1. Wstęp
Funkcja zamówień w systemie POSbistro znacznie ułatwia ich składanie oraz obsługę zarówno wewnątrz Biznesu – opcja wykorzystywana w sytuacji kiedy posiadamy kilka lokali sprzedażowych, a cały proces produkcji czy też sama gospodarka magazynowa, odbywają się przy udziale Magazynu centralnego jak również w przypadku zamówień do dostawców, którzy nie posiadają programu POSbistro. Zastosowanie dynamicznego uzupełniania zamówienia na podstawie stanów minimalnych i optymalnych oraz na określoną liczbę dni znacznie przyspiesza i automatyzuje tworzenie nowych zamówień. W niniejszym poradniku znajduje się opis krok po kroku, w jaki sposób uruchomić oraz obsługiwać moduł zamówień w Panelu Administracyjnym POSbistro (panel.posbistro.com).
2. Uruchomienie modułu zamówień w lokalizacji
Po zalogowaniu do Panelu Administracyjnego z poziomu Biznesu wybieramy Lokalizację.
Następnie przechodzimy do zakładki Ustawienia i wybieramy pozycję Dostępne moduły.
W nowym oknie zaznaczamy pozycję Zamówienia i zapisujemy zmiany.
Po prawidłowym zapisie, na czarnym pasku po lewej stronie pojawi się nowa sekcja Zamówienia.
3. Zamówienia w obrębie biznesu – magazyn centralny
3.1 Udostępnienie magazynu centralnego dla odbiorców z biznesu
Z listy wybieramy lokalizację pełniącą funkcję Magazynu centralnego. Przechodzimy do zakładki Magazyn. Następnie wybieramy właściwy magazyn – domyślnie Magazyn główny. Klikamy opcję Edytuj magazyn.
W polu Udostępnianie magazynu, wybieramy pozycję Udostępniony dla odbiorców z biznesu i zapisujemy zmiany.
3.2 Wysyłanie i akceptacja zaproszenia do dostawcy biznesowego (magazynu centralnego)
W lokalizacji, z której będą składane zamówienia (odbiorca), przechodzimy kolejno przez zakładki: Magazyn → Dostawcy → Dostawcy biznesowi → Wyślij prośbę przy Lokalizacji odpowiadającej Magazynowi centralnemu.
W lokalizacji (Magazyn centralny – dostawca) przechodzimy kolejno przez zakładki: Magazyn → Odbiorcy → Klikamy przycisk Zaakceptuj przy otrzymanej prośbie.
3.3 Składanie zamówień do dostawcy biznesowego (Magazyn centralny)
Aby złożyć zamówienie przechodzimy do lokalizacji odbiorcy / zamawiającego. Następnie kolejno: Zamówienia → klikamy w przycisk Nowe zamówienie.
W nagłówku dokumentu wybieramy wcześniej zaproszonego dostawcę oraz ustalamy Magazyn docelowy, do którego ma trafić zamawiany produkt.
W polu Nazwa wpisujemy nazwę produktu z magazynu. Po wyświetleniu podpowiedzi, wybieramy z listy produkt, który chcemy zamówić.
Przy pozycji wypełniamy pole Ilość zamówiona.
Jeśli w zamówieniu ma się znaleźć więcej pozycji klikamy w przycisk Nowa pozycja, który pozwala na dodanie kolejnego produktu do tego samego zamówienia.
W momencie kiedy wszystkie pozycje zostaną dodane do zamówienia, wybieramy przycisk Zapisz,
a następnie Wyślij do realizacji.
W nowym oknie zaznaczamy pole Zatwierdź i klikamy w przycisk Zapisz.
Zamówienie w tym momencie zostało wysłane do Magazynu centralnego (dostawcy).
3.4 Realizacja zamówień w Magazynie centralnym
W lokalizacji pełniącej rolę Magazynu centralnego przechodzimy kolejno do zakładki: Zamówienia → Zamówienia od odbiorców. Na liście widoczne jest zamówienie, które wcześniej zostało wysłane z poziomu lokalizacji odbiorcy / zamawiającego, aby je zrealizować klikamy przycisk Przyjmij,
następnie Zrealizuj.
Zakładając, że dostawca czyli magazyn centralny jest w stanie zrealizować całe zamówienie, wypełniamy tylko cenę zamówionych produktów i klikamy w przycisk Zapisz.
3.5 Odbieranie zamówień w lokalizacji odbiorcy / zamawiającego
W lokalu sprzedażowym przechodzimy ponownie do zakładki Zamówienia, gdzie klikamy przycisk Odbierz przy ostatnio wysyłanym dokumencie. Przycisk Odbierz w przypadku zamówień do dostawców biznesowych będzie widoczny jeśli zamówienie zostało przyjęte – przycisk Przyjmij a następnie potwierdzone – przycisk Zrealizuj przez dostawcę / magazyn centralny,
Jeśli wszystko w dokumencie się zgadza klikamy w przycisk Zapisz.
Następnie zaznaczamy pole Akceptuję odbiór i wybieramy przycisk Zapisz.
W tym momencie stan produktów w magazynie odbiorcy / zamawiającego został zaktualizowany o ilości wprowadzone w zamówieniu. Odbierający zamówienie może zmienić ilość oraz cenę odbieranego surowca.
4. Zamówienia do dostawców, jeśli nie posiadają programu POSbistro
4.1 Ogólne informacje
Zamówienia do dostawców umożliwiają tworzenie zamówień w programie POSbistro i wysyłanie ich drogą elektroniczną do dowolnych dostawców. Opcja ta znacznie skraca czas potrzebny na składanie zamówień a następnie wprowadzanie ich do magazynu. Zatwierdzenie zamówienia powoduje, że stan magazynu w lokalizacji jest automatycznie aktualizowany o zamówione surowce.
4.2 Dodanie dostawców do bazy
W pierwszym kroku należy dodać do bazy programu POSbistro dane dostawców (wystarczy sama nazwa). W tym celu na lokalizacji należy wybrać kolejno: Magazyn → Dostawcy → Moi dostawcy → + Dodaj dostawcę → wprowadzić dane → Zapisz.
Istnieje również możliwość dodania dostawcy podczas tworzenia zamówienia. W tym celu w nowym dokumencie przechodzimy do opcji Dostawca i wybieramy Dodaj dostawcę.
4.3 Składanie zamówień do dostawcy, który nie posiada programu POSbistro
Aby złożyć zamówienie przechodzimy do lokalizacji odbiorcy / zamawiającego. Następnie kolejno: Zamówienia → klikamy w przycisk Nowe zamówienie.
W nagłówku dokumentu wybieramy wcześniej zaproszonego dostawcę lub dodajemy nowego za pomocą opcji Dodaj dostawcę oraz ustalamy Magazyn docelowy, do którego ma trafić zamawiany produkt.
W polu Nazwa wpisujemy nazwę produktu z magazynu. Po wyświetleniu podpowiedzi, wybieramy z listy produkt, który chcemy zamówić.
Przy pozycji wypełniamy pole Ilość zamówiona.
Jeśli w zamówieniu ma się znaleźć więcej pozycji klikamy w przycisk Nowa pozycja, który pozwala na dodanie kolejnego produktu do tego samego zamówienia.
W momencie kiedy wszystkie pozycje zostaną dodane do zamówienia, wybieramy przycisk Zapisz,
a następnie Wyślij do realizacji.
W nowym oknie zaznaczamy pole Zatwierdź i wybieramy przycisk Zapisz.
Zamówienie w tym momencie zostało wysłane na e-mail dostawcy (jeśli został wprowadzony). Wiadomość wysyłana jest z systemowego adresu: noreply@posbistro.com. Zalecamy poinformować dostawcą o tym fakcie oraz zalecić aby używał opcji odpowiedz do wszystkich podczas potwierdzania przyjęcie zamówienia, dzięki czemu informacja zwrotna od dostawcy, trafi również na Państwa adres e-mail podany w danych lokalizacji. Można także pobrać zamówienie w formie dokumentu .pdf i wysłać dostawcy bezpośrednio z Państwa firmowej skrzynki e-mail.
4.4 Odbiór zamówienia
W lokalizacji przechodzimy ponownie do zakładki Zamówienia, gdzie klikamy przycisk Odbierz przy ostatnio wysyłanym dokumencie.
Jeśli wszystko w dokumencie się zgadza wybieramy przycisk Zapisz.
Następnie zaznaczamy pole Akceptuję odbiór i wybieramy przycisk Zapisz.
W tym momencie stan produktów w magazynie zamawiającego został zaktualizowany o ilości wprowadzone w zamówieniu. Odbierający zamówienie może zmienić ilość oraz cenę odbieranego surowca.
5. Uzupełnianie dynamiczne zamówień
5.1 Ogólne informacje
Funkcja Uzupełnij dynamicznie w programie POSbistro umożliwia automatyczne uzupełnienie dokumentu zamówienia w oparciu o wybrane parametry definiowane przez Restauratora. Opcja ta znacznie przyspiesza cały proces oraz pomaga unikać pomyłek. Istnieją dwa sposoby dynamicznego uzupełniania opisane szerzej w punktach 5.2 i 5.3.
5.2 Dynamiczne uzupełnianie zamówień na podstawie stanów minimalnych i optymalnych.
Program POSbistro umożliwia automatyczne utworzenie zamówienia i uzupełnienie magazynu na podstawie stanów minimalnych i optymalnych. W pierwszym kroku należy w magazynie ustawić stan optymalny czyli pożądany – do tej wartości będą uzupełnianie zamówienia oraz stan minimalny czyli wartość, od której zaczną być tworzone zamówienia – jeżeli ilość surowca jest większa od stanu minimalnego nie będzie on dodawany do zamówienia.
Jeżeli stany minimalne i optymalne zostały wprowadzone w nagłówku dokumentu zamówienia wybieramy dostawcę oraz ustalamy Magazyn docelowy, do którego ma trafić zamawiany produkt. Następnie należy wybrać opcję Uzupełnij dynamicznie.
W nowym oknie wybieramy typ uzupełniania dynamicznego: Na podstawie stanów minimalnych i optymalnych.
Ważne: W przypadku uzupełniania zamówienia na podstawie stanów minimalnych i optymalnych nie jest brany pod uwagę dostawca. Program wprowadza na zamówienie wszystkie surowce, których ilość jest równa lub niższa niż stan minimalny.
5.3 Dynamiczne uzupełnianie zapasu na określoną liczbę dni.
Program POSbistro umożliwia automatyczne utworzenie zamówienia i uzupełnienie magazynu na podstawie wybranych parametrów. W nagłówku dokumentu zamówienia wybieramy dostawcę oraz ustalamy Magazyn docelowy, do którego ma trafić zamawiany produkt. Następnie należy wybrać opcję Uzupełnij dynamicznie.
W nowym oknie wybieramy typ uzupełniania dynamicznego: Uzupełnij zapas na określoną liczbę dni.
Następnie wybieramy parametry na podstawie, których program ma wyliczyć ilość do zamówienia:
- Okres rozchodowy – liczba dni wstecz – liczba dni, z których program sumuje rozchody,
- Dni tygodnia (domyślnie wszystkie) – dni tygodnia, z których sumowany będzie rozchód produktów w wybranym okresie rozliczeniowym,
- Okres dostaw – liczba dni wstecz – liczba dni, z których program pobiera informację czy była wprowadzona jakakolwiek dostawa produktów od wybranego w zamówieniu dostawcy.
Jeżeli w tym okresie produkty nie były dostarczany przez wybranego dostawcę to zamówienie nie będzie uzupełnienie dynamicznie,
- Okres zapasu – liczba dni – okres na jaki zamówione produkty powinny wystarczyć (wyliczone na podstawie rozchodów z wybranej ilości dni),
- Mnożnik – domyślnie jeden, zmiana powoduje pomnożenie o tą wartość ilości surowca uzupełnionego dynamicznie w zamówieniu.
Ważne: Formularz uzupełni się pod warunkiem, że pozycje posiadają rozchód w podanej liczbie dni wstecz.
6. Szablony zamówień
Szablony ułatwiają oraz oszczędzając czas potrzebny na utworzenie zamówienia. Szczególnie przydatne gdy pozycje w danym zamówieniu często się powtarzają. W celu utworzenia szablonu zamówienia na lokalizacji należy wybrać kolejno: sekcję Zamówienia → Nowe zamówienie → analogicznie, jak przy tworzeniu zamówienia, dodajemy do dokumentu pozycje, które chcemy zamówić → w momencie, kiedy mamy pełną listę, klikamy w przycisk Zapisz jako szablon.
Następnie nadajemy nazwę szablonowi i klikamy w przycisk Zapisz.
Aby utworzyć zamówienie z szablonu z listy wybieramy wcześniej utworzony szablon i klikamy Wczytaj.
7. Dodatkowe informacje
7.1 Cena hurtowa
Wpisanie ceny hurtowej w pozycji w magazynie powoduje, że zamawiający / odbiorca, już w trakcie tworzenia zamówienia, będzie znał jego cenę nawet w przypadku gdy ten surowiec nie miał dostaw. Jeżeli surowiec miał dostawę to sugerowana jest cena z ostatniej dostawy. Należy pamiętać, że cena hurtowa jest ceną netto pozycji. Oczywiście w dalszym ciągu cenę można edytować w trakcie realizacji zamówienia w Lokalizacji z Magazynem centralnym.
7.2 Uprawnienia
Aby użytkownik mógł wysyłać i odbierać zamówienia konieczne jest zaznaczenie przy jego roli uprawnień: 1.3.3 Zamówienia oraz 1.3.4 Zatwierdzanie dokumentów zamówień.
7.3. Zwrot zamówień
W celu zwrotu całego lub części przyjętego zamówienia na lokalizacji odbiorcy / zamawiającego należy wybrać kolejno: sekcję Zamówienia → Zamówienia do dostawców → Zwróć.
Następnie należy wybrać przycisk Zwróć po prawej stronie pozycji, którą chcemy zwrócić. Następnie zaznaczamy Zatwierdź i potwierdzamy przyciskiem Zapisz. Na magazynie utworzy się korekta do dokumentu dostawy (PZ).
W przypadku zwrotu zamówień od dostawców w biznesie niezbędne jest również aby dostawca/magazyn centralny zaakceptował ten zwrot, dopiero wtedy utworzy się korekta dokumentu rozchodu (WZ) w magazynie dostawcy.
7.4 Ceny w zamówieniach do dostawcy biznesowego (magazynu centralnego)
Jeśli dostawca (magazyn centralny) nie chce, aby zamawiający (odbiorca) widział ceny zakupu produktów, konieczne jest wyłączenie opcji „W zamówieniu podaj ceny zakupu” w ustawieniach magazynu dostawcy.
Aby to zrobić, w Panelu Administracyjnym (panel.posbistro.com) należy:
- Przejść do zakładki Magazyn.
- Wybrać właściwy magazyn.
- Kliknąć Edytuj magazyn.
- Wyłączyć opcję „W zamówieniu podaj ceny zakupu”.
W takiej konfiguracji:
- Podczas pierwszego zamówienia w lokalu zamawiającego (odbiorcy) zostanie zasugerowana cena hurtowa dostawcy (jeśli została wcześniej wprowadzona).
- Przy kolejnych zamówieniach do dostawcy system będzie podpowiadał cenę ostatniej dostawy z magazynu zamawiającego (odbiorcy).
- Tylko dostawca (magazyn centralny) może zmienić cenę w zamówieniu – zamawiający (odbiorca) nie ma takiej możliwości.
Jeżeli z kolei opcja „W zamówieniu podaj ceny zakupu” jest włączona w magazynie dostawcy (magazynie centralnym), to podczas składania zamówienia zamawiający (odbiorca) zawsze będzie widział najnowszą cenę zakupu produktu z magazynu dostawcy. Oznacza to, że odbiorca zobaczy cenę, po jakiej dostawca (magazyn centralny) zakupił dany produkt.
8. Dodatkowe informacje
8.1 Pozostałe informacje i dane kontaktowe
Informacje zamieszczone w niniejszej instrukcji mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią oferty handlowej w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Producent zastrzega sobie prawo zmiany danych, parametrów i sposobu działania funkcji zawartych w niniejszej instrukcji bez wcześniejszego uprzedzenia.
Dane kontaktowe POSbistro dostępne są pod linkiem: www.posbistro.com/pl/kontakt.
8.2 Szkolenia dotyczące systemu POSbistro
Zachęcamy do skorzystania z bezpłatnych oraz dodatkowych szkoleń, a także do zapoznania się z materiałami dydaktycznymi dostępnymi w Akademii POSbistro pod adresem: https://akademia.posbistro.com/.
Rekomendujemy również obejrzenie filmów instruktażowych na naszym kanale YouTube, dostępnym po kliknięciu w udostępniony LINK.
W celu umówienia terminu szkolenia prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta:
tel.: 503 708 001, wew. 1 → 2
e-mail: bok@posbistro.com