symbolem dzwonka stanowi informację z modułu Kuchnia o wydaniu części pozycji z danego zamówienia.
Gdy w danej lokalizacji nie został uruchomiony moduł Kuchnia lub do aplikacji nie została dodana drukarka bonowa, a zamówienie zawiera przynajmniej jedną pozycję ze zdefiniowanym miejscem docelowym, pojawi się komunikat w postaci różowego podświetlenia z symbolem dzwonka. Funkcja wymaga aktywowania w zakładce Ustawienia – sekcja Ustawienia otwartych rachunków → Pokaż ostrzeżenie jeśli rachunek nie dotrze do miejsca docelowego.
2. Filtry w sekcji otwartych rachunków (ikona dolara)
2.1 Ogólne informacje
W sekcji Otwarte rachunki (po wybraniu ikona dolara) przy prawej krawędzi ekranu znajdują się opcje pozwalające na filtrowanie rachunków według określonych kryteriów. Są to Pokaż rachunki gdzie możemy zaznaczyć dwie opcje Moje lub Wszystkie. Następnie jest to Źródło gdzie do wyboru jest Wszystkie, Terminal, DirectBistro, eMenu, UpMenu, Delivery API, Restaumatic, Uber Eats, Glovo, Pyszne, Direct Web, POSkiosk, POStable, Deployed. Inne dostępne filtry na liście to: Wszystkie, Bieżące, Odłożone, Online, Dowolna sala, Dostawa, Na wynos, Rezerwacja, Długoterminowy, Catering, Pre-order, Zwykłe. Oprócz wymienionych opcji dostępne są również filtry w postaci sal / pomieszczeń zdefiniowanych w danej lokalizacji.
2.2 Oznaczenie opłaconych i nieopłaconych zamówień
Zamówienia z niebieską ramką są nieopłacone, natomiast w białej ramce to rachunki opłacone.
2.3 Pogląd wszystkich zamówień
Domyślnie zalogowany użytkownik widzi tylko zamówienia, które do niego należą. Jeżeli chce zobaczyć wszystkie powinien wybrać filtry: Wszystkie → Bieżące → Wszystkie – jak na zdjęciu poniżej.
2.4 Usuwanie opłaconych zamówień z sekcji otwarte rachunki (ikona dolara)
Rachunek zamknięty to taki, który jest opłacony oraz jego status został zmieniony na Odebrano. Rachunek taki przechodzi do Historii zamówień czyli znika z sekcji otwarte rachunki (ikona dolara).
Rachunek opłacony można przenieść do Historii zamówień zmieniając jego status na Odebrano – więcej informacji w rozdziale 3.5 lub wybierając Zakończ zapłacone w prawym górnym rogu ekranu – więcej informacji w rozdziale 3.7.
W celu uzyskania podglądu wszystkich otwartych rachunków użytkownik powinien wybrać filtry zgodnie z opisem rozdziale 2.3.
Zamówienie nieopłacone (z niebieską ramką) będzie widoczne w otwartych rachunkach do momentu jego opłacenia lub usunięcia niezależnie od statusu.
2.5 Usuwanie nieopłaconych zamówień z sekcji otwarte rachunki (ikona dolara)
Rachunki nieopłacone można usunąć na jeden z podanych sposobów:
- Opłacić zamówienie w aplikacji POSbistro i zmienić status na Odebrano – domyślnie zostanie wydrukowany paragon fiskalny.
- Usunąć z poziomu aplikacji POSbistro – należy wejść otwarte rachunki → na zamówieniu wybrać ikonę i Więcej w prawym, dolnym rogu → Usuń zamówienie → potwierdzić lub autoryzować. Domyślnie nieopłacone zamówienie może usunąć tylko użytkownik, który je utworzył. Jeżeli ma to zrobić inny to musi przejąć zamówienie.
- Usunąć z poziomu Panelu Administracyjnego (panel.posbistro.com) – w lokalizacji należy wybrać sekcję Realizowane zamówienia → w oknie daty wybrać Wszystkie → po prawej stronie rachunku wybrać znak x – niezbędne podanie powodu zwrotu (minimum jeden znak).
2.6 Pogląd otwartych zamówień w Panelu Administracyjnym
Wszystkie otwarte rachunki (nieopłacone i/lub ze statusem innym niż Odebrano) znajdują się w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com). W lokalizacji należy wybrać sekcję Realizowane zamówienia oraz w oknie daty wybrać Wszystkie.
3. Opis i modyfikacja statusów rachunków na terminalu sprzedażowym
3.1 W kolejce
Status W kolejce otrzymuje automatycznie każdy rachunek, na którym znajduje się minimum jedna pozycja z ustawionym miejscem docelowym po wybraniu Zapłać lub kliknięciu w przycisk Wyjdź z rachunku. Status ten oznacza, że pozycje z rachunku zostały wydrukowane na bonie i/lub wyświetliły się w module kuchnia (KDS), oczywiście pod warunkiem, że urządzenia te są prawidłowo podłączone.
Biały kolor ramki rachunku na zdjęciu wyżej oznacza, że rachunek jest zapłacony z kolei kolor niebieski, że rachunek jest nieopłacony.
3.2 W trakcie
Status W trakcie pojawia się, jeśli kucharz w module Kuchnia (KDS) oznaczył, że zaczął to zamówienie realizować.
3.3 Wydano
Status Wydano pojawia się, kiedy kucharz w module Kuchnia (KDS) oznaczy, że zakończył robić całe zamówienie. Status taki pojawi się też automatycznie przy zamówieniach gdzie pozycje nie mają ustawionych miejsc docelowych.
3.4 W drodze
Status W drodze otrzymuje rachunek, który został zabrany w kurs w aplikacji POSdriver lub w module Dostaw. Aby kierowca mógł zabrać zamówienie w kurs musi być ono zapłacone (dowolną formą płatności).
3.5 Odebrano
Status Odebrano pojawia się, gdy kelner po kliknięciu w dowolną nazwę statusu wybierze Odebrano. Czynność tą wykonuje w zależności od profilu lokalu albo w momencie, gdy odebrał zamówienie od kucharza lub gdy wydał zamówienie klientowi do stolika. Istnieje możliwość wyłączenia obsługi otwartych rachunków w terminalu sprzedażowym.
Status Odebrano kończy zapłacone zamówienie (z białą ramką), które przechodzi do historii (znika z widoku otwartych rachunków), pozostają wszystkie niezapłacone (niebieska ramka) i będą widoczne aż do momentu opłacenia.
3.6 Uprawnienia do zmiany statusu rachunku
Status rachunku może zmienić tylko osoba, która rachunek utworzyła lub inna osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia do przejęciu rachunku – 2.4.12 Przejęcie zamówienia. Analogicznie sytuacja wygląda w przypadku usunięcia niezapłaconego rachunku.
3.7 Funkcja Zakończ zapłacone
Jeśli specyfika działania lokalu uniemożliwia oznaczanie statusów rachunków jako Odebrano na bieżąco (szybka sprzedaż bez obsługi kelnerskiej), możliwe jest zbiorcze ustawianie wszystkim rachunkom zapłaconym takiego statusu przez użycie przycisku Zakończ zapłacone. Wszystkie zapłacone rachunki (z białą ramką) przejdą do historii (“znikną” z otwartych rachunków). Jeżeli zajdzie taka potrzeba istnieje możliwość zablokowania tej opcji dla poszczególnych ról użytkowników za pomocą uprawnienia 2.4.9 Zamykanie zapłaconych rachunków.
Ważne: Należy pamiętać, że Zakończ zapłacone dotyczy również zamówień na kuchni (znikną z ekranu KDS) oraz zamówień, które kierowca ma przypisane do kursu w aplikacji POSdriver i module dostaw (“znikną” kierowcy). Dlatego jeżeli używamy aplikacji POSdriver nigdy nie należy zaznaczać opcji Zakończ także zamówienia o typie dostawa.
3.8 Szybka obsługa
Jeżeli korzystamy z wydruków bonów, ale wszystkie zamówienia są na bieżąco opłacane (szybka obsługa), nie ma potrzeby zmieniania statusu rachunków przez personel. Niezbędne jest natomiast kliknięcie w przycisk Zakończ zapłacone przed zakończeniem zmiany. W otwartych rachunkach nie powinien pozostać żaden rachunek, szczególnie nieopłacony (niebieska ramka).
3.9 Zamówienia online
Jeżeli na danym terminalu sprzedażowym przyjmowane są zamówienia online ze strony do zamówień online DirectBistro, upMenu, Uber Eats, Pyszne, Glovo, Restaumatic lub eMenu, to zaakceptowane zamówienia oznaczone będą zieloną ramką. Status W kolejce oznacza, że zostały wydrukowane na bonie i/lub wyświetliły się na module Kuchnia (KDS). Status Nowe otrzymuje wyłącznie zamówienie z eMenu bez włączonej funkcji Autorealizacja gotówki – rachunek taki zostanie wydrukowany na bonie i/lub wyświetli się na module Kuchnia (KDS) dopiero po opłaceniu go przez klienta przy stanowisku kasowym.
3.10 Rachunek zamknięty / zakończony
W systemie POSbistro rachunek zamknięty (zakończony) to taki, który jest opłacony czyli posiada białą ramkę oraz został oznaczony statusem Odebrano (kasjer może zmienić statusu w otwartych rachunkach lub jeśli kierowca dostarczył zamówienie w POSdriver) lub przez wybranie Zakończ zapłacone. Rachunek otwarty to każdy inny, który nie jest opłacony (niebieska/zielona ramka) i/lub ma inny status niż Odebrano.
3.11 Status Nowe
Status Nowe pojawia się, gdy kelner po kliknięciu w dowolną nazwę statusu wybierze Nowe. Status taki posiada również zamówienie z eMenu bez włączonej funkcji Autorealizacja gotówki – rachunek taki zostanie wydrukowany na bonie i/lub wyświetli się na module Kuchnia (KDS) dopiero po opłaceniu go przez klienta przy stanowisku kasowym.
3.12 Status Wstrzymano
Status Wstrzymano pojawia się, gdy kelner w otwartych rachunkach po kliknięciu w dowolną nazwę statusu wybierze Wstrzymano. Status taki posiada również zamówienie zamówienie, które było obsługiwane przez aplikację POSdriver i kierowca oznaczył je jako niedostarczone (np. Klient nie odebrał zamówienia).
4. Sugerowane ustawienia w zależności od typu obsługi
4.1 Sugerowana ustawienia systemu jeśli szybka sprzedaż bez obsługi otwartych rachunków
Jeżeli w lokalu jest prowadzona szybka sprzedaż czyli nie są potrzebne: otwarte rachunki, wydruki bonów lub ich wyświetlanie w module Kuchnia (KDS). W Panelu Administracyjnym wybieramy kolejno: Ustawienia → Dostępne moduły → odznaczamy Obsługa otwartych rachunków (automatycznie zostaną wyłączone trzy kolejne opcje).
Na tablecie sprzedażowym zostaną ukryte przyciski Wyjdź z rachunku oraz Otwarte rachunki (ikona dolara), widoczny będzie tylko przycisk Zapłać.
Należy także w aplikacji POSbistro wybrać kolejno: ikona koła zębatego → Ustawienia → Ustawienia otwartych rachunków → w “domyślnym typie otwartego rachunku po pierwszym wyjściu z rachunku” wybrać Odebrano.
4.2 Sugerowana ustawienia systemu jeśli szybka sprzedaż z obsługą otwartych rachunków
Jeżeli w lokalu jest prowadzona szybka sprzedaż ale potrzebna jest obsługa otwartych rachunków bez wydruków bonów oraz bez modułu Kuchnia (KDS). W Panelu Administracyjnym wybieramy kolejno: Ustawienia → Dostępne moduły → zaznaczamy Obsługa otwartych rachunków.
Dodatkowo, jeśli chcemy, aby zapłacone rachunki od razu przechodziły do historii zamówień (nie były widoczne po wybraniu ikony dolara, niezapłacone nadal będą widoczne), należy w tablecie wybrać kolejno: ikona koła zębatego → Ustawienia → Ustawienia otwartych rachunków → w “domyślnym typie otwartego rachunku po pierwszym wyjściu z rachunku” wybrać Odebrano. Ustawienie takie spowoduje, że pod ikoną otwartych rachunków (ikona dolara) będą widoczne tylko niezapłacone rachunki (z niebieską ramką), nie będą następowały wydruki bonowe i zamówienia nie będą pojawiać się na ekranie kuchennym (KDS).
Ważne: Większość aktualnie dostępnych na rynku drukarek fiskalnych umożliwia także wydruk bonów/bloczków niefiskalnych. W związku z tym, jeśli nie posiadają Państwo drukarki bonowej czy urządzenia z modułem kuchnia (KDS), a jest potrzebny taki wydruk, można go włączyć w systemie POSbistro na drukarce fiskalnej.
4.3 Sugerowane ustawienie systemu jeśli niezbędne wydrukuki bonów i/lub wyświetlanie zamówień w module Kuchnia (KDS)
Jeżeli w lokalu niezbędne są bony/bloczki zamówień dla kuchni i/lub wyświetlanie zamówień w module Kuchnia (KDS). W Panelu Administracyjnym wybieramy kolejno: Ustawienia → Dostępne moduły → zaznaczamy Obsługa otwartych rachunków oraz Obsługa kuchni (statusy, czas wydania, stanowiska docelowe).
Na tablecie sprzedażowym wybieramy kolejno: ikona koła zębatego → Ustawienia → Ustawienia otwartych rachunków → przy ”domyślnym typie otwartego rachunku po pierwszym wyjściu z rachunku” wybieramy W kolejce.
5. Dodatkowe informacje
5.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
5.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com