1. Ogólne informacje
Dzięki integracji POSbistro z systemem zamówień Restaumatic, wszystkie rachunki spływają bezpośrednio do systemu sprzedażowego POSbistro, co daje większą kontrolę nad całym procesem sprzedaży. Dzięki automatycznym przekazywaniu zamówień załoga unika błędów związanych z manualnym przepisywaniem i znacznie skraca czas potrzebny na obsługę. Cały proces skraca się do zaakceptowania zamówienia z Restaumatic w aplikacji POSbistro. Wydruk bonów, paragonów fiskalnych, wyświetlanie w module kuchnia (KDS), wyświetlanie na ekranie numerów realizowanych zamówień (OSS) oraz w aplikacji dla kierowców POSdriver następują automatycznie.
W celu uruchomienia integracji niezbędne jest wysłanie do firmy Restaumatic zgłoszenia dotyczącego włączenia integracji wraz z kluczem API oraz plikem menu z kodami SKU z POSbistro.
System POSbistro obsługuje bezpośrednie integracje z portalami oraz systemami do zamówień online, takimi jak: DirectBistro, Glovo, Pyszne.pl, Uber Eats, UpMenu, Restaumatic, Restimo i inne. Dodatkowo możliwa jest integracja z firmami kurierskimi, m.in. Stava oraz DeliGoo.
2. Przygotowanie menu POSbistro do integracji
2.1 Ogólne informacje
W pierwszym kroku należy upewnić się, że wszystkie pozycje menu oraz dodatki ze strony Restaumatic mają odpowiedniki w menu POSbistro. W przypadku naliczania kosztu dowozu niezbędne jest dodanie w menu POSbistro przedmiotu o typie dostawa.
2.2 Dodanie przedmiotu o typie dostawa i naliczanie opłaty za dowóz
W przypadku, gdy doliczany jest koszt dostawy należy utworzyć w menu POSbistro przedmiot o typie Dostawa (wystarczy jeden wariant z dowolną ceną) oraz wprowadzić prawidłowy kod SKU tej pozycji w panelu Restaumatic do rodzaju Dostawa. Czynność ta jest niezbędna do prawidłowego działania integracji i naliczania kosztu dowozu w systemie POSbistro.
2.3 Generowanie pliku xlsx z kodami SKU z POSbistro dla Restaumatic
W celu prawidłowego mapowania pozycji przesyłanych z systemu zamówień online Restaumatic do systemu POSbistro konieczne jest wygenerowanie pliku xlsx i wysłanie go do opiekuna konta Restaumatic. W Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com) należy wybrać kolejno: Ustawienia → Integracje → Delivery → XLSX. Plik ten jest generowany po kliknięciu w pomarańczową ikonę XLSX.
3. Włączenie integracji z POSbistro w panelu Restaumatic
3.1 Wysłanie zgłoszenia i klucza API do Restaumatic
W celu rozpoczęcia procesu integracji Restaurator wysyła do Restaumatic zgłoszenie dotyczące włączenia integracji. Niezbędne będzie dołączenie klucza API. Aby go uzyskać należy w Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com) wybrać kolejno: Ustawienia → Integracje.
Klucz jest unikatowy dla każdej lokalizacji.
3.2 Dodanie kodów SKU z POSbistro w panelu restauratora Restaumatic
W pola Kod SKU w POSbistro w Panelu Restauratora Restaumatic należy wprowadzić kodu SKU z systemu POSbistro. Kody SKU niezbędne do poprawnego działania integracji wprowadza Restaurator po zapoznaniu się z instrukcją. Wybiera z ekranu głównego Restauracje, a następnie po lewej stronie Integracje.
W nowym oknie wprowadzamy kody SKU odpowiedników produktów (widoczne bezpośrednio w menu) lub dodatków (nie są widoczne bezpośrednio w menu) z menu POSbistro.
Należy upewnić się, że wszystkie produkty w panelu Restaumatic mają wprowadzone poprawne kody, identyczne jak kody SKU (kolumna B) z wygenerowanego pliku XLSX lub alternatywnie odczytane z Panelu Administracyjnego POSbistro zgodnie z punktem 3.4 niniejszej instrukcji. Koniecznie wszystkie produkty oraz dodatki ze strony internetowej muszą mieć swoje odpowiedniki w menu POSbistro.
Należy zwracać szczególną uwagę, że dania, napoje i pizza w Restaumatic muszą mieć wprowadzone kod SKU pozycji menu POSbistro, a dodatki do pizzy oraz dań w Restaumatic muszą mieć wprowadzone kody SKU dodatków z menu POSbistro. Informacja o typie produktu znajduje się w kolumnie C wygenerowanego pliku xlsx (pozycja menu lub dodatek). Błędy w tym zakresie będą powodowały nieprawidłowe funkcjonowanie integracji.
Więcej informacji w tym zakresie można uzyskać kontaktując się z opiekunem konta Restaumatic. Dane kontaktowe dostępne pod linkiem: https://www.restaumatic.com/pl/contact/
3.3 Weryfikacja błędów integracji w panelu restauratora Restaumatic
Prawidłowe wprowadzenie wygenerowanych kodów SKU w panelu restauratora Restaumatic jest najważniejszą czynnością wpływającą bezpośrednio na poprawne funkcjonowanie integracji. Poprawność wprowadzonego mapowania można sprawdzić za pomocą dziennika wysłanych zamówień w panelu Restaumatic. W tym celu należy wybrać kolejno: Restauracje → Integracje → Dziennik wysłanych zamówień.
3.4 Odczytywanie kodów SKU w Panelu Administracyjnym POSbistro
Restaurator musi koniecznie pamiętać o dodawaniu / edycji kodów SKU pozycji lub dodatku w przypadku każdej zmiany menu na stronie Restaumatic. W menu POSbistro po wejściu w edycję pozycji (pomarańczowy ołówek) można sprawdzić kod SKU każdego produktu i wariantu.
Analogicznie kod SKU można sprawdzić w dodatkach. W tym celu należy na lokalizacji wybrać sekcję Dodatki, a następnie edytować dodatek przez wybranie ikony pomarańczowego ołówka.
Ważne: należy mieć na uwadze, iż możliwości systemu Restaumatic pozwalają na tworzenie wariantów jedynie w przypadku napojów oraz pizzy. W związku z tym, jeżeli w systemie POSbistro mamy warianty/rozmiary produktów nie będących pizzą lub napojem to na stronie Restaumatic należy utworzyć oddzielne dania i wprowadzić do nich kody SKU odpowiedniego wariantu z POSbistro.
4. Uruchomienie integracji w Panelu Administracyjnym POSbistro
4.1 Wybranie menu publicznego do integracji
Konieczne jest również zaznaczenie we właściwym menu opcji Publiczne. W tym celu należy wejść do zakładki Menu, tam kliknąć przycisk z ikoną ołówka, znajdujący się obok nazwy menu, w oknie edycji zaznaczyć opcję Publiczne i zapisać.
4.2 Włączenie integracji w Panelu Administracyjnym POSbistro
Włączenie integracji z Restaumatic w Panelu Administracyjnym POSbistro musi być poprzedzone prawidłowym zmapowaniem menu w Panelu Restauratora Restaumatic zgodnie z poprzednimi punktami niniejszej instrukcji. W celu włączenia integracji z systemem zamówień Restaumatic należy w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) wybrać sekcję Ustawienia i wejść w zakładkę Integracje.
W otwartym oknie zaznaczyć pole Włącz, a następnie skopiować klucz API i przesłać go osobie uruchamiającej integrację po stronie systemu Restaumatic.
5. Uruchomienie komunikatów i zamówień w aplikacji POSbistro
5.1 Włączenie komunikatów o zamówieniach online w aplikacji POSbistro
Zanim rozpoczniemy przyjmowanie zamówień ze strony internetowej w tablecie sprzedażowym z systemem POSbistro, należy aktywować odpowiednie opcje.
W tym celu należy wybrać kolejno na terminalu sprzedażowym POSbistro: szara zębatka (opcje) → Ustawienia → Zamówienia online i dostawy → zaznaczyć:
- Wyświetl komunikat zamówień online (DirectBistro, upMenu, Restaumatic, Delivery API) – konieczne do wyświetlania żółtej ikony informującej o nowym zamówienie na ekranie głównym.
- Powtarzaj dźwięk notyfikacji – urządzenie będzie wydawać dźwięk do momentu odebrania komunikatu o nowym zamówieniu online.
Ważne: Należy pamiętać, aby powyższe ustawienia aktywować wyłącznie na jednym tablecie, na którym będą przyjmowane zamówienia online.
5.2 Włączenie wydruków bonów dotyczących zamówień z Restaumatic
Zalecane jest włączenie wydruków dotyczących zamówień online oraz koszyków.
Na terminalu sprzedażowym POSbistro wybieramy kolejno: szara zębatka (opcje) → Urządzenia → nazwa drukarki → Szczegóły → Zamówienia online/Dostawy i zaznaczamy:
- Opis zewnętrznego zamówienia (wydruk dla kierowcy – zalecane włączenie) – po zaakceptowaniu koszyka nastąpi wydruk informacji dotyczących adresu (jeśli na dowóz), ceny, nazw i ilości pozycji, czasu realizacji oraz innych przydatnych informacji.
- Automatyczny druk zewnętrznego zamówienia (opcjonalne) – w momencie przesłania koszyka z Restaumatic nastąpi wydruk informujący o tym fakcie. Informacje będą wyświetlane w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu Restaumatic.
6. Obsługa zamówień w aplikacji POSbistro
6.1 Akceptacja zamówienia online z Restaumatic
Prawidłowe skonfigurowanie wszystkich parametrów spowoduje, że po złożeniu zamówienia przez klienta na stronie internetowej obsługa w lokalu otrzyma następujące komunikaty:
- Ikona komunikatu zamówień online w postaci dużej, żółtej, okrągłej ikony oraz dodatkowa notyfikacja w Komunikatorze.
- Sygnał dźwiękowy (typ dźwięku zależny od ustawienia dźwięku powiadomień w ustawieniach systemu Android na tablecie).
- Automatyczny wydruk zewnętrznego zamówienia z wybranej drukarki (zawierający m.in.: datę, godzinę, typ zamówienia, adres dostawy, cena, zamówione pozycje z nazwami identycznymi, jak na stronie internetowej).
Obsługa po wybraniu ikony zamówień online akceptuje lub odrzuca zamówienie. W celu akceptacji należy wybrać zielone pole Akceptuj w lewym, dolnym rogu koszyka.
Pojawi się ekran informujący o czasie realizacji, który wybrał klient.
- REALIZACJA JAK NAJSZYBCIEJ – klient chce otrzymać zamówienie w najkrótszym możliwym czasie, więc wybieramy poniżej odpowiedni czas, w jakim jesteśmy w stanie dostarczyć zamówienie.
- Ustalony czas realizacji – wyświetla się wybrana przez klienta konkretna godzina. Takie zamówienie zatwierdzamy, klikając w ikonę “ptaszka” po prawej stronie.
Po wybraniu czasu realizacji zamówienie zostanie automatycznie wczytane na widoku głównym tabletu sprzedażowego wraz ze wszystkimi niezbędnymi danymi (m.in.: adres klienta, numer telefonu, zamówione pozycje, cena, typ zamówienia, wybrana forma płatności, dane do faktury, koszt opakowania). Od tej chwili obsługa rozlicza transakcje jak w przypadku każdego innego zamówienia (nie ma konieczności wybierania formy płatności i dodawania FV, ponieważ są one domyślnie zaznaczone zgodnie z zamówieniem ze strony internetowej).
Proces akceptacji zamówień online przedstawiony został również na poniższym filmie.
6.2 Odrzucanie zamówień online z Restaumatic
W celu odrzucenia zamówienia załoga wybiera ikonę i Więcej w prawym, dolnym rogu koszyka, a następnie Odrzuć.
Klient otrzyma informację o anulowaniu zamówienia na stronie Restaumatic.
Ważne: Należy pamiętać, że w Panelu Restauratora Restaumatic można ustawić automatyczne odrzucenie zamówienia po określonym czasie w przypadku braku reakcji załogi. Opcja ta działa tylkow systemie Restaumatic i nie powoduje automatycznego odrzucenia tego zamówienia w terminalu sprzedażowym POSbistro. Zamówienia takie należy niezależnie odrzucić w aplikacji POSbistro, aby uniknąć błędnej realizacji.
7. Podgląd zamówień online z Restaumatic w Panelu Administracyjnym POSbistro
7.1 Weryfikacja zamówień online w Panelu Administracyjnym POSbistro
Wszystkie zamówienia online z Restaumatic widoczne są w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu kolejno na lokalizacji: Realizowane zamówienia → Zamówienia online. Brak rachunku w kolumnie “Numer rachunku” oznacza, że zamówienie nie zostało zaakceptowane na terminalu sprzedażowym POSbistro. Status “Oczekuje” oznacza, że zamówienie dotarło na urządzenie w lokalu, ale nie zostało jeszcze zaakceptowane przez personel. Z kolei status “Odrzucony” oznacza, że zamówienie zostało odrzucone przez personel lub upłynął czas, po którym zamówienie jest automatycznie odrzucane w przypadku braku reakcji załogi.
7.2 Odrzucanie koszyków online w Panelu Administracyjnym POSbistro
W uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość odrzucenia niezaakceptowanego koszyka online w Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com). Opcja ta staje się dostępna po upływie 24 godzin od momentu otrzymania zamówienia ze strony do zamówień online.
Aby odrzucić takie zamówienie, należy kliknąć różowy przycisk „x” znajdujący się po prawej stronie wiersza zamówienia.
Jeżeli przycisk jest nieaktywny (wyszarzony), oznacza to brak możliwości odrzucenia danego koszyka.
Standardowo koszyki można odrzucać bezpośrednio na terminalu POSbistro, zgodnie z niniejszą instrukcją.
8. Dodatkowe informacje dotyczące integracji
8.1 Różnice w cenach produktów między systemami
W sytuacji, gdy na stronie internetowej zamówień Restaumatic cena pozycji jest inna niż w menu POSbistro, program automatycznie wprowadzi odpowiednie zmiany, aby dopasować wartość do kwoty widocznej dla klienta. Cena z systemu zamówień Restaumatic jest nadrzędna.
8.2 Uwagi / komentarze do zamówienia i pozycji menu
W integracji z Restaumatic notatki mogą być dodawane do pojedynczych pozycji menu (maksymalnie 173 znaki) lub do całego zamówienia (maksymalnie 220 znaków). System Restaumatic dodaje do każdego zamówienia notatkę z informacjami (numer zamówienia) umożliwiającymi jego identyfikację i obsługę. Dane te zostaną wprowadzona przez system POSbistro jako notatka na: automatycznym wydruku zewnętrznego zamówienia, tablecie sprzedażowym (przed i po zaakceptowaniu zamówienia), wydruku bonowym dla kuchni, module kuchnia oraz wydruku dla kierowcy (opis zewnętrznego zamówienia).
8.3 Dodatki zawarte w systemie POSbistro a integracja z Restaumatic
Jeśli w menu POSbistro produkty mają przypisane dodatki zawarte (domyślnie wybrane) system online Restaumatic musi wysyłać z zamówieniem informację, że dodatki zawarte należy pozostawić („keepIncludedAddons”: true – informacja ta nie jest ona widoczna dla użytkownika) lub wysyłać wszystkie zawarte dodatki do pozycji („addonType”: „INCLUDED”). Brak tej flagi w zamówieniu lub brak zwartych dodatków w koszyku z Restaumatic spowoduje, że dodatki zawarte w POSbistro będą odejmowane w efekcie klient otrzyma błędne zamówienie.
8.4 Automatyczne zamykanie zamówień z Restaumatic opłaconych online
W celu przyspieszenia obsługi zamówienia opłacone online z Restaumatic po akceptacji są od razu zamykane (pomijany jest ekran płatności). Jeżeli podłączona jest drukarka fiskalna następuje również automatyczny wydruk paragonu fiskalnego (nie trzeba wybierać Zapłać). Opcję tę można wyłączyć w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com).
8.5 Napiwki z Restaumatic
Napiwki z systemu Restaumatic doliczane są w aplikacji POSbistro w formie narzutu proporcjonalnie na każdą pozycję w zamówieniu. Nie jest tworzona dodatkowa pozycja na rachunku. Wartość napiwków można sprawdzić w Panelu Restauratora Restaumatic oraz w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu na lokalizacji kolejno: Raporty → Zniżki i narzuty → Typ raportu: Narzuty.
Jeśli z kolei napiwek ma być traktowany jako osobna pozycja w zamówieniu, nieujęta na paragonie fiskalnym, system zamówień online Restaumatic musi go wysłać jako element “tip”, który jest osadzony w obiekcie “paymentInfo”. Wartość napiwków można sprawdzić w Panelu Restauratora Restaumatic oraz w Panelu Administracyjnym POSbistro po wybraniu na lokalizacji kolejno: Raporty → Rozliczenie kasjerów → Raport Napiwków. Niezbędne jest także włączenie modułu napiwków systemie POSbistro.
8.6 Zestawy
Integracja z systemem zamówień online Restaumatic nie obejmuje pozycji dodanych w POSbistro jako Zestaw jako jedna pozycja oraz Zestaw jako osobne pozycje.
Te specyficzne rodzaje produktów w POSbistro umożliwiają łączenie pozycji z menu.
Zestaw jest zbiorem co najmniej dwóch dań, prezentowanych i/lub drukowanych w kuchni jako całość. Każdy element zestawu (produkt) może mieć inną stawkę VAT, cenę inną niż w menu a także różne miejsce docelowe. Zestaw jako osobne pozycje (na drukarce fiskalnej drukowane są osobne pozycje menu z stawkami VAT niezależnie dla każdego produktu z zestawu) oraz Zestaw jako jedna pozycja (na drukarce fiskalnej drukowana jest nazwa zestawu i stawka VAT zestawu) nie mają kodów SKU ponieważ mają je pozycji menu (produkty), które tworzą zestaw. Z kolei w systemie zamówień Restaumatic zestaw tworzony jest jako produkt, do którego wybierane są dodatki / modyfikatory a dodatki w POSbistro z założenia nie są oddzielną pozycją tylko elementem składowym produktu. Dodatki nie mają miejsca docelowego czy niezależnej stawki VAT gdyż, zawsze dziedziczą je od produktu, do którego są dodane. Na potrzeby integracji zestawów z systemu zamówień online Restaumatic należy w menu POSbistro dodać przedmiot z recepturą a elementy tego zestawu utworzyć jako dodatki. Jeżeli na stronie do zamówień online Restaumatic mamy zestaw, w którym poszczególne dodatki (elementy zestawu) mają różnie stawki VAT można rozważyć dodanie ich jako osobne produkty. Pozycje takie będą wysyłane do POSbistro jak niezależne produkty co w efekcie utrudnia ich połączenie w zestaw przez personel, gdyż nie będą powiązane tak jak na stronie ale za to mogą być drukowane z różnymi stawkami VAT na paragonie i mogą mieć różne miejsca docelowe.
Zestawy, w których poszczególne elementy posiadają różne stawki VAT drukowane na paragonie, są obsługiwane wyłącznie przez system zamówień online DirectBistro lub przez integratora Restimo.
8.7 Podgląd koszyka online przed akceptacją
W szczegółach koszyka online w aplikacji POSbistro, przed finalnym zatwierdzeniem zamówienia, wyświetlane są wszystkie pozycje, obejmujące nazwy produktów oraz przypisane notatki, w formie przedprocesowej, tj. przed mapowaniem pozycji na podstawie identyfikatorów SKU przesłanych z systemu zamówień online. Po przeprowadzeniu procesu parsowania, realizowanego zgodnie z dokumentacją techniczną Delivery API, pozycje zostaną zaprezentowane zgodnie z docelową strukturą systemu POSbistro.
9. Dodatkowe informacje
9.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Zastrzegamy, iż istnieją funkcjonalności zarówno w systemie zamówień Restaumatic, jak również w programie POSbistro, które nie są objęte integracją. Zakres opcji objętych integracją jest stale poszerzany przez obie firmy. Szczegółowe informacje można uzyskać kontaktując się z opiekunem konta lub pomocą techniczną. Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne pod linkiem: posbistro.com/pl/kontakt
Dane kontaktowe Restaumatic dostępne pod linkiem: https://www.restaumatic.com/pl/contact
9.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do udziału w bezpłatnych lub dodatkowych szkoleniach dotyczących poszczególnych funkcji systemu. W celu uzyskania informacji na ten temat zapraszamy do kontaktu z Biurem Obsługi Klienta: tel. 503 708 001 wew. 1, następnie 2 lub e-mail: bok@posbistro.com