Restimo – integracja z POSbistro

1. Wstęp

Dzięki integracji POSbistro z systemem zamówień Restimo, wszystkie rachunki spływają bezpośrednio do systemu sprzedażowego POSbistro, co daje większą kontrolę nad całym procesem sprzedaży. Dzięki automatycznym przekazywaniu zamówień załoga unika błędów związanych z manualnym przepisywaniem i znacznie skraca czas potrzebny na obsługę. Wydruk bonów, paragonów fiskalnych,  wyświetlanie w module kuchnia (KDS), wyświetlanie na ekranie numerów realizowanych zamówień (OSS) oraz w aplikacji dla kierowców POSdriver następują automatycznie.

W celu uruchomienia integracji konieczne jest zgłoszenie zapotrzebowania na jej aktywację za pośrednictwem opiekuna handlowego POSbistro lub Restimo.

System POSbistro obsługuje bezpośrednie integracje z portalami oraz systemami do zamówień online, takimi jak:  DirectBistro, Glovo, Pyszne.pl, Uber Eats, UpMenu, Restaumatic i inne. Dodatkowo możliwa jest integracja z firmami kurierskimi, m.in. Stava oraz DeliGoo.

2. Podstawowe informacje i zgłoszenie chęci integracji

2.1 Ogólne informacje związane z integracją POSbistro i Restimo

Restimo realizuje kompleksową integrację wszystkich platform dostaw jedzenia, obejmujących aktualnie: Pyszne.pl, Glovo, Uber Eats, Bolt Food oraz Wolt. Nie występują ograniczenia dotyczące modelu korzystania z usług kurierskich przez restauratorów. Restimo wspiera integrację zarówno w przypadku, gdy restauracja dysponuje własnymi dostawcami (Marketplace), jak i w sytuacji korzystania z kurierów zewnętrznych platform (Delivery).

Restimo umożliwia również integrację z obsługiwanymi systemami zamówień online, takimi jak: UpMenu, Menu.pl, Choice QR oraz Orderr. Zamówienia są następnie przekazywane do systemu POSbistro zgodnie ze strukturą delivery API.

Aktualnie integracja za pośrednicntwem Restimo nie obejmuje systemów kurierskich takich jak Stava czy DeliGoo. Obecnie możliwe jest ich podłączenie wyłącznie poprzez bezpośrednią integrację z systemem POSbistro.

System Restimo umożliwia podpięcie wielu kont z różnych agregatorów i platform w ramach jednego konta użytkownika, bez żadnych ograniczeń ilościowych. Jest to szczególnie istotne w kontekście obsługi wirtualnych konceptów oraz Dark Kitchen. Wszystkie zamówienia zintegrowane przez Restimo są kierowane do konkretnej lokalizacji w systemie POSbistro. Warto jednak zaznaczyć, że w POSbistro przy zamówieniu nie będzie dostępnej informacji o źródle zamówienia (czyli z którego konta na agregatorze/platformie pochodzi). Tego typu szczegóły będą dostępne wyłącznie w systemie Restimo.

Proces wdrożenia integracji realizowany jest w większości przez zespół Restimo. Dział wdrożeń POSbistro odpowiada jedynie za przekazanie klucza integracyjnego do Restimo oraz aktywację integracji w panelu POSbistro.

Pozyskanie kluczy API od platform dostawczych i systemów zamówień online, kontakt z dostawcami oraz mapowanie pozycji menu pozostaje w zakresie lokalu wdrażającego integrację oraz Restimo. Klucze API pozyskuje Restimo, natomiast mapowanie pozycji menu może zostać przeprowadzone zarówno przez zespół Restimo za dodatkową opłatą (zalecane), jak i przez personel lokalu (niezalecane).

Do Twoich obowiązków należy m.in.: oznaczenie menu jako publicznego, dodanie pozycji o typie „dostawa”, włączenie wyświetlania informacji o zamówieniu online na terminalu sprzedażowym POSbistro (aplikacji POSbistro) a także a także mapowanie pozycji menu i dodatków / modyfikatorów w Restimo jeśli menu nie jest mapowane przez zespół Restimo.

2.2 Zgłoszenie chęci aktywacji integracji w POSbistro

W pierwszym etapie prosimy o skontaktowanie się z opiekunem konta w systemie POSbistro lub Działem Sprzedaży w celu aktywacji integracji z platformą Restimo oraz ustalenia warunków abonamentowych w POSbistro.

Dział Sprzedaży:

Telefon: 503 708 001 (wewnętrzny 1, następnie 1)

E-mail: sprzedaz@posbistro.com

Godziny pracy: poniedziałek-piątek, 9:00-17:00

Po dokonaniu ustaleń, potwierdzenie dotyczące możliwości włączenia integracji zostanie przesłane drogą mailową.

3. Przygotowanie i włączenie integracji w Panelu POSbistro

3.1 Dodanie przedmiotu o typie dostawa i naliczanie opłaty za dowóz

W przypadku, gdy doliczany jest koszt dostawy należy utworzyć w menu POSbistro przedmiot o typie Dostawa (wystarczy jeden wariant z dowolną ceną). Czynność ta jest niezbędna do prawidłowego działania integracji i naliczania kosztu dowozu w systemie POSbistro. W razie potrzeby kategorię z tym przedmiotem można ukryć w menu POSbistro.

3.2 Wybranie menu publicznego do integracji w POSbistro

Konieczne jest również zaznaczenie we właściwym menu opcji Publiczne. W tym celu na lokalizacji należy wejść do zakładki Menu, tam kliknąć przycisk z ikoną ołówka, znajdujący się obok nazwy menu, w oknie edycji zaznaczyć opcję Publiczne i zapisać.

3.3 Odczytanie klucza API z POSbistro

Dział wdrożeń POSbistro przekazuje klucz API do Restimo. Niezbędny do integracji klucza API dostępny jest w Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com). Na lokalizacji należy wybrać kolejno: Ustawienia → Integracje. Klucz jest unikatowy dla każdej lokalizacji.

3.4 Włączenie integracji w Panelu Administracyjnym POSbistro

Czynność tę wykonuje dział wdrożeń POSbistro po uzyskaniu informacji od zespołu Restimo, że wszystko jest gotowe. Włączenie integracji z Restimo w Panelu Administracyjnym POSbistro musi być poprzedzone prawidłowym zmapowaniem menu w Panelu Restimo – rozdział 4 instrukcji. W celu włączenia integracji z systemem zamówień Restimo należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) wybrać sekcję Ustawienia i wejść w zakładkę Integracje. W otwartym oknie zaznaczyć pole Włącz.

4. Mapowanie menu w Panelu Restimo

4.1 Mapowanie menu przez Restimo (zalecane)

Na potrzeby integracji niezbędne jest mapowanie czyli powiązanie menu POSbistro i Restimo. Czynność tę może wykonać załoga Restimo zazwyczaj za dodatkową opłatą. W celu uzyskania dalszych informacji skontaktuj się ze wsparciem Restimo, dane kontaktowe: https://www.restimo.com/pl/contact

4.2 Manualne mapowanie menu w Panelu Restimo przez załogę lokalu (nie zalecane)

Możesz samodzielnie zmapować menu w panelu Restimo (nierekomendowane). Instrukcję obsługi otrzymasz kontaktując się ze wsparciem Restimo, dane kontaktowe: https://www.restimo.com/pl/contact. 

Wprowadź kody SKU każdej pozycji i dodatku / modyfikatora z systemu POSbistro w Panelu Restimo. 

Pozycje menu w POSbistro dodane jako: Zestaw jako osobne pozycje lub Zestaw jako jedna pozycja nie mają kodu SKU dlatego niezbędne jest mapowanie przez załogę Restimo.

Upewnij się, że wszystkie produkty w panelu Restimo mają wprowadzone poprawne kody, identyczne jak kody SKU (kolumna B) z wygenerowanego pliku XLSX lub alternatywnie odczytane z Panelu Administracyjnego POSbistro zgodnie z rozdziałem 4.3 niniejszej instrukcji. Koniecznie wszystkie produkty oraz dodatki / modyfikatory ze strony internetowej muszą mieć swoje odpowiedniki w menu POSbistro. 

Zwróć szczególną uwagę, że dania w Restimo muszą mieć wprowadzone kod SKU pozycji menu POSbistro, a dodatki / modyfikatory do dań w Restimo muszą mieć wprowadzone kody SKU dodatków z menu POSbistro. Informacja o typie produktu znajduje się w kolumnie C wygenerowanego pliku xlsx (pozycja menu lub dodatek). Błędy w tym zakresie będą powodowały nieprawidłowe funkcjonowanie integracji.

4.3 Odczytywanie kodów SKU w Panelu Administracyjnym POSbistro

Załoga lokalu musi koniecznie pamiętać o dodawaniu / edycji kodów SKU pozycji lub dodatku w Panelu Restimo przypadku każdej zmiany menu na stronie online lub skontaktować się ze wsparciem Restimo w celu wprowadzenie modyfikacji menu.

Jeżeli mapujesz menu w Restimo samodzielnie będziesz potrzebować odczytać kody SKU pozycji menu i dodatków / modyfikatorów z POSbistro aby później wprowadzić je w Panelu Restimo. W tym celu w menu POSbistro wejdź w edycję pozycji (pomarańczowy ołówek). Widoczny będzie kod SKU każdego produktu i wariantu.

Analogicznie kod SKU można sprawdzić w dodatkach. W tym celu należy na lokalizacji wybrać sekcję Dodatki, a następnie edytować dodatek przez wybranie ikony pomarańczowego ołówka.

5. Uruchomienie komunikatów i zamówień w aplikacji POSbistro

5.1 Włączenie komunikatów o zamówieniach online w aplikacji POSbistro

Zanim rozpoczniemy przyjmowanie zamówień ze strony internetowej w tablecie sprzedażowym z systemem POSbistro, należy aktywować odpowiednie opcje. 

W tym celu należy wybrać kolejno na terminalu sprzedażowym POSbistro: szara zębatka (opcje) → Ustawienia → Zamówienia online i dostawy → zaznaczyć:

• Wyświetl komunikat zamówień online (DirectBistro, upMenu, Restaumatic, Delivery API) – konieczne do wyświetlania żółtej ikony informującej o nowym zamówienie na ekranie głównym.
• Powtarzaj dźwięk notyfikacji – urządzenie będzie wydawać dźwięk do momentu odebrania komunikatu o nowym zamówieniu online.

5.2 Włączenie wydruków bonów dotyczących zamówień online

Zalecane jest włączenie wydruków dotyczących zamówień online oraz koszyków. 

Na terminalu sprzedażowym POSbistro wybieramy kolejno: szara zębatka (opcje) → Urządzenia → nazwa drukarki → Szczegóły → Zamówienia online/Dostawy i zaznaczamy:

• Opis zewnętrznego zamówienia (wydruk dla kierowcy – zalecane włączenie) – po zaakceptowaniu koszyka nastąpi wydruk informacji dotyczących adresu (jeśli na dowóz), ceny, nazw i ilości pozycji, czasu realizacji oraz innych przydatnych informacji.
• Automatyczny druk zewnętrznego zamówienia (opcjonalne) – w momencie przesłania koszyka z Restimo nastąpi wydruk informujący o tym fakcie. Informacje będą wyświetlane w formie przed procesowej,  tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu Restimo.

5.3 Automatyczne akceptowanie opłaconych zamówień online w POSbistro (opcjonalne)

W celu aktywowania automatycznego akceptowania zamówień online na terminalu należy w aplikacji  POSbistro wybrać kolejno:  szara zębatka (opcje)  → Ustawienia → Zamówienia online i dostawy→   włączyć opcję Automatycznie akceptuj opłacone koszyki (DirectBistro, Delivery API). 

Dzięki tej opcji zamówienia opłacone z Restimo od razu będą przechodziły do realizacji (nie trzeba akceptować koszyka, nie trzeba klikać zapłać). Od razu zostanie wydrukowany paragon a także bon i/lub zamówienie wyświetli się w kuchni. Funkcja ta jest powiązana z ustawieniami z rozdziału 8.4 niniejszej instrukcji.

6. Obsługa zamówień w Restimo i aplikacji POSbistro

6.1 Akceptacja zamówienia online w panelu Restimo

Integracja z platformą Restimo działa w sposób następujący: zamówienia z systemów zamówień online trafiają do Restimo, gdzie załoga lokalu je akceptuje i określa czas realizacji (wymaga to korzystania z panelu lub tabletu Restimo). Po tym procesie, zamówienia są przekazywane do systemu POSbistro.

W zależności od preferencji obsługi, możliwe jest wybranie sposobu przesyłania zamówień z Restimo do POSbistro:

• Automatyczne przesyłanie – po akceptacji zamówienia w panelu Restimo, zostaje ono automatycznie przesyłane do systemu POSbistro.
• Ręczne przesyłanie – wymaga aktywacji odpowiedniej opcji w panelu Restimo przy każdym zamówieniu.

6.2 Akceptacja zamówienia online z Restimo w POSbistro

Prawidłowe skonfigurowanie wszystkich parametrów spowoduje, że po złożeniu zamówienia przez klienta na stronie internetowej obsługa w lokalu otrzyma następujące komunikaty:

• Ikona komunikatu zamówień online w postaci dużej, żółtej, okrągłej ikony oraz dodatkowa notyfikacja w Komunikatorze.

• Sygnał dźwiękowy (typ dźwięku zależny od ustawienia dźwięku powiadomień w ustawieniach systemu Android na tablecie).
  
• Automatyczny wydruk zewnętrznego zamówienia z wybranej drukarki (zawierający m.in.: datę, godzinę, typ zamówienia, adres dostawy, cena, zamówione pozycje z nazwami identycznymi, jak na stronie internetowej).

Obsługa po wybraniu ikony zamówień online akceptuje lub odrzuca zamówienie. W celu akceptacji należy wybrać zielone pole Akceptuj w lewym, dolnym rogu koszyka.

Po akceptacji należy zatwierdzić czas wysłany przez Restimo wybierając ikonę “zielonego ptaszka” po prawej stronie.

Po potwierdzeniu czasu realizacji zamówienie zostanie automatycznie wczytane na widoku głównym tabletu sprzedażowego wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi (m.in.: adres klienta, numer telefonu, zamówione pozycje, cena, typ zamówienia, wybrana forma płatności, dane do faktury, koszt opakowania). 

Od tej chwili obsługa rozlicza transakcje jak w przypadku każdego innego zamówienia. Nie ma konieczności wybierania formy płatności, dodawania FV czy numeru NIP ponieważ są one domyślnie zaznaczone zgodnie z zamówieniem ze strony internetowej.

6.3 Odrzucanie zamówień online przesłanych z Restimo

7. Podgląd zamówień online z Restimo w Panelu Administracyjnym POSbistro

7.1 Weryfikacja zamówień online w Panelu Administracyjnym POSbistro

Wszystkie zamówienia online z Restaimo widoczne są w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu kolejno na lokalizacji: Realizowane zamówienia → Zamówienia online. Brak rachunku w kolumnie “Numer rachunku” oznacza, że zamówienie nie zostało zaakceptowane na terminalu sprzedażowym POSbistro. Status “Oczekuje” oznacza, że zamówienie dotarło na urządzenie w lokalu, ale nie zostało jeszcze zaakceptowane przez personel. Z kolei status “Odrzucony” oznacza, że zamówienie zostało odrzucone przez personel.

7.2 Odrzucanie koszyków online w Panelu Administracyjnym POSbistro

W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość odrzucenia niezaakceptowanego koszyka online w Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com). Opcja ta staje się dostępna po upływie 24 godzin od momentu otrzymania zamówienia ze strony do zamówień online.

Aby odrzucić takie zamówienie, należy kliknąć różowy przycisk „x” znajdujący się po prawej stronie wiersza zamówienia.

Jeżeli przycisk jest nieaktywny (wyszarzony), oznacza to brak możliwości odrzucenia danego koszyka.

Standardowo koszyki można odrzucać bezpośrednio na terminalu POSbistro, zgodnie z niniejszą instrukcją.

8. Dodatkowe informacje dotyczące integracji

8.1 Różnice w cenach produktów między systemami

W sytuacji, gdy na stronie internetowej zamówień cena pozycji jest inna niż w menu POSbistro, program automatycznie wprowadzi odpowiednie zmiany zgodnie z przesłanym koszykiem, aby dopasować wartość do kwoty widocznej dla klienta. Cena z systemu zamówień Restimo jest nadrzędna.

8.2 Uwagi / komentarze do zamówienia i pozycji menu

W integracji notatki mogą być dodawane do pojedynczych pozycji menu (maksymalnie 173 znaki) lub do całego zamówienia (maksymalnie 220 znaków). System Restimo dodaje do każdego zamówienia notatkę z informacjami umożliwiającymi jego identyfikację i obsługę. Dane te zostaną wprowadzona przez system POSbistro jako notatka na: automatycznym wydruku zewnętrznego zamówienia, tablecie sprzedażowym (przed i po zaakceptowaniu zamówienia), wydruku bonowym dla kuchni, module kuchnia oraz wydruku dla kierowcy (opis zewnętrznego zamówienia).

8.3 Dodatki zawarte w systemie POSbistro a integracja z Restimo

Jeśli w menu POSbistro produkty mają przypisane dodatki zawarte (domyślnie wybrane) system online Restimo musi wysyłać z zamówieniem informację, że dodatki zawarte należy pozostawić („keepIncludedAddons”: true – informacja ta nie jest ona widoczna dla użytkownika) lub wysyłać wszystkie zawarte dodatki do pozycji („addonType”: „INCLUDED”). Brak tej flagi w zamówieniu lub brak zwartych dodatków w koszyku z Restimo spowoduje, że dodatki zawarte w POSbistro będą odejmowane w efekcie klient otrzyma błędne zamówienie.

8.4 Automatyczne zamykanie zamówień z Restimo opłaconych online

W celu przyspieszenia obsługi zamówienia opłacone online z Restimo po akceptacji są od razu zamykane (pomijany jest ekran płatności). Jeżeli podłączona jest drukarka fiskalna następuje również automatyczny wydruk paragonu fiskalnego (nie trzeba wybierać Zapłać). Opcję tę można wyłączyć w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com). Zalecane jest również włączenie na terminalu sprzedażowym opcji automatycznego akceptowania opłaconych zamówień online zgodnie z rozdziałem 5.3 niniejszej instrukcji.

8.5 Zestawy z Restimo

Restimo, jako jedyny zewnętrzny integrator poza systemem zamówień online DirectBistro / Virtual Menu, wspiera obsługę zestawów (Zestaw jako jedna pozycja oraz Zestaw jako osobne pozycje) w identycznej konfiguracji, w jakiej są one zdefiniowane w systemie POSbistro, niezależnie od struktury menu prezentowanej na platformach dostaw jedzenia czy w systemach zamówień online.

Zestawy, w których poszczególne elementy posiadają różne stawki VAT drukowane na paragonie, są obsługiwane wyłącznie przez system zamówień online DirectBistro lub przez integratora Restimo.

8.6 Podgląd koszyka online przed akceptacją

W szczegółach koszyka online aplikacji POSbistro, przed finalnym zatwierdzeniem zamówienia, wyświetlane są wszystkie pozycje, obejmujące nazwy produktów oraz przypisane notatki, w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu Restimo. Po przeprowadzeniu procesu parsowania, realizowanego zgodnie z dokumentacją techniczną Delivery API, pozycje zostaną zaprezentowane zgodnie z docelową strukturą systemu POSbistro.

9. Dodatkowe informacje

9.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe

Zastrzegamy, iż istnieją funkcjonalności zarówno w systemie zamówień Restimo, jak również w programie POSbistro, które nie są objęte integracją. Zakres opcji objętych integracją jest stale poszerzany przez obie firmy. Szczegółowe informacje można uzyskać kontaktując się z opiekunem konta lub pomocą techniczną. Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.

Dane kontaktowe POSbistro dostępne pod linkiem: posbistro.com/pl/kontakt
Dane kontaktowe Restimo dostępne pod linkiem: https://www.restimo.com/pl/contact

9.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro

Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com