UberEats – integracja z POSbistro

1. Wstęp

Dzięki integracji POSbistro z systemem zamówień Uber Eats, wszystkie rachunki spływają bezpośrednio do systemu sprzedażowego POSbistro, co daje większą kontrolę nad całym procesem sprzedaży.

Dzięki automatycznym przekazywaniu zamówień załoga unika błędów związanych z manualnym przepisywaniem i znacznie skraca czas potrzebny na obsługę. Cały proces skraca się do zaakceptowania zamówienia z Uber Eats w aplikacji POSbistro. Wydruk bonów, paragonów fiskalnych,  wyświetlanie w module kuchnia KDS, wyświetlanie na ekranie numerów realizowanych zamówień OSS oraz w aplikacji dla kierowców POSdriver następują automatycznie.

W celu uruchomienia integracji wymagane jest zgłoszenie zapotrzebowania na jej aktywację za pośrednictwem formularza dostępnego pod następującym LINKIEM.

System POSbistro obsługuje bezpośrednie integracje z portalami oraz systemami do zamówień online, takimi jak:  DirectBistro, Glovo, Pyszne.pl, Uber Eats, UpMenu, Restaumatic, Restimo i inne. Dodatkowo możliwa jest integracja z firmami kurierskimi, m.in. Stava oraz DeliGoo.

2. Podstawowe informacje i zgłoszenie chęci integracji

2.1 Ogólne informacje związane z integracją POSbistro i Uber Eats

Integracja systemu POSbistro z platformą Uber Eats obsługuje zarówno model współpracy, w którym restauracja korzysta z własnych dostawców (Marketplace), jak i sytuację, gdy realizacja zamówień odbywa się za pośrednictwem kurierów Uber Eats (Delivery by Uber Eats).

Proces wdrożenia integracji realizowany jest w większości przez zespół wdrożeń POSbistro (e-mail: wdrozenia@posbistro.com).

Do Twoich obowiązków należy m.in.: podanie poprawnych danych w formularzu zgłoszeniowym, odpowiednie przygotowanie menu, oznaczenie go jako publiczne, dodanie pozycji o typie „dostawa”,  włączenie wyświetlania informacji o zamówieniu online na terminalu sprzedażowym POSbistro (aplikacji POSbistro) a także mapowanie pozycji menu i dodatków / modyfikatorów w menadżerze Uber Eats (https://restaurant.uber.com) jeśli menu nie jest wysyłane z POSbistro.

2.2 Zgłoszenie chęci aktywacji integracji z UberEats w POSbistro

W pierwszym etapie prosimy o skontaktowanie się z opiekunem konta w systemie POSbistro lub Działem Sprzedaży w celu aktywacji integracji z platformą Uber Eats oraz ustalenia warunków abonamentowych w POSbistro. Następnie niezbędne będzie uzupełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego po kliknięciu w LINK.

Dział Sprzedaży:

Telefon: 503 708 001 (wewnętrzny 1, następnie 1)

E-mail: sprzedaz@posbistro.com

Godziny pracy: poniedziałek-piątek, 9:00-17:00

3. Przygotowanie i włączenie integracji w Panelu POSbistro

3.1 Dodanie przedmiotu o typie dostawa i naliczanie opłaty za dowóz

W przypadku, gdy doliczany jest koszt dostawy należy utworzyć w menu POSbistro przedmiot o typie Dostawa (wystarczy jeden wariant z dowolną ceną). Czynność ta jest niezbędna do prawidłowego działania integracji i naliczania kosztu dowozu w systemie POSbistro. W razie potrzeby kategorię z tym przedmiotem można ukryć w menu POSbistro.

3.2 Wybranie menu publicznego do integracji w POSbistro

Konieczne jest również zaznaczenie we właściwym menu opcji Publiczne. W tym celu na lokalizacji należy wejść do zakładki Menu, tam kliknąć przycisk z ikoną ołówka, znajdujący się obok nazwy menu, w oknie edycji zaznaczyć opcję Publiczne i zapisać.

3.3 Włączenie integracji z Uber Eats w Panelu POSbistro

Czynność tę wykonuje dział wdrożeń POSbistro po uzyskaniu informacji od zespołu Uber Eats, że wszystko jest gotowe. Włączenie integracji z Uber Eats w Panelu Administracyjnym POSbistro musi być poprzedzone prawidłowym przygotowaniem menu w POSbistro a następnie jego mapowaniem w menadżerze Uber East (wprowadzenie External ID / SKU) lub jego wysłaniem.

W celu włączenia integracji z systemem zamówień online Uber Eats należy w Panelu Administracyjnym (https://panel.posbistro.com) na lokalizacji wybrać kolejno: Ustawienia → Integracje → UberEats. W otwartym oknie zaznaczyć pole Włącz, Online, Integracja odblokowana a następnie wprowadzić poprawne dane w pole: Client ID, Client Secret i ID lokalizacji. Po wprowadzeniu danych należy wybrać przycisk Zapisz. 

4. Mapowanie menu w menadżerze Uber Eats

4.1 Przygotowanie menu POSbistro dla integracji z Uber Eats

Menu w systemie POSbistro należy przygotować zgodnie z wytycznymi dostępnymi pod wskazanym LINKiem, zarówno przed ręcznym mapowaniem, jak i przed wysłaniem menu z POSbistro do Uber Eats. Przed przystąpieniem do procesu upewnij się, że wszystkie pozycje menu oraz dodatki / modyfikatory w Uber Eats mają swoje odpowiedniki w menu utworzonym w POSbistro.

4.2 Wysłanie menu z POSbistro do systemu Uber Eats (opcjonalnie)

4.2.1 Ogólne informacje

Posbistro umożliwia wysłanie menu z POSbistro bezpośrednio do Uber Eats. Funkcja ta znacznie przyspiesza uruchomienie integracji. Menu oznaczone w POSbistro jako publiczne trafi bezpośrednio do Menadżera Restauracji Uber Eats (https://restaurant.uber.com/) wraz z uspełnionym kodem SKU, stawką VAT w przypadku pozycji menu (nie dotyczy dodatków / modyfikatorów), opisem dania (nie dotyczy dodatków) oraz zdjęciem dania (nie dotyczy dodatków). Pozycje w menu POSbistro oznaczone flagą Nie pokazuj na terminalu i w menu publicznym nie będą wysyłane do Uber Eats. Dlatego w przypadku wysyłania menu do Uber Eats ważne jest aby było ono przygotowane poprawnie i miało dodane zdjęcia oraz opisy dań, które będą widoczne na stronie do zamówień online.

4.2.2 Przygotowanie menu POSbistro do wysyłki

Jeżeli w POSbistro produkt ma więcej niż jeden wariant to w Uber Eats będzie utworzona pozycja z ceną najtańszego wariantu, do której będzie przypisana grupa modyfikatorów (Warianty) z nazwami wariantów z POSbistro, w której pierwszy najtańszy modyfikator ma cenę 0 i jest domyślnie wybrany, a kolejne zwiększają cenę podstawową do właściwej ceny kolejnych wariantów.

Przykład:

W POSbistro istnieje pozycja Margherita z 2 wariantami do wyboru 30 cm (za 20 zł) i 40 cm (za 30 zł).

Po wysłaniu menu do Uber Eats na stronie restauracji pojawi się pozycja Margherita za 20 zł. Po jej wybraniu pojawią się dwa modyfikatory (Warianty) do wyboru 30 cm (domyślnie wybrany, nie zwiększa ceny) oraz 40 cm (zwiększający cenę o 10 zł).

Pozycje z menu POSbistro, które mają być niewidoczne należy oznaczyć opcją: flagą Nie pokazuj na terminalu i w menu publicznym. Ważne jest również podpięcie dodatków do danych pozycji oraz dodanie zdjęć i opisów dań. Więcej informacji na temat zarządzania menu po kliknięciu w LINK.

4.2.3 Wysłanie menu z POSbistro do Uber Eats

W przypadku integracji POSbistro z Uber Eats, restaurator zazwyczaj samodzielnie wysyła menu z systemu POSbistro do Uber Eats. Wysyłka całego menu wymagana jest nawet w sytuacji gdy chcemy zmienić tylko kilka pozycji na stronie Uber Eats. Wyjątek: Jeśli jest to pierwsze uruchomienie integracji lub restauracja posiada wiele aktywnych integracji – modyfikacji menu dokonuje Dział Wdrożeń. Aby rozpocząć proces aktualizacji, należy wysłać wiadomość e-mail zawierającą Numer lokalizacji / Numer identyfikacyjny na adres: wdrozenia@posbistro.com.

W celu wysłania menu POSbistro do systemu Uber Eats należy wybrać kolejno na lokalizacji w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com): Ustawienia → Integracje → Uber Eats → wybrać Wyślij.

4.3 Manualne mapowanie istniejącego menu w Uber Eats (zalecane)

4.3.1 Ogólne informacje

Jeżeli lokal już posiada menu w Uber Eats i nie chce wprowadzać zmian w wyglądzie lub układzie dań należy wygenerować z POSbistro plik XLSX zawierający kody SKU pozycji i dodatków z POSbistro, a następnie wprowadzić je w pole Zewnętrzne dane (External ID) w Menadżerze Uber Eats dla właściwych pozycji (mapowanie). Czynność ta należy do obowiązków załogi lokalu.

4.3.2 Pobranie menu POSbistro do pliku XLSX i poprawne odczytywanie kodów SKU

W celu prawidłowego mapowania (powiązania) pozycji przesyłanych z systemu zamówień Uber Eats do systemu POSbistro konieczne jest wygenerowanie pliku xlsx. Przed wygenerowaniem pliku należy upewnić się czy wszystkie pozycje oraz dodatki (modyfikatory) z Uber Eats mają swoje odpowiedniki w POSbistro. Jeżeli nie to należy je dodać. Plik xlsx jest generowany po wybraniu w Panelu Administracyjnym na lokalizacji kolejno: Ustawienia → Integracje → Uber Eats → wybrać właściwe menu publiczne → XLSX.

Wszystkie dania w menu Uber Eats powinny mieć wprowadzone kody SKU / External ID swoich odpowiedników w POSbistro – kolumna B wygenerowanego pliku XLSX. W kolumnie C pliku xlsx znajduje się informacja o typie pozycji – Pozycja menu lub dodatek.

4.3.3 Wprowadzenie kodów SKU z POSbistro w menadżerze UberEats

W pola Zewnętrzne dane w Menadżerze Uber Eats należy wprowadzić kodu SKU z systemu POSbistro. Kody SKU niezbędne do poprawnego działania integracji wprowadza Restaurator po zapoznaniu się z instrukcją.

Odczytane z POSbistro kody SKU pozycji menu i dodatków (modyfikatorów) należy wprowadzić w szczegółach każdej pozycji Uber Eats wybierając kolejno: Dodatkowe informacje → Zewnętrzne dane.

W przypadku integracji danie jest pozycją menu wtedy, gdy w panelu Uber Eats ma zaznaczoną na TAK opcję Sprzedawać tę pozycję osobno? oraz została przypisana do kategorii jak na zdjęciu niżej.

Z kolei danie jest dodatkiem (modyfikatorem), jeżeli w panelu Uber Eats ma zaznaczoną na NIE opcję Sprzedawać tę pozycję osobno? – jak na zdjęciu niżej.

Typ pozycji widoczny jest również na ekranie głównym sekcji Menu w panelu Uber Eats. Jeżeli pozycja ma widoczną nazwę kategorii w kolumnie Kategorie to znaczy, że jest Pozycją menu dla POSbistro.

Z kolei jeżeli pozycja ma widoczna nazwę grupy modyfikatorów w kolumnie Wykorzystano W to znaczy, że jest dodatkiem dla POSbistro.

Sposób wprowadzania kodów SKU dla poszczególnych typów pozycji:

1. Danie z jednym wariantem – jeżeli danie w menu POSbistro ma tylko jeden wariant to w panelu Uber Eats zawsze wprowadzamy kod SKU tej pozycji – liczba z kolumny B wygenerowanego pliku XLSX. W kolumnie C widoczny napis Pozycja menu.
2. Danie z wieloma wariantami – jeżeli danie w menu POSbistro posiada więcej niż jeden wariant np.: Pizza Salami (30 cm, 40 cm, 50 cm), to w panelu Uber Eats dla tej pozycji pole Zewnętrzne dane (SKU) pozostawiamy puste. Natomiast kody SKU wariantów tego dania z POSbistro wprowadzamy w pole Zewnętrzne dane (SKU) modyfikatów o nazwie: 30 cm, 40 cm, 50 cm, które tworzą grupę modyfikatorów “Rozmiar pizzy” i są podpięte do tej pozycji w panelu Uber Eats. W tym jednym przypadku grupa modyfikatorów z Uber Eats służy jako odpowiedniki wariantów w POSbistro. Pozycja może mieć tylko jedną grupę modyfikatorów, w których są wprowadzone kody SKU wariantów pozycji z POSbistro. W pozostałych grupach modyfikatorów wprowadzamy zawsze kody SKU dodatków z POSbistro.
3. Dodatek – pozycjom w sekcji Grupy Modyfikatorów w Uber Eats (odpowiednik grupy dodatków POSbistro) należy wprowadzić kody SKU dodatków z POSbistro – liczba z kolumny B wygenerowanego pliku XLSX. W kolumnie C widoczny napis Dodatek.  Wyjątek stanowi danie z wieloma wariantami, gdzie pozycje w grupie modyfikatorów mają wprowadzony kod SKU wariantu pozycji menu z POSbistro. W grupie modyfikatorów mogą być tylko pozycje, które mają zaznaczoną na NIE opcję Sprzedawać tę pozycję osobno?

Więcej informacji na temat wprowadzania kodów SKU w panelu Uber Eats można uzyskać kontaktując się z pomocą Uber Eats pod numer 223070988 lub odwiedzając stronę: https://help.uber.com/restaurants

4.3.4  Zmiany w menu UberEats a integracja z POSbistro

Aby wejść w szczegóły danego dania lub dodatku należy je edytować – wybrać ikonę pomarańczowego ołówka.

Analogicznie kod SKU można sprawdzić w dodatkach (modyfikatorach). W tym celu należy na lokalizacji wybrać sekcję Dodatki, a następnie edytować dodatek przez wybranie ikony pomarańczowego ołówka.

4.4 Odczytywanie kodów SKU w Panelu Administracyjnym POSbistro

Restaurator musi koniecznie pamiętać o dodawaniu / edycji kodów SKU pozycji lub dodatku w przypadku każdej zmiany menu na stronie Uber Eats. W menu POSbistro po wejściu w edycję pozycji (pomarańczowy ołówek) można sprawdzić kod SKU każdego produktu i wariantu.

Analogicznie kod SKU można sprawdzić w dodatkach. W tym celu należy na lokalizacji wybrać sekcję Dodatki, a następnie edytować dodatek przez wybranie ikony pomarańczowego ołówka.

5. Włączenie komunikatów i zamówień w aplikacji POSbistro

5.1 Włączenie komunikatów o zamówieniach z Uber Eats w aplikacji POSbistro

Zanim rozpoczniemy przyjmowanie zamówień ze strony internetowej w tablecie sprzedażowym z systemem POSbistro, należy aktywować odpowiednie opcje. 

W tym celu należy wybrać kolejno na terminalu sprzedażowym POSbistro: szara zębatka (opcje) → Ustawienia → Zamówienia online i dostawy → zaznaczyć:

• Wyświetl komunikat zamówień online (DirectBistro, upMenu, Restaumatic, Delivery API) – konieczne do wyświetlania żółtej ikony informującej o nowym zamówienie na ekranie głównym.
• Powtarzaj dźwięk notyfikacji – urządzenie będzie wydawać dźwięk do momentu odebrania komunikatu o nowym zamówieniu online.

5.2 Włączenie wydruków bonów dotyczących zamówień z Uber Eats

Zalecane jest włączenie wydruków dotyczących zamówień online oraz koszyków. 

Na terminalu sprzedażowym POSbistro wybieramy kolejno: szara zębatka (opcje) → Urządzenia → nazwa drukarki → Szczegóły → Zamówienia online/Dostawy i zaznaczamy:

• Opis zewnętrznego zamówienia (wydruk dla kierowcy – zalecane włączenie) – po zaakceptowaniu koszyka nastąpi wydruk informacji dotyczących adresu (jeśli na dowóz), ceny, nazw i ilości pozycji, czasu realizacji oraz innych przydatnych informacji.
• Automatyczny druk zewnętrznego zamówienia (opcjonalne) – w momencie przesłania koszyka z UberEats nastąpi wydruk informujący o tym fakcie. Informacje będą wyświetlane w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu UberEats.

6. Obsługa zamówień online w trybie delivery by restaurant w aplikacji POSbistro

6.1 Akceptacja zamówienia online, gdy zamówienie dostarcza restauracja

Prawidłowe skonfigurowanie wszystkich parametrów spowoduje, że po złożeniu zamówienia przez klienta na stronie internetowej obsługa w lokalu otrzyma następujące komunikaty:

• pojawi się notyfikacja oraz ikona komunikatu zamówień online w postaci dużej, żółtej, okrągłej ikony,

• sygnał dźwiękowy (typ dźwięku zależny od ustawienia dźwięku w systemie Android na tablecie),
• automatyczny wydruk zewnętrznego zamówienia z wybranej drukarki (zawierający m.in.: numer koszyka w POSbistro, datę, godzinę, typ zamówienia, zamówione pozycje, adres).

Obsługa po wybraniu ikony zamówień online akceptuje zamówienie wybierając zielone pole Akceptuj w lewym, dolnym rogu koszyka.

Pojawi się ekran informujący o czasie realizacji, który wybrał klient.

Po wybraniu czasu realizacji zamówienie zostanie automatycznie wczytane na widoku głównym tabletu sprzedażowego wraz z podstawowymi danymi udostępnionymi przez firmę Uber Eats. Od tej chwili załoga obsługuje zamówienia w POSbistro jak w przypadku każdego innego rachunku.

W notatce do zamówienia będą znajdowały się następujące informacje: 

• typ integracji – BY RESTAURANT (dostarcza restauracja) lub BY UBER EATS (dostarcza kierowca Uber Eats),
• sposób spotkania z kurierem: LEAVE AT DOOR (pozostaw pod drzwiami), DELIVER TO DOOR (spotkanie przy drzwiach), MEET OUTSIDE (spotkanie na zewnątrz),
• kod kontaktu telefonicznego (CODE), który jest niezbędny kierowcy w przypadku kontaktu telefonicznego z klientem,
• kwota gotówki pozostała do zapłaty np. 29,99 – wyświetla się w przypadku wyboru tej metody płatności przez klienta. Wartość gotówki do pobrania przy odbiorze może być niższa niż całkowita kwota zamówienia, jeśli klient zastosował kod rabatowy. Na paragonie fiskalnym zawsze prezentowana jest pełna wartość zamówienia (zgodnie z wytycznymi wsparcia Uber Eats), natomiast w opisie (notatce) widnieje rzeczywista kwota gotówki należna od klienta po uwzględnieniu rabatu Uber Eats. W przypadku takich transakcji należy uwzględnić tę różnicę indywidualnie przy rozliczaniu kasjerów oraz kierowców, ponieważ nie będą oni fizycznie dysponować pełną kwotą z paragonu, a jedynie kwotą pomniejszoną o rabat przyznany przez Uber Eats. Rozliczenie rabatów odbywa się bezpośrednio między restauracją a Uber Eats, bez udziału systemu POSbistro, który jedynie prezentuje wszystkie niezbędne informacje związane z zamówieniem.

Zadaniem aktualnej wersji integracji jest przyspieszenie pracy personelu poprzez zautomatyzowanie wprowadzania produktów na terminalu sprzedażowym POSbistro w celu ich wyświetlenia (KDS) lub wydrukowania (drukarka bonowa) w kuchni oraz wydruku paragonu fiskalnego i bonu dla kierowcy (opis zewnętrznego zamówienia).

Proces akceptacji zamówień online przedstawiony został również na poniższym filmie.

6.2 Odrzucenie zamówienia online, gdy zamówienie dostarcza restauracja

W celu odrzucenia zamówienia z Uber Eats należy je najpierw standardowo zaakceptować w POSbistro, a następnie w otwartych rachunkach (ikona dolara na ekranie głównym aplikacji POSbistro) wybrać ikonę i Więcej.

Następnie wybrać opcję Anuluj zamówienie w Uber Eats.

7. Obsługa zamówień online w trybie delivery by Uber Eats w aplikacji POSbistro

7.1 Akceptacja zamówienia online, gdy zamówienie dostarcza kurier Uber Eats

W trybie integracji delivery by Uber Eats (zamówienie dostarcza kurier Uber Eats) niezbędne jest, jak do tej pory, potwierdzenie zamówienia w panelu Uber Eats pod adresem https://restaurant-dashboard.uber.com. W kolejnym kroku zamówienie jest akceptowane w terminalu sprzedażowym POSbistro. Zadaniem tego trybu jest przyspieszenie pracy personelu poprzez zautomatyzowanie wprowadzania produktów na terminalu sprzedażowym POSbistro w celu ich wyświetlenia (KDS) lub wydrukowania (drukarka bonowa) w kuchni oraz wydruku paragonu fiskalnego.

Prawidłowe skonfigurowanie wszystkich parametrów spowoduje, że po złożeniu zamówienia przez klienta na stronie internetowej obsługa w lokalu otrzyma następujące komunikaty:

• pojawi się notyfikacja oraz ikona komunikatu zamówień online w postaci dużej, żółtej, okrągłej ikony,

• sygnał dźwiękowy (typ dźwięku zależny od ustawienia dźwięku w systemie Android na tablecie),
• automatyczny wydruk zewnętrznego zamówienia z wybranej drukarki (zawierający m.in.: numer koszyka w POSbistro, datę, godzinę, typ zamówienia, zamówione pozycje).

Obsługa po wybraniu ikony zamówień online akceptuje zamówienie wybierając zielone pole Akceptuj w lewym, dolnym rogu koszyka.

Pojawi się ekran informujący o czasie realizacji, który wybrał klient.

Po wybraniu czasu realizacji zamówienie zostanie automatycznie wczytane na widoku głównym tabletu sprzedażowego wraz z podstawowymi danymi udostępnionymi przez firmę Uber Eats. Od tej chwili załoga obsługuje zamówienia w POSbistro jak w przypadku każdego innego rachunku.

Po wybraniu czasu realizacji zamówienie zostanie automatycznie wczytane na widoku głównym tabletu sprzedażowego wraz z podstawowymi danymi udostępnionymi w integracji przez firmę Uber Eats.

Proces akceptacji zamówień online w aplikacji POSbistro przedstawiony został również na poniższym filmie.

7.2 Odrzucenie zamówienia online, gdy zamówienie dostarcza kurier Uber Eats

W celu odrzucenia zamówienia z Uber Eats należy je standardowo zaakceptować, następnie w otwartych rachunkach (ikona dolara na ekranie głównym aplikacji POSbistro) wybrać ikonę i Więcej.

Następnie wybrać opcję Anuluj zamówienie w Uber Eats. Następnie należy anulować na pulpicie Uber Eats pod adresem https://restaurant-dashboard.uber.com tak ja do tej pory.

8. Weryfikacja zamówień online w Panelu Administracyjnym

8.1 Weryfikacja zamówień online w Panelu Administracyjnym POSbistro

Wszystkie zamówienia online widoczne są w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu kolejno na lokalizacji: Realizowane zamówienia → Zamówienia online. Brak rachunku w kolumnie Numer rachunku oznacza, że zamówienie nie zostało zaakceptowane na terminalu sprzedażowym POSbistro. Status Oczekuje oznacza, że zamówienie dotarło na urządzenie w lokalu, ale nie zostało jeszcze zaakceptowane przez personel. Z kolei status Odrzucony oznacza, że zamówienie zostało odrzucone przez personel. Statusy te dotyczą tylko zamówienia w systemie POSbistro. W panelu Uber Eats status jest niezależny od wybranego w POSbistro. Personel wybiera status zamówienia Uber Eats na stronie: https://restaurant-dashboard.uber.com

Zamówienia standardowo dostępne będą również w Uber Eats na stronie: https://restaurant-dashboard.uber.com/

8.2 Odrzucanie koszyków online w Panelu Administracyjnym POSbistro

W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość odrzucenia niezaakceptowanego koszyka online w Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com). Opcja ta staje się dostępna po upływie 24 godzin od momentu otrzymania zamówienia ze strony do zamówień online.

Aby odrzucić takie zamówienie, należy kliknąć różowy przycisk „x” znajdujący się po prawej stronie wiersza zamówienia.

Jeżeli przycisk jest nieaktywny (wyszarzony), oznacza to brak możliwości odrzucenia danego koszyka.

Standardowo koszyki można odrzucać bezpośrednio na terminalu POSbistro, zgodnie z niniejszą instrukcją.

9. Dodatkowe informacje dotyczące integracji

9.1 Różnice w cenach produktów między systemami

W sytuacji, gdy na stronie internetowej zamówień Uber Eats cena pozycji jest inna niż w menu POSbistro, program automatycznie wprowadzi odpowiednie zmiany, aby dopasować wartość do kwoty widocznej dla klienta. Cena z systemu zamówień Uber Eats jest nadrzędna.

9.2 Specjalne instrukcje (dodaj uwagę), dodaj instrukcje dostawy

Dodatkowe informacje wprowadzone na stronie zamówień online Uber Eats w polu Specjalne instrukcje oraz w polu dodaj instrukcje dostawy, zostaną wprowadzone przez system POSbistro jako notatka do zamówienia na: automatycznym wydruku zewnętrznego zamówienia, tablecie sprzedażowym (przed i po zaakceptowaniu zamówienia), wydruku bonowym dla kuchni, module kuchnia oraz wydruku dla kierowcy (opis zewnętrznego zamówienia). Dodatkowo w POSbistro w notatce do każdego zamówienia w zależności od typu znajdują się takie informacje jak:

• typ integracji – BY RESTAURANT (dostarcza restauracja) lub BY UBER EATS (dostarcza kierowca Uber Eats),
• sposób spotkania z kurierem: LEAVE AT DOOR (pozostaw pod drzwiami), DELIVER TO DOOR (spotkanie przy drzwiach), MEET OUTSIDE (spotkanie na zewnątrz),
• UBER Id (display_id) – identyfikator zamówienia, unikalny w systemie Uber Eats,
• CODE (kod kontaktu telefonicznego) – jest niezbędny do prawidłowej obsługi klientów podczas kontaktów telefonicznych, zazwyczaj w przypadku zamówień z odbiorem osobistym,
• kwota gotówki pozostała do zapłaty np. 29,99 – wyświetla się w przypadku wyboru tej metody płatności przez klienta. Wartość gotówki do pobrania przy odbiorze może być niższa niż całkowita kwota zamówienia, jeśli klient zastosował kod rabatowy. Na paragonie prezentowana jest pełna wartość zamówienia (zgodnie z wytycznymi wsparcia Uber Eats), natomiast w opisie (notatce) widnieje rzeczywista kwota gotówki należna od klienta po uwzględnieniu rabatu Uber Eats. W przypadku takich transakcji należy uwzględnić tę różnicę przy rozliczaniu kasjerów oraz kierowców, ponieważ nie będą oni fizycznie dysponować pełną kwotą z paragonu, a jedynie kwotą pomniejszoną o rabat przyznany przez Uber Eats. Rozliczenie wartości rabatów odbywa się bezpośrednio pomiędzy Uber Eats a restauracją, poza systemem POSbistro.

9.3 Pola “Poproś o sztućce, słomki itp” oraz „Nazwa firmy” w Uber Eats

W aktualnej wersji integracji systemu zamówień Uber Eats nie wysyła do POSbistro informacji z pól “poproś o sztućce, słomki itp” oraz „Nazwa firmy”.

9.4 Napiwki z Uber Eats

W aktualnej wersji integracji systemu zamówień Uber Eats nie wysyła do POSbistro informacji dotyczącej napiwku. W każdej chwili kwota napiwku może zostać zmieniona przez zamawiającego. Kwoty napiwków można sprawdzać w Menadżerze Uber Eats.

9.5 Naliczanie opłaty za dostawę

W przypadku, gdy doliczany jest koszt dostawy należy utworzyć w menu POSbistro przedmiot o typie Dostawa (wystarczy jeden wariant z dowolną ceną) zgodnie z rozdziałem 3.2 niniejszej instrukcji. Czynność ta jest niezbędna do prawidłowego działania integracji i naliczania kosztu dowozu w systemie POSbistro.

9.6 Dodatki zawarte w systemie POSbistro a integracja

System Uber Eats nie wysyła dodatków zawartych w integracji w związku z tym jeżeli w menu POSbistro produkty mają przypisane dodatki zawarte (domyślnie wybrane) integracja pozostawia je domyślnie jako zawarte.

9.7 Automatyczne zamykanie zamówień z Uber Eats opłaconych online

W celu przyspieszenia obsługi zamówienia opłacone online z Uber Eats po akceptacji są od razu zamykane (pomijany jest ekran płatności). Jeżeli podłączona jest drukarka fiskalna następuje również automatyczny wydruk paragonu fiskalnego (nie trzeba wybierać Zapłać). Opcję tę można wyłączyć w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com).

9.8 Zestawy

Integracja z systemem zamówień online Uber Eats nie obejmuje pozycji dodanych w POSbistro jako Zestaw jako jedna pozycja oraz Zestaw jako osobne pozycje. 

Te specyficzne rodzaje produktów w POSbistro umożliwiają łączenie pozycji z menu.

Zestaw jest zbiorem co najmniej dwóch dań, prezentowanych i/lub drukowanych w kuchni jako całość. Każdy element zestawu (produkt) może mieć inną stawkę VAT, cenę inną niż w menu a także różne miejsce docelowe. Zestaw jako osobne pozycje (na drukarce fiskalnej drukowane są osobne pozycje menu z stawkami VAT niezależnie dla każdego produktu z zestawu) oraz Zestaw jako jedna pozycja (na drukarce fiskalnej drukowana jest nazwa zestawu i stawka VAT zestawu) nie mają kodów SKU ponieważ mają je pozycji menu (produkty), które tworzą zestaw. Z kolei w systemie zamówień Uber Eats zestaw tworzony jest jako produkt, do którego wybierane są dodatki / modyfikatory a dodatki w POSbistro z założenia nie są oddzielną pozycją tylko elementem składowym produktu. Dodatki nie mają miejsca docelowego czy niezależnej stawki VAT gdyż, zawsze dziedziczą je od produktu, do którego są dodane.

Na potrzeby integracji zestawów z systemu zamówień online Uber Eats w menu POSbistro można dodać przedmiot z recepturą a elementy tego zestawu utworzyć jako dodatki. Jeżeli na stronie do zamówień online Uber Eats mamy zestaw, w którym poszczególne dodatki (elementy zestawu) mają różnie stawki VAT można rozważyć dodanie ich jako osobne produkty. Pozycje takie będą wysyłane do POSbistro, jako niezależne produkty, co w efekcie utrudnia ich połączenie w zestaw przez personel, gdyż nie będą powiązane tak jak na stronie ale za to mogą być drukowane z różnymi stawkami VAT na paragonie i mogą mieć różne miejsca docelowe. Produkty z POSbistro dodane jako Zestaw jako jedna pozycja oraz Zestaw jako osobne pozycje są pomijane podczas wysyłania menu do Uber Eats.

Zestawy, w których poszczególne elementy posiadają różne stawki VAT drukowane na paragonie, są obsługiwane wyłącznie przez system zamówień online DirectBistro lub przez integratora Restimo.

9.9 Algorytm automatycznego wyboru czasu realizacji Uber Eats

Czas realizacji zamówienia wybrany w terminalu sprzedażowym POSbistro jest ignorowany przez Uber Eats, gdyż czasem realizacji widocznym dla zamawiającego zarządza specjalny algorytm Uber Eats i nie ma znaczenia jaki czas zostanie wybrany w aplikacji POSbistro. W terminalu sprzedażowym POSbistro personel najczęściej wybiera najkrótszy możliwy czas realizacji zamówienia.

9.10 Opłata Marketplace / Za usługę

Opłaty z Uber Eats typu Marketplace / Za usługę nie są obsługiwane w ramach integracji.

9.11 Podgląd koszyka online przed akceptacją

W szczegółach koszyka online w aplikacji POSbistro, przed finalnym zatwierdzeniem zamówienia, wyświetlane są wszystkie pozycje, obejmujące nazwy produktów oraz przypisane notatki, w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu zamówień online czy platform dostaw. Po przeprowadzeniu procesu parsowania, realizowanego zgodnie z dokumentacją techniczną API, pozycje zostaną zaprezentowane zgodnie z docelową strukturą systemu POSbistro.

9.12 Godziny otwarcia i dostępność lokalu w portalu Uber Eats

Aktualna wersja integracji systemu POSbistro z platformą Uber Eats nie umożliwia zarządzania godzinami otwarcia lokalu ani zmiany statusu dostępności („Tymczasowo zamknięty” / „Dostępny”) bezpośrednio z poziomu aplikacji lub panelu POSbistro.

Dodatkowo, po wysłaniu menu z POSbistro do Uber Eats, platforma domyślnie ustawia godziny otwarcia lokalu na „czynne 24/7”. Z tego powodu, po każdorazowym przesłaniu menu konieczne jest zweryfikowanie i dostosowanie godzin otwarcia w panelu Uber Eats.

Wszelkie modyfikacje dotyczące godzin otwarcia lub statusu dostępności lokalu muszą być wykonywane bezpośrednio w panelu Uber Eats Manager pod adresem:
https://restaurant.uber.com lub poprzez kontakt z działem wsparcia technicznego Uber Eats.

Dane kontaktowe wsparcia UberEats dostępne są pod linkiem: https://help.uber.com/restaurants

9.13 Automatyczne odrzucanie zamówień przez UberEats

W systemie Uber Eats zazwyczaj obowiązuje 10-minutowy limit czasu na akceptację zamówienia. Po jego przekroczeniu zamówienie jest automatycznie odrzucane po stronie Uber Eats. Informacja o takich zamówieniach znajduje się w Menadżera Restauracji Uber Eats (https://restaurant.uber.com/)

POSbistro nie otrzymuje informacji o takim automatycznym odrzuceniu. W rezultacie zamówienie może nadal być widoczne w POSbistro jako oczekujące i może zostać zaakceptowane przez obsługę, mimo że w systemie Uber Eats zostało już anulowane z powodu przekroczenia czasu.

Należy również pamiętać, że brak połączenia z internetem na tablecie, na którym przyjmowane są zamówienia online, może uniemożliwić wyświetlenie powiadomienia o nowym zamówieniu. Dlatego niezwykle istotne jest zapewnienie stabilnego połączenia internetowego.

W celu weryfikacji czasu pojawienia się zamówienia w POSbistro:

1. Zaloguj się do panelu administracyjnego (panel.posbistro.com).
2. Wybierz lokalizację, a następnie przejdź do: Realizowane zamówienia → Zamówienia online.
3. Rozwiń szczegóły wybranego zamówienia i sprawdź pole „Data wysłania”.

Czas akceptacji zamówienia przez obsługę odpowiada dacie utworzenia rachunku:

1. Kliknij numer rachunku przypisany do zamówienia.
2. W dolnej części ekranu sprawdź sekcję „Data utworzenia”.

Aby uniknąć sytuacji, w której zamówienie zostało odrzucone automatycznie w Uber Eats, a obsługa mimo to zaakceptowała je w POSbistro i zrealizowała bez otrzymania zapłaty, zalecamy:

• Akceptowanie zamówień w czasie określonym w panelu Uber Eats.
• Ewentualne wydłużenie czasu na akceptację zamówień w ustawieniach panelu Uber Eats, jeśli obecny limit jest zbyt krótki dla organizacji pracy w lokalu.
• Zapewnienie stałego dostępu do internetu.

10. Dodatkowe informacje

10.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe

Zastrzegamy, iż istnieją funkcjonalności zarówno w systemie zamówień Uber Eats, jak również w programie POSbistro, które nie są objęte integracją. Zakres opcji objętych integracją jest stale poszerzany przez obie firmy. Szczegółowe informacje można uzyskać kontaktując się z opiekunem konta lub pomocą techniczną. Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.

Dane kontaktowe POSbistro: https://posbistro.com/pl/kontakt

Dane kontaktowe Uber Eats: https://help.uber.com/restaurants

10.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro

Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com